地方高校檔案利用與服務(wù)實(shí)況統(tǒng)計(jì)解析
——以懷化學(xué)院為例

劉英姿

(懷化學(xué)院檔案館 懷化 418008)

地方高校檔案利用與服務(wù)實(shí)況統(tǒng)計(jì)解析
——以懷化學(xué)院為例

劉英姿

(懷化學(xué)院檔案館 懷化 418008)

檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的基本手段，是檔案工作的最終目的，本文以懷化學(xué)院2015年利用檔案、資料及效果登記臺(tái)賬為切入點(diǎn)，運(yùn)用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)的方法，從檔案利用對(duì)象、目的及類(lèi)別等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)解析，以掌握了解地方高校檔案利用的規(guī)律，為提升檔案工作效率提供參考依據(jù)。

檔案利用 統(tǒng)計(jì) 解析 懷化學(xué)院

我校自成立檔案館以后，建立了較為完善的檔案管理工作制度，其中也包括檔案利用登記制度。本文運(yùn)用實(shí)證研究法，以懷化學(xué)院檔案館2015年利用檔案、資料及效果登記簿為原始數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)真實(shí)且完整性強(qiáng)。憑借Excel對(duì)館藏信息資源查閱利用狀況進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，各類(lèi)別統(tǒng)計(jì)分析，以期從一個(gè)側(cè)面了解本館館藏資源利用需求與服務(wù)的意愿，為今后高校館藏信息資源的管理、利用提供參考和借鑒依據(jù)，并對(duì)未來(lái)檔案的歸檔內(nèi)容及保管期限做出調(diào)整與規(guī)劃。

一、綜合檔案利用統(tǒng)計(jì)解析

1.利用對(duì)象統(tǒng)計(jì)解析。結(jié)果表明：本年度檔案利用對(duì)象23個(gè)，合計(jì)利用348人次，利用卷數(shù)719次，復(fù)印1441頁(yè)（見(jiàn)表1）。從利用對(duì)象上看，個(gè)人利用為171人次，占總利用人數(shù)的49.14%，個(gè)人利用卷次264卷，占總卷數(shù)的36.72%，復(fù)印頁(yè)數(shù)525張，幾項(xiàng)指標(biāo)均位居檔案利用對(duì)象之前列，后勤處、辦公室次之。

從檔案利用登記簿上看，個(gè)人利用在高校檔案利用中占有相當(dāng)大的比重，利用內(nèi)容主要集中在往屆畢業(yè)生這一人群，查閱利用集中在新生錄取表格方面，其次是在校成績(jī)單及畢業(yè)存根、黨組織關(guān)系等方面的，作用于學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、部隊(duì)提干、戶(hù)籍證明、補(bǔ)充個(gè)人檔案材料、教師資格證辦理等方面；后勤處主要集中在基建檔案設(shè)計(jì)圖紙方面的利用查詢(xún)；辦公室檔案利用主要在黨委、行政會(huì)議記錄及文件查詢(xún)；各教學(xué)單位檔案利用集中在實(shí)物檔案（原單位印章使用）及資料利用方面，用于補(bǔ)充工作材料；而財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)憑證查詢(xún)方面提供卷數(shù)僅次于個(gè)人利用，查閱內(nèi)容以基建財(cái)務(wù)憑證為主，在單位部門(mén)利用中位居首位，為學(xué)校經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了原始的依據(jù)，各單位檔案利用人次、卷數(shù)及復(fù)印頁(yè)數(shù)具體分配情況見(jiàn)表1。

表1 綜合檔案利用對(duì)象統(tǒng)計(jì)

2.利用目的統(tǒng)計(jì)解析。目前檔案利用目的常用的分類(lèi)有編史修志、工作查考、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、查實(shí)個(gè)人及其他6大類(lèi)。筆者對(duì)檔案利用目的進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)果如表2及圖1所示。

表2 檔案利用目的統(tǒng)計(jì)表

表2列出了幾種利用目的的各類(lèi)數(shù)據(jù)分布情況，其中利用人數(shù)最多的查實(shí)個(gè)人，165人次，占總利用人數(shù)的47.41%，其次是工作查考，86人次，占24.71%，利用卷數(shù)最多的是工作查考，313卷，占總數(shù)的45.53%，查實(shí)個(gè)人次之，250卷，占總比例的34.77%；復(fù)印頁(yè)數(shù)較多工作查考，650頁(yè)，查實(shí)個(gè)人次之。相比較而言，在編史修志方面，利用率不太高。圖1顯示檔案利用目的排列及分布情況。歸檔工作提供參考指導(dǎo)作用。

表3 檔案利用類(lèi)別分布

個(gè)人認(rèn)為，檔案利用分類(lèi)目的過(guò)于籠統(tǒng)，沒(méi)有明確的界限劃分，如基建檔案的圖紙查詢(xún)可歸于工作查考，用于學(xué)校的維修改建，在原有建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改造，既節(jié)約了建設(shè)成本，又獲得經(jīng)濟(jì)效益，通常我們?nèi)藶榈匕阉旁诮?jīng)濟(jì)建設(shè)這類(lèi)當(dāng)中。另本校的合同、協(xié)議、會(huì)計(jì)憑證及工資清冊(cè)在相應(yīng)的官司糾紛中都能起到重要的憑證作用，為學(xué)校挽回了許多社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)損失，但在利用目的中，一般將它們分類(lèi)在工作查考當(dāng)中。利用目的過(guò)于簡(jiǎn)單，不能充分體現(xiàn)檔案的具體價(jià)值及起到的具體作用。在今后的工作中，可適當(dāng)規(guī)范檔案利用目的有關(guān)內(nèi)容，根據(jù)檔案發(fā)揮的作用等精細(xì)劃分相應(yīng)的利用目的，可添加教職工獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)、校友等與師生個(gè)人緊密聯(lián)系的民生檔案等利用欄目，細(xì)化檔案利用目的。

