大學(xué)檔案館自身文化建設(shè)探析

文/王曉玲

大學(xué)是以人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新為主要功能的獨(dú)特社會(huì)組織。大學(xué)文化是大學(xué)在長(zhǎng)期辦學(xué)實(shí)踐基礎(chǔ)上，經(jīng)過歷史的積淀、自身的努力和外部的影響，逐步形成的一種獨(dú)特社會(huì)文化形態(tài)。大學(xué)檔案作為學(xué)校發(fā)展歷史的積淀和原始記錄，有著與生俱來的文化內(nèi)涵與品格，而置身文化氛圍濃郁大學(xué)中的大學(xué)檔案館，無疑在傳播大學(xué)文化中擔(dān)任了重要角色。大學(xué)檔案館是大學(xué)內(nèi)部獨(dú)立的檔案事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，除行政職能外，其文化職能主要是通過傳播、發(fā)展和研究大學(xué)檔案文化，為廣大的校內(nèi)外公眾提供豐富的信息資源和服務(wù)。我國(guó)大部分高校均為建國(guó)后成立，和百年老校相比，歷史文化稍顯欠缺，教育發(fā)展經(jīng)歷較為相似，雖然檔案工作整體較從前有了很大發(fā)展，但在檔案文化建設(shè)方面還稍顯落后，如何綜合提升此類大學(xué)檔案館的自身文化內(nèi)涵建設(shè)，本文從以下幾方面進(jìn)行一個(gè)淺顯的探析。

一、積極研究和開發(fā)檔案資源，編寫多種形式的研究資料，傳承學(xué)校歷史文化。檔案是歷史的真實(shí)記錄，新時(shí)期的檔案工作，除了存史，還要樹立開放觀念，主動(dòng)對(duì)塵封的檔案資源進(jìn)行深層次總結(jié)研究，挖掘更多有價(jià)值的信息，宣傳學(xué)校歷史文化?？梢酝ㄟ^以下具體做法開展：一是主動(dòng)做好學(xué)校校史的研究和考證工作。通過對(duì)館存檔案資料進(jìn)行詳細(xì)查看，深度研究，精準(zhǔn)確定學(xué)校歷史事件發(fā)生的時(shí)間、過程和結(jié)果，對(duì)于原貌無法確認(rèn)或缺失的環(huán)節(jié)，可通過關(guān)聯(lián)信息進(jìn)行多方核實(shí)，收集相關(guān)資料，進(jìn)一步確定學(xué)校歷史的真實(shí)性和可靠性。二是編寫學(xué)校年鑒及大事記，通過全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地記述學(xué)校每一年的發(fā)展?fàn)顩r，為學(xué)校未來決策、查史、寫史提供參考。三是通過分析檔案利用內(nèi)容及學(xué)校開展的單項(xiàng)工作需要，有計(jì)劃地組織編寫系列檔案資料匯編。資料編寫的方向可以多層面開展，學(xué)校層面的如：組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、干部任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、科研成果、職稱評(píng)審、學(xué)科發(fā)展沿革等；個(gè)人層面的如：教授名錄、優(yōu)秀畢業(yè)生、學(xué)校師生個(gè)人參加過的高級(jí)別科技創(chuàng)新大賽匯總等；社會(huì)層面的：報(bào)紙雜志網(wǎng)絡(luò)刊發(fā)的宣傳報(bào)道、優(yōu)秀校友事跡等。四是積極參與或制作各類圖片展覽。如利用館藏照片，制作檔案館館藏圖片展，從歷史的角度讓更多的師生、校友了解學(xué)校的發(fā)展歷程，進(jìn)一步激發(fā)全校師生員工拼搏奮進(jìn)的斗志和校友愛校興校的熱情。

