淺談怎樣做好檔案工作

耿昭艷

昭通市信訪局接訪勸返中心 云南昭通 657000

淺談怎樣做好檔案工作

耿昭艷

昭通市信訪局接訪勸返中心 云南昭通 657000

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。檔案人員如何做檔案工作，筆者結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)談?wù)務(wù)J識和體會。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

檔案的收集、整理、保管的最終目的是利用，而目前大多數(shù)檔案室的工作開展是滯后的，許多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單位做檔案就是為了應(yīng)付檔案局的年終檢查。針對目前領(lǐng)導(dǎo)的這種認(rèn)識狀況我市市直單位專職檔案人員數(shù)量極少，多數(shù)單位的檔案人員都是兼職，事情繁多，工作變化太頻繁，這都不利于檔案的管理。因此，要想使單位的檔案工作有起色，就要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。爭取到領(lǐng)導(dǎo)的重視我們檔案員就要做好宣傳，通過宣傳增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。檔案人員可以把自己收集到的關(guān)于多年前的人們認(rèn)為可有可無的資料，而現(xiàn)在確實(shí)珍貴的檔案信息或者事件編制成大家喜聞樂見的小冊子呈送給領(lǐng)導(dǎo)參考，讓領(lǐng)導(dǎo)在潛移默化中感受到檔案的價(jià)值，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。此外，檔案員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，踏實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)及部門提供所需檔案資料，使檔案室保存的檔案發(fā)揮最大限度的利用價(jià)值，讓領(lǐng)導(dǎo)在利用中認(rèn)識到檔案工作的重要性。

只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)召集會議安排部署單位各科室負(fù)責(zé)人對檔案工作的重視程度會比檔案員自己宣傳高很多，科室領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案工作，檔案員在收集檔案的時候，科室的配合程度會有很大提升，科室人員在平時檔案資料的收集整理中也會更加盡心。

二、檔案人員的敬業(yè)精神是做好檔案工作的核心

檔案工作是一項(xiàng)枯燥而細(xì)致的工作，要做好檔案工作，那就要檔案人員認(rèn)真細(xì)致的做好各個環(huán)節(jié)的工作。

首先，做好甄別檔案工作。要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個方面進(jìn)行：（1）對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。（2）要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。（3）要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。我局在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度--組織機(jī)構(gòu)--內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

其次，要做好檔案收集工作。檔案部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：（1）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價(jià)值，能使后人通過其摘進(jìn)行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。（2）檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

再次，檔案工作人員要善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享。隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，檔案人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

三、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

四、健全制度，加強(qiáng)在職教育，提高檔案人員素質(zhì)

沒有規(guī)矩不成方圓，制度是行為得以實(shí)現(xiàn)的必要保障。因此在職教育要得以長期有效的開展，就必須加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全檔案管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消評聘資格，激勵廣大檔案人員參加在職教育。

其次，相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵循“學(xué)有所用、用有所長”的原則安排培訓(xùn)。第一，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識。為檔案專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。