探析信息時代下福利院的檔案工作

黃財芬

渠縣福利院 四川達(dá)州 635200

探析信息時代下福利院的檔案工作

黃財芬

渠縣福利院 四川達(dá)州 635200

福利院檔案是民政工作福利事業(yè)的記錄，對福利院的精神文明、社會效益有著非常大的影響。一旦檔案工作管理不到位，就會嚴(yán)重影響職工、單位的利益，因此，在信息時代下如何深入強(qiáng)化福利院檔案工作，是當(dāng)前迫在眉睫的事。

福利院；檔案；管理

在民政事業(yè)中福利院檔案工作是其中非常重要的組成部分之一，對福利事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要，且具有自身的發(fā)展規(guī)律和特征。所以，在當(dāng)前信息時代下，做好檔案工作，可以為我國民政事業(yè)的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、探索服務(wù)的新模式

服務(wù)是檔案工作的根本目的，因此，福利院檔案工作者以做好檔案工作的服務(wù)作為一值以來的追求目標(biāo)，隨著不斷發(fā)展的信息技術(shù)，為了使檔案工作更加符合新形勢下社會發(fā)展的需求，需要不斷探索福利院檔案管理工作的服務(wù)模式。

為了更好的在福利事業(yè)中發(fā)揮檔案工作的作用，則需要解放福利院檔案工作者的思想，改變其傳統(tǒng)思想，掙脫傳統(tǒng)工作的限制，增強(qiáng)服務(wù)意識，強(qiáng)化參與性。其二、利用信息時代下的各種媒介大力宣傳進(jìn)行檔案工作的重要性，將其服務(wù)范疇擴(kuò)展得更大，讓大眾全面理解檔案工作的重要性，不斷強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識，為樹立良好形象而奠定基礎(chǔ)。其三、全面認(rèn)識檔案的成分、內(nèi)容，了解檔案的數(shù)量，熟悉掌握其利用價值、整理情況，強(qiáng)化共預(yù)測能力，分析整理不同狀況下的檔案，做到有的放矢，提高工作效率，只有這樣，才能積極主動的實現(xiàn)檔案服務(wù)，并通過不同的方式方法開展檔案服務(wù)工作，對檔案信息進(jìn)行編發(fā)，利用福利院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、院務(wù)公開欄等信息實現(xiàn)人民的服務(wù)，同時也為政府部門查閱，提供有力的依據(jù)。

二、實行數(shù)字化館藏

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)被廣泛的運用在檔案領(lǐng)域，讓檔案的傳播、記錄使其發(fā)生了很大的改變，因此，21世紀(jì)的檔案業(yè)務(wù)建筑必定是數(shù)字化檔案館的建設(shè)[1]。所以，我們需要不斷的提高檔案信息化建設(shè)的步伐，在福利院的檔案管理中很好的使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化的全文圖像檔案、全文文本、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件目錄更好的輸入到數(shù)據(jù)庫中并將其有效的整理歸納起來，取代傳統(tǒng)手工操作管理模式，有效實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，并依靠現(xiàn)代新信息技術(shù)，提高福利院檔案的利用率，有效實現(xiàn)檔案信息資源的管理，進(jìn)而為福利院的健康持續(xù)發(fā)展提供決策依據(jù)。

三、加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

在福利院的檔案工作中，其檔案工作人員都是直接參與到這其中的，福利院檔案工作質(zhì)量的高低，與工作人員專業(yè)素質(zhì)的高低有著最直接的關(guān)系。因此，福利院檔案管理工作人員，必須要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，有較強(qiáng)的組織紀(jì)律性、高度集中的政治警惕性，對工作高度負(fù)責(zé)。除此之外，還能針對檔案管理中存在的各種問題進(jìn)行積極的探討，尋求福利院信息檔案中各種問題的解決之道。所以，必須要嚴(yán)格管理檔案管理人員，有效提高福利檔案利用率和管理水平。第一，加大檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，重點加強(qiáng)實踐能力和專業(yè)理論知識的培養(yǎng)，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)下，重點培訓(xùn)福利院檔案管理工作人員的計算機(jī)管理的相關(guān)知識，有效滿足當(dāng)前信息時代下福利院檔案管理工作的需求。第二、積極開展各種交流活動，加強(qiáng)福利院檔案管理工作人員之間的良好溝通和交流。學(xué)習(xí)對的管理經(jīng)驗，并有針對性的實踐工作中存在的各種問題進(jìn)行探討。第三、加大對福利院檔案工作人員的工作、生活的關(guān)心、支持。減少工作中的顧慮，使其他們能全心全意的投入到福利院檔案管理工作中。

四、加強(qiáng)檔案編研

檔案部門中檔案編研作為其非常重要的工作內(nèi)容，為了提高福利院檔案的利用率還有檔案的編研，最直接的表現(xiàn)就是檔案管理部門對信息時代下社會需求的預(yù)測水平，館藏檔案工作作為檔案編研的主要對象，在研究福利院檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對其相關(guān)檔案進(jìn)行重新加工處理，使其更好的滿足信息時代下福利院檔案工作的需求，必須從傳統(tǒng)檔案工作的簡單例行收集整理轉(zhuǎn)變，到深入研究檔案材料的利用上，使其福利院檔案的原件逐漸上升到高品質(zhì)的檔案科研上面[2]。因此，福利院檔案管理人員必須要認(rèn)真做好檔案編研的主體工作，進(jìn)而提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。其次，福利院檔案部門要加大與其他相關(guān)部門的合作，聯(lián)合編研，深入研究福利院檔案資源中之間的內(nèi)在聯(lián)系，并在大家的共同努力下進(jìn)行系統(tǒng)性的提煉和加工。從而有效的提高福利院人們對檔案的利用率。

五、增加數(shù)字建設(shè)

傳統(tǒng)的福利院檔案室的咨詢服務(wù)，需要人們親自到福利院檔案室進(jìn)行查閱、郵寄信函等，在信息時代下實行檔案數(shù)字化之后，改變了傳統(tǒng)的檔案資源服務(wù)模式，人們可通過網(wǎng)絡(luò)直接在網(wǎng)上進(jìn)行相關(guān)問題的咨詢，有效打破使用者在檔案室的局限，升級到全球化，形成快速有效且便利的檔案服務(wù)。利用者僅需要通E-MAILBOX、實時交互、互動聊天等方式且不用親自到現(xiàn)場就能得到想要的，服務(wù)更具時代性，其福利院檔案的利用率更高。

六、結(jié)語

福利院檔案事業(yè)發(fā)展的必然途徑就是創(chuàng)新。在新時代的帶動下檔案工作必須要能適應(yīng)更高的要求，還應(yīng)當(dāng)具備新思維、新理念，新方式。應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)打破常規(guī)，在信息時代下為檔案工作的發(fā)展的努力。

[1]南燚.淺談社會福利院檔案管理工作[J].未來英才,2015(5):85-85.

[2]唐彩虹.福利院檔案的文化功能研究[J].決策與信息旬刊,2016(3):274-274.