二、提高檔案服務(wù)文化意識(shí)，用實(shí)際行動(dòng)，展現(xiàn)大學(xué)檔案人員高品質(zhì)的文化素養(yǎng)。大學(xué)文化內(nèi)容豐富多彩，其中行為文化是不可或缺的一個(gè)文化方面，主要通過大學(xué)里的管理者、教師、學(xué)生來集中體現(xiàn)，通過約束、規(guī)范的群體行為來塑造一個(gè)積極向上的良好大學(xué)文化氛圍。圍繞這一目的，大學(xué)檔案館應(yīng)從“服務(wù)”文化進(jìn)行定位，圍繞“服務(wù)育人”開展一系列工作。通過各種開發(fā)和激勵(lì)措施，使檔案工作人員不斷提高知識(shí)素質(zhì)、能力素質(zhì)、道德素質(zhì)、勤奮素質(zhì)、心理素質(zhì)和身體素質(zhì)，將個(gè)人目標(biāo)與學(xué)校發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來，形成合力，營(yíng)造團(tuán)結(jié)協(xié)作、互幫互助的溫馨氛圍。首先是檔案人員要保持良好的精神面貌，好的心情，才能使服務(wù)雙方互益。如在日常工作中，通過開展高情商素養(yǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案人員意識(shí)到予人玫瑰手有余香的道理，無論到檔案館的是老師還是學(xué)生，熟人還是陌生人一律一視同仁，均提供熱情服務(wù)，必將無形中提升學(xué)校的對(duì)外形象。其次檔案人員要有主動(dòng)服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)中心工作的積極意識(shí)。要主動(dòng)關(guān)注學(xué)校每年的工作計(jì)劃、中長(zhǎng)期規(guī)劃、重要工作的檢查、評(píng)估和部署等信息，從檔案工作角度分析其內(nèi)容，提前準(zhǔn)備好有可能需要的檔案資料內(nèi)容，為學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)順利開展保駕護(hù)航。再次是要重視民生檔案的利用，服務(wù)要體現(xiàn)的更加貼心和快捷。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，需要檔案館提供的佐證資料種類越來越多，服務(wù)項(xiàng)目和查詢方式應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。目前大學(xué)檔案館的個(gè)人查詢服務(wù)內(nèi)容主要是出國(guó)、就業(yè)、學(xué)歷認(rèn)證、考研、職稱評(píng)聘、工資待遇、科研項(xiàng)目專利申請(qǐng)等，且查詢量逐年遞增，檔案人員除了要提供最耐心、細(xì)心的服務(wù)外，還應(yīng)多為利用者考慮，針對(duì)出現(xiàn)的新情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，以最快的速度解決問題。如全國(guó)開展的干部檔案審核，有些畢業(yè)生的檔案里缺材料或需要提供證明，可根據(jù)該事因設(shè)計(jì)證明模板。檔案查詢方式在確保安全的情況下，除了提供現(xiàn)場(chǎng)查詢外，還可提供電話查詢、郵件查詢、到付快遞、網(wǎng)上查詢。

三、努力提高檔案館環(huán)境文化建設(shè)，使檔案文化建設(shè)成為學(xué)校文化宣傳教育的主陣地。檔案館環(huán)境文化建設(shè)可分為內(nèi)部環(huán)境文化建設(shè)和外部環(huán)境文化建設(shè)。所謂內(nèi)部環(huán)境即檔案館內(nèi)部的環(huán)境文化布局和展示，檔案館既是一個(gè)行政管理服務(wù)部門，同時(shí)也是一個(gè)文化宣傳場(chǎng)所，通過展示形式多樣的檔案文化內(nèi)容，營(yíng)造出豐富多彩的文化氛圍。如可以精心設(shè)計(jì)檔案館館徽、凝練館訓(xùn)；制作檔案文化墻，把檔案館概況、學(xué)校檔案發(fā)展史、大學(xué)歷史沿革、取得的重要成果、歷史照片、辦學(xué)理念、校訓(xùn)等展示出來；安裝電子顯示屏滾動(dòng)播放學(xué)校各類宣傳片；根據(jù)館藏檔案優(yōu)勢(shì)，建立小型特色檔案陳列展覽；館舍布局合理，查詢臺(tái)、等候區(qū)等辦公環(huán)境溫馨、舒適。檔案館外部環(huán)境文化建設(shè)分有形文化建設(shè)和無形文化建設(shè)。有形文化建設(shè)可以是有固定場(chǎng)所的校史館；可以是利用校慶、檔案日、開學(xué)、畢業(yè)等學(xué)校重要活動(dòng)日，在校園里或校園外實(shí)地開辦不同內(nèi)容的檔案文化宣傳活動(dòng)；無形文化建設(shè)主要是利用現(xiàn)代科技手段，通過檔案館網(wǎng)頁、廣播、新媒體等平臺(tái)開展的檔案文化宣傳，該類宣傳面廣、受眾多，且文字內(nèi)容融合時(shí)代氣息，語言措辭接地氣，形式喜聞樂見。

