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      對基層檔案管理工作的認(rèn)識和展望

      2017-03-23 09:38:48呂文杰
      科學(xué)與財(cái)富 2016年34期
      關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理

      呂文杰

      (鞍山市環(huán)保信息宣教中心 遼寧 鞍山 114003)

      摘 要:合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理,不但可以對或單位的業(yè)績給予衡量,還可以對單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果,因此,檔案可以為日后或單位的發(fā)展提供資料和依據(jù),方便做出科學(xué)合理的分析,是制定發(fā)展方向最好的參考。本文首先分析了基層檔案工作的重要性及主要內(nèi)容,提出了基層檔案的科學(xué)管理措施,在此基礎(chǔ)上對今后基層檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行了分析。

      關(guān)鍵詞:檔案管理;基層檔案;管理工作

      引言

      隨著我國的全面發(fā)展與進(jìn)步,基層檔案管理工作不僅在觀念上需要改變,在管理的方式上同樣需要改變,利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)榛騿挝坏馁Y源取向、模式、戰(zhàn)略,以及未來的發(fā)展都受檔案管理工作的影響,所以基層的檔案管理工作為或單位取得市場競爭,全面發(fā)展有著重要意義。

      1.檔案管理工作的重要

      1.1檔案管理工作的規(guī)范化

      由于檔案管理工作具有保密性,因此,只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后,才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制,對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn),還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式,制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制,例如:檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化,才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作,檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響,檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作,對于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

      1.2檔案管理工作的信息化

      檔案入錄的及時(shí)與靈活性,影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比,如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理,將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性,用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式,實(shí)現(xiàn)信息化,不僅提高了檔案管理的成果,還提高了檔案管理的效率。

      1.3檔案管理工作的安全性

      由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān),不管是在檔案的查閱上,還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密,以及安全性,因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。在檔案的查閱上,則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的,這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

      2.基層檔案管理的主要內(nèi)容

      2.1對職責(zé)予以明確

      根據(jù)國家以及相關(guān)的法規(guī)政策,以黨制定的政策方針為指導(dǎo),統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作。主要對黨政機(jī)關(guān)和基層檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)予以協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、組織指引。對機(jī)關(guān)的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一和集中,并對黨、國家以及工作單位的重要機(jī)密檔案予以保密,維護(hù)資料的保密安全性。

      2.2對工作范圍予以明確

      對機(jī)關(guān)相關(guān)資料以及檔案的整理保管和接受征集等工作,能夠有效完善現(xiàn)代管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,并在管理中為提供材料依據(jù)。通過對專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專職的培訓(xùn)和管理,統(tǒng)一組織相關(guān)工作的交流以及研討會(huì)。將領(lǐng)導(dǎo)交予的檔案管理事宜放在工作首要位置,努力完成。

      2.3對資料來源予以明確

      檔案管理工作任務(wù)在所有的管理工作中并非是一項(xiàng)簡單的工作,其任務(wù)之繁重、艱巨,其工作的本質(zhì)還是穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗浶?。這種穩(wěn)當(dāng)?shù)挠涗洸粌H僅體現(xiàn)在其內(nèi)容上,同時(shí)在形式上的體現(xiàn)也是檔案記錄性的表現(xiàn)。例如,當(dāng)事人的手稿、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于文件的簽署,這些則是檔案文件原始性的體現(xiàn)。檔案所具有的原始性正是其區(qū)別于情報(bào)、資料以及圖書等信息的主要特點(diǎn),并且具有一定的法律效力。從一定角度分析,檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)化而成。檔案的管理工作中對于文件的來源需要予以嚴(yán)格的規(guī)范,以提供者組織機(jī)構(gòu)以及文件形成機(jī)構(gòu)要求為基礎(chǔ)。只有對來源予以明確才能了解其文件的性質(zhì),才能從行政管理或者是法律責(zé)任等方面對檔案文件予以理解和正確合理的整理,才能保證檔案的管理在發(fā)展上符合實(shí)際的需求變化。

