探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

高儷瑕

摘 要：在新時(shí)期的發(fā)展局勢下，檔案管理工作的改革提升也迫在眉睫，以往的檔案管理系統(tǒng)存在諸多滯后因素，導(dǎo)致了管理水平受到限制。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要性在于，它能夠提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理模式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作的理論建設(shè)以及實(shí)踐發(fā)展的進(jìn)步。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對檔案管理工作者提出了更高的業(yè)務(wù)要求，對于培養(yǎng)檔案管理的高級人才意義重大。本文將針對檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)流程中的具體應(yīng)用做出詳細(xì)闡述，力求對檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

檔案管理工作有其獨(dú)有的工作方法和管理體系。檔案管理工作的需要檔案管理人員能夠針對不同情況及時(shí)收集和整理檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，形成檔案管理數(shù)據(jù)庫并維護(hù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展形勢下對于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求越來越高，并作為檔案管理工作的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)決定檔案管理工作的成敗。在檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)立足于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求，運(yùn)用科學(xué)高效的管理方法，處理龐大復(fù)雜的信息，并建立一套全方位、多層次的完備管理系統(tǒng)。

一、檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中存在的問題

（一）缺乏正確的認(rèn)識

檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問題就是認(rèn)識不足。很多單位從負(fù)責(zé)人到管理人對檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化重視程度不夠，固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進(jìn)，導(dǎo)致了管理水平長時(shí)間難以提高。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不僅僅是工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)所能實(shí)現(xiàn)的，還需要與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的定位及重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化全面轉(zhuǎn)型。

（二）缺乏投入的力度

檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意味著檔案管理系統(tǒng)，包括管理設(shè)備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化建設(shè)，設(shè)備要更新，技術(shù)要改進(jìn)，人才要培養(yǎng)，而每一項(xiàng)工作的優(yōu)化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢很大程度上與資金投入量過小，經(jīng)費(fèi)支持不足有關(guān)，相關(guān)機(jī)構(gòu)的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導(dǎo)致檔案管理工作建設(shè)失力。

（三）缺乏原則的確立

檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需要確立嚴(yán)格的原則加以維護(hù)，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其它機(jī)構(gòu)不予熱心的內(nèi)容，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化就無法大范圍的普及和推廣。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則確立，需要相關(guān)政策和法律的支持，但是當(dāng)前我國缺乏對檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)范和法律規(guī)定，導(dǎo)致了檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作進(jìn)程中出現(xiàn)各種矛盾和弊端，轉(zhuǎn)型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持[1]。

二、檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中有效的措施

（一）檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作要落實(shí)

檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是一個循序漸進(jìn)的過程，不是一朝一夕即可實(shí)現(xiàn)完成的，因此有必要在工作中的每一個環(huán)節(jié)落實(shí)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)原則，尤其是基礎(chǔ)工作要做到位，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的前提。基礎(chǔ)工作的工作內(nèi)容即是對公文的處理，具體環(huán)節(jié)有三：第一，公文的制發(fā)環(huán)節(jié)。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。公文的制發(fā)環(huán)節(jié)往往因缺乏嚴(yán)格的管理和監(jiān)督而出現(xiàn)紕漏，因此相關(guān)部門應(yīng)在制發(fā)公文的同時(shí)嚴(yán)格監(jiān)管程序，確保制發(fā)公文高質(zhì)高效[4]。第二，公文的檔案檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，涉及到的細(xì)節(jié)更多，需要進(jìn)行反復(fù)檢查與糾正，確保公文的準(zhǔn)確無誤。特別是要按照國家統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書寫。公文的各種文體在書寫規(guī)范和要求方面都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括筆種、墨色、和紙張，在書寫時(shí)要確保字跡的簡潔、工整和清晰，有利于存檔管理。

（二）及時(shí)進(jìn)行檔案案卷清理，保證檔案時(shí)效性特征

檔案管理中，一定要注重對時(shí)效性的管理原則，該原則能夠使檔案的利用率得到提高，更能加強(qiáng)檔案管理的價(jià)值。然而，要想遵循檔案時(shí)效性原則，必須做到及時(shí)清理檔案的案卷。這就要求在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須根據(jù)檔案資料的保管類別作用及特征，采取合理的管理方法進(jìn)行保管[2]。在一段管理期過后，及時(shí)清理檔案案卷，將失去價(jià)值的文件及時(shí)銷毀，那些要求永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，文件沒有損壞，這樣就能保證檔案管理的時(shí)效性。

（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[5]

在信息化的時(shí)下要求案管理向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，才能使機(jī)構(gòu)或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強(qiáng)，更能規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量決定了檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，在電子計(jì)算機(jī)、信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)平臺的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學(xué)的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程。

（四）注意做好檔案管理工作人員的規(guī)范管理

從事檔案管理的工作者使檔案管理工作得以有效展開的直接實(shí)踐者，檔案管理工作者的工作質(zhì)量提高就會提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，對于檔案管理工作的科學(xué)化與信息化更是具有十分大的促進(jìn)作用[3]。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時(shí)，被交接的工作是否規(guī)范，是否標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到管理工作的安全性和科學(xué)性，更是現(xiàn)代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。

結(jié) 語：

總而言之，檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是建立在現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)理論之上，對當(dāng)下檔案管理工作提出的新要求。在建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，必須注意檔案管理工作的具體情況具體分析，合理科學(xué)地展開規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王曉紅.試論如何做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國科技投資，2016（23）：216.

[4]宮顏花.關(guān)于檔案管理中存在的問題與解決對策的探究[J].才智，2013（6）：186-186.

[5]張磊.探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑龍江史志，2014（21）：234-234.