四、擴(kuò)大檔案收集范圍和種類，豐富檔案信息資源，為學(xué)校發(fā)展積淀文化。一份材料變成檔案就代表成為歷史，每一天都是未來的歷史，如何將重要有價(jià)值的信息資源保存下來，需要我們檔案人員用發(fā)展的眼光去尋找。檔案人員要走出辦公室，多看多了解，多走訪多調(diào)研，把反映學(xué)校發(fā)展進(jìn)步的各方面的檔案材料收集齊全，規(guī)范整理，更好地發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用。首先應(yīng)長(zhǎng)期堅(jiān)持開展檔案調(diào)研工作，不定期修訂《歸檔范圍》。時(shí)代在進(jìn)步，制度在變革，機(jī)構(gòu)在調(diào)整，檔案人員應(yīng)緊跟學(xué)校實(shí)際變化，深入學(xué)校各部門走訪調(diào)研，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，了解其工作內(nèi)容及歸檔情況，及時(shí)解決存在的問題。這樣既可提高檔案收集力度，又可獲得第一手檔案資料信息，同時(shí)為修訂學(xué)校歸檔范圍提供重要依據(jù)。其次，檔案館除收集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)收集其他載體類檔案資源。如電子檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等等。最后，檔案館應(yīng)加大對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的投入。文化是具有時(shí)代特征的，檔案文化資源同樣如此，隨著科技的快速發(fā)展，未來產(chǎn)生的檔案更多的是電子產(chǎn)品，雖然目前大家都認(rèn)知到了檔案信息化建設(shè)的重要性，但大部分檔案館在這項(xiàng)工作上還處于摸索階段，因此加大人力、智力、財(cái)力、物力的投入非常有必要，應(yīng)該將該項(xiàng)工作列為檔案館建設(shè)的重要發(fā)展目標(biāo)。

五、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，為檔案文化保駕護(hù)航。我們常說無規(guī)矩不成方圓，制度建設(shè)對(duì)任何一個(gè)單位來說都至關(guān)重要。針對(duì)檔案館的工作性質(zhì)，制度內(nèi)容涵蓋了法規(guī)性、管理性和業(yè)務(wù)性，三者缺一不可。首先，從國(guó)家出臺(tái)的《檔案法》等一系列檔案法律法規(guī)可以知道，檔案館作為大學(xué)的檔案事務(wù)管理機(jī)構(gòu)是依法開展工作的，具有法規(guī)性的檔案規(guī)章制度是全校所有部門和教職員工必需遵守執(zhí)行的，因此在制訂上要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確、科學(xué)。其次，要努力提高檔案館內(nèi)部管理制度建設(shè)的質(zhì)量和水平。制度建設(shè)關(guān)鍵是要管用、可行，并非一成不變，要適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求，針對(duì)一些容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和工作中存在的漏洞，建立健全科學(xué)合理、具體實(shí)在、切實(shí)可行的檔案管理制度，使檔案人員各司其職、各執(zhí)其責(zé)，形成一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、目標(biāo)明確、具有開拓創(chuàng)新精神的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。最后，要特別強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)類制度的貫徹執(zhí)行，作為檔案管理人員必須將業(yè)務(wù)知識(shí)吃透，在工作中熟練地運(yùn)用。提升業(yè)務(wù)能力除了理論與實(shí)踐相結(jié)合外，還可參加形式多樣的專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

[1]胡云安.大學(xué)文化的傳承與創(chuàng)新[N].中國(guó)青年報(bào)，2014年11月03日02版.