3.檔案利用類(lèi)別分布。表3顯示，2015年檔案利用的類(lèi)別有9類(lèi)，總體上看出，教學(xué)檔案利用最多，為161人次，占總數(shù)的46.26%，提供利用卷數(shù)238卷，占33.1%，復(fù)印頁(yè)數(shù)446頁(yè)。從利用卷數(shù)看，教學(xué)最多，其次分別是財(cái)會(huì)、行政檔案等；從提供復(fù)印的頁(yè)數(shù)上看，依次是教學(xué)、財(cái)會(huì)、行政等，其中出版利用較少的是出版類(lèi)，而聲像，設(shè)備檔案利用率為零。圖3-1，3-2顯示了各類(lèi)別檔案利用分布情況。

結(jié)果分析：在檔案利用類(lèi)別劃分中，一般是以一級(jí)類(lèi)目進(jìn)行劃分統(tǒng)計(jì)的，本文中檔案的利用門(mén)類(lèi)也是根據(jù)一級(jí)類(lèi)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在今后的工作中，可酌情考慮檔案利用延伸到二級(jí)類(lèi)目上，這樣更能明確檔案的利用情況，細(xì)化各類(lèi)別檔案的利用情況，為今后各部門(mén)的立卷

二、人事檔案利用統(tǒng)計(jì)解析

2015年人事檔案共利用次數(shù)為865次，其中組織部利用453次，占總數(shù)的52.37%，人事處利用次之，216次，占24.97%，各部門(mén)檔案利用具體情況見(jiàn)表4。

人事檔案是學(xué)校師資配備、干部選拔的基礎(chǔ)，也是核實(shí)個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的可靠憑證。人事檔案是一人一卷，在利用過(guò)程中，利用者利用人事檔案，不管是查幾類(lèi)材料，都是按卷數(shù)統(tǒng)計(jì)的，所以在人事檔案利用統(tǒng)計(jì)中，利用人次和利用卷次是相同的。2015年，根據(jù)省委組織部工作的部署，為進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案，確保干部人事檔案質(zhì)量及信息來(lái)源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性，我校對(duì)所有處級(jí)干部的人事檔案進(jìn)行了審核，并將審核情況全面落到實(shí)處，及時(shí)反饋，故全年度中組織部的利用率最高。

表4 各部門(mén)利用人事檔案一覽表

三、檔案利用實(shí)例

2015年1月，我校2000級(jí)數(shù)學(xué)系蔣某某在廣東工作，該單位進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位審核的時(shí)候，因畢業(yè)證上的出生日期和本人身份證上的不一致，需要提供當(dāng)年入學(xué)時(shí)的原始錄取簡(jiǎn)明表和本校專(zhuān)升本的文件證明，因本人身在廣東，先是電話(huà)咨詢(xún)本館工作人員，在了解檔案利用流程后，特委托同班同學(xué)黃某來(lái)校辦理相關(guān)事項(xiàng)，在被咨詢(xún)及情況核實(shí)后，本館從綜合庫(kù)房?jī)?nèi)找出了當(dāng)時(shí)的相關(guān)材料，并出具了相應(yīng)證明，為該生的學(xué)歷學(xué)位證明提供了可靠的依據(jù)。

2015年6月，學(xué)校西區(qū)圖書(shū)館和食堂三樓大禮堂，因修建時(shí)間長(zhǎng)，缺乏相應(yīng)的制冷和取暖設(shè)備，導(dǎo)致使用時(shí)出現(xiàn)較多問(wèn)題，為解決該歷史遺留問(wèn)題，學(xué)校決定在原有基礎(chǔ)上改裝中央空調(diào)，需要從檔案館查閱這兩棟建筑物的結(jié)構(gòu)、電路等設(shè)計(jì)圖紙，以便有針對(duì)性地實(shí)施改造，進(jìn)行安裝方案設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)正常的工作流程后，檔案館調(diào)出了案卷材料，為學(xué)校經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了最為原始的材料依據(jù)，節(jié)約了經(jīng)濟(jì)成本，也為學(xué)校師生工作和生活環(huán)境改善提供了后勤保障。

綜述，懷化學(xué)院檔案利用與服務(wù)信息含量大，查中率較高，能夠反映出高校檔案利用與服務(wù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為了進(jìn)一步提高檔案利用與服務(wù)工作效率，應(yīng)加大宣傳力度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，樹(shù)立主動(dòng)推送服務(wù)的意識(shí)，充分發(fā)揮高校檔案記載歷史、傳承文明、洗禮靈魂的作用。

[1]涂上飆.全國(guó)高校檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展展望專(zhuān)題報(bào)告[R]，2015（12）.

[2]李財(cái)富,張錦云.2000年以來(lái)我國(guó)檔案利用研究的文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)分析[J].檔案學(xué)通訊,2012（3）.

[3]徐亮.檔案利用過(guò)程的“倒立金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生和克服：以高校檔案館為例[J].檔案學(xué)研究,2009（2）.

[4]吳青霞.地方高校人事檔案利用實(shí)況統(tǒng)計(jì)解析[J].蘭臺(tái)世界,2011（1）.

G273.5

A

2016-11-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.14

劉英姿，碩士，懷化學(xué)院檔案館館員，主要從事綜合檔案管理與檔案編研方面的研究。