《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之二）

蔡盈芳

新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）共31條，與原《辦法》相比，主要在以下方面作了修訂：

一是完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍；

二是明確了會(huì)計(jì)電子檔案管理要求；

三是增加了實(shí)行會(huì)計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求；

四是進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀程序；

五是明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求；

六是對(duì)會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間做了更加靈活的規(guī)定；

七是對(duì)定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限作了調(diào)整，延長(zhǎng)了憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料的保管期限。

下面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍、電子會(huì)計(jì)檔案管理要求、會(huì)計(jì)檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會(huì)計(jì)檔案的鑒定要求和銷毀程序5個(gè)方面的修訂進(jìn)行說(shuō)明。

提出電子會(huì)計(jì)檔案概念

新《辦法》第三條明確“通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案”是電子會(huì)計(jì)檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T58-2014）中的電子檔案的概念，又不同于下定義，而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會(huì)計(jì)檔案。在這個(gè)表述中，特別強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的原生性，即是通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備形成的，以區(qū)別于將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案掃描形成的數(shù)字化副本。

提出會(huì)計(jì)電子檔案管理要求

與原《辦法》相比，新《辦法》此次修訂最主要的內(nèi)容就是電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求，主要修訂要點(diǎn)如下：

一是明確了“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”，這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報(bào)備即可利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

二是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案移交與接收提出了要求。要求電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

電子會(huì)計(jì)檔案接收分為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對(duì)于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收”；對(duì)后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

三是要求電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

修訂會(huì)計(jì)檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求

為確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《辦法》提出了如下要求：

一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

五是建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；

七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

修訂會(huì)計(jì)檔案定期鑒定程序

定期鑒定是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它是優(yōu)化檔案資源，去除無(wú)利用檔案，確定檔案存銷的又一次鑒選。會(huì)計(jì)檔案也不例外。一般來(lái)說(shuō)，各單位應(yīng)對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的處置。原《辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人，致使大多數(shù)單位不敢銷毀會(huì)計(jì)檔案，那怕已到保管期限。大量已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案占據(jù)了儲(chǔ)存空間，造成了資源浪費(fèi)。

根據(jù)新《辦法》要求，單位不僅“應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書“，而且“會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。參加人員至少應(yīng)包括會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察人員，必要時(shí)還應(yīng)法律部門參加?！敖?jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀?！?/p>

由于各單位每年都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，每年都有會(huì)計(jì)檔案保管期限到期，是否需要每年進(jìn)行鑒定呢？ 這完全取決于企業(yè)的實(shí)際情況。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會(huì)計(jì)檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開(kāi)展一次鑒定工作。

會(huì)計(jì)檔案定期鑒定時(shí)為什么要會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察人員參與呢？因?yàn)闄n案部門不一定能全部掌握本單位哪些會(huì)計(jì)涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和未了事項(xiàng)，這些只有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)人員共同參與才能全部掌握。設(shè)有法律部門的單位，還應(yīng)請(qǐng)法律部門人員也參與會(huì)計(jì)檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案被銷毀的有效措施，是保護(hù)單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的需求。

具體鑒定時(shí)，可先由檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門通過(guò)逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定時(shí)應(yīng)考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見(jiàn)，然后召開(kāi)鑒定小組或委員會(huì)會(huì)議，對(duì)初步鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論審定，形成正式鑒定意見(jiàn)書。經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，編制銷毀清冊(cè)。

修訂會(huì)計(jì)檔案銷毀程序

由于會(huì)計(jì)檔案包含較多的敏感信息，因此，會(huì)計(jì)檔案銷毀工作重點(diǎn)防止會(huì)計(jì)檔案信息外泄，因此新《辦法》首先要求對(duì)可以銷毀會(huì)計(jì)檔案，“單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容”。

為了防止錯(cuò)誤銷毀會(huì)計(jì)檔案，新《辦法》還設(shè)置了銷毀前再次確認(rèn)程序，要求“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”。

監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。原《辦法》規(guī)定，“銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。

會(huì)計(jì)檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案再由財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。為此，新《辦法》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時(shí)進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章?！?/p>

新《辦法》還規(guī)定，“電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷?！?/p>

本文轉(zhuǎn)載自《中國(guó)檔案》

（作者單位：國(guó)家檔案局）