      3.基層檔案工作的科學(xué)管理

      3.1自主創(chuàng)新要以檔案工作為基礎(chǔ)條件

      檔案是對真實(shí)的活動(dòng)記錄,為今后管理以及生產(chǎn)營銷的進(jìn)一步創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)條件,具有一定的參考價(jià)值??萍嫉膭?chuàng)新是以之前的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),從本質(zhì)上講是一種突破,而一系列的突破是經(jīng)驗(yàn)積累的過程。而檔案則是連接了過去的經(jīng)驗(yàn)以及未來的創(chuàng)新之間的最佳載體,因此可以說檔案是自主創(chuàng)新的必要前提。其次,能夠啟迪創(chuàng)新。檔案作為科技創(chuàng)新的主要信息誘因,信息量的增大實(shí)則也能夠拓寬科研工作者的思路并激活靈感,從而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。因此,檔案要認(rèn)真收集工作中的信息整理成檔案文件,并做好管理和開發(fā)工作,進(jìn)一步提高其檔案服務(wù)手段、質(zhì)量。

      3.2檔案是資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)依據(jù)

      國有資產(chǎn)作為國家以及集體的財(cái)富,不具有私有和個(gè)人性,而檔案作為該種資產(chǎn)的載體,反映出的是管理中的資產(chǎn)成本、股權(quán)資金以及營銷等原貌,對資產(chǎn)檔案管理的準(zhǔn)確性予以保證,只有建立起完整準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng),才能對國有資產(chǎn)的不明流失予以制止。只有充分重視其與資產(chǎn)管理密切相關(guān)的材料以及同調(diào)度聯(lián)系緊密的檔案進(jìn)行歸檔管理,才能真正在管理資產(chǎn)中做到管理的集中、統(tǒng)一,才能維護(hù)其真實(shí)性以及有效性。

      3.3認(rèn)真做好基層檔案管理

      我國傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作,因此它具備了良好的文件管理硬件設(shè)施,穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍。檔案館內(nèi)的文件形成單位服務(wù),形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入檔案館而感到利用不便。使文件的方便利用達(dá)到了最優(yōu)化,滿足了科學(xué)處理文件的社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)。

      4.基層檔案管理工作未來發(fā)展方向

      4.1充分認(rèn)識信息技術(shù)對檔案工作的深刻影響

      隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活、國家安全和社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。信息化的提出及發(fā)展,也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案管理如何適應(yīng)信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢,也成為檔案工作能否適應(yīng)信息技術(shù)應(yīng)用和持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵。

      4.2檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革

      我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識,以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定,加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。將檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)在于信息系統(tǒng)及文件數(shù)據(jù)的復(fù)雜多樣。對這些信息系統(tǒng)中的文件如何收集、歸檔、整理、保存和利用,既是面向信息化的全新課題,也是檔案管理創(chuàng)新重要方面和標(biāo)志。信息化對檔案管理來說,既是促進(jìn),也是壓力。信息化將推動(dòng)電子檔案信息化管理系統(tǒng)的建立,并將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是檔案信息系統(tǒng)建立和維護(hù)的難點(diǎn),在信息化建設(shè)中要重視并加強(qiáng)對檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理,處理好檔案信息資源開發(fā)與創(chuàng)新管理中對電子文件電子檔案的安全和保護(hù)的關(guān)系。

      5.結(jié)語

      總之,未來的檔案工作中應(yīng)將積極應(yīng)用吸收、引進(jìn)、采用現(xiàn)代科技與理論成果,會(huì)極大提高檔案管理現(xiàn)代化水平,將使基層檔案工作在完善市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)程中經(jīng)歷一場深刻的變革。文章通過對基層檔案管理中存在的問題和解決方式進(jìn)行了論述,希望對檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及進(jìn)步予以促進(jìn),并同廣大同仁進(jìn)行交流。

      參考文獻(xiàn)

      [1]馮惠玲.電子文件管理教程.北京:中國人民大學(xué)出版社.2011.

      [2]鐘曉蕓.論現(xiàn)代檔案工作必須正確處理的幾個(gè)問題.江西科技師范學(xué)院學(xué)報(bào).2009.06.

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