對財務檔案管理中存在的問題及對策分析

劉書平

（內蒙古自治區(qū)測繪院 內蒙古呼和浩特 010000）

摘 要：財務檔案事實上是各個機關、企業(yè)及事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動發(fā)展最原始的記錄及最真實的反應，它是經(jīng)濟業(yè)務中最重要的史料依據(jù)，是單位最重要的檔案之一。現(xiàn)如今，我國注重經(jīng)濟發(fā)展總體方針的引導，各項經(jīng)濟活動的記錄及發(fā)展中最真實地再現(xiàn)出財務檔案，財務檔案的管理工作顯然已經(jīng)成為經(jīng)濟活動及檔案管理最重要的組成部分之一。

關鍵詞：財務；檔案管理；問題；措施

一、企事業(yè)單位財務檔案管理內容

1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產(chǎn)內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數(shù)據(jù)升級的相關數(shù)據(jù)存檔和備份文件。第七，財務相關數(shù)據(jù)的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業(yè)單位相關的財務管理資料和數(shù)據(jù)。

2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業(yè)單位對內部經(jīng)濟業(yè)務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業(yè)單位經(jīng)濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經(jīng)濟行為造成的經(jīng)濟糾紛的主要依據(jù)，有利于促進企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經(jīng)濟政策決策的重要基礎數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

二、現(xiàn)行財務檔案管理工作存在的問題

1財務檔案管理意識淡薄

財務檔案工作是保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2財務檔案管理及銷毀不規(guī)范

有些單位在財務檔案管理過程中，不能按照相關的規(guī)定對財務檔案進行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務檔案。有的單位在財務檔案到期后，并沒有履行必須的手續(xù)，在沒有經(jīng)過財務人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務檔案數(shù)量大，進行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領導怕?lián)熑?，造成沒人敢銷的局面。

3財務檔案管理人員素質偏低

現(xiàn)代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現(xiàn)行的相關檔案法律法規(guī)和財務管理規(guī)定抱著無所謂的態(tài)度。同時，在管理工作的細則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。

4財務檔案管理信息化程度不高

財務檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術的變革，也是經(jīng)濟、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財務管理檔案的信息化程度來看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計算機，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調整觀看效率。但相對高技術的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運用在個別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結合實際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個長期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。

5保管責任不明確

當今，不少單位對于財務檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責任不明確，沒有對檔案部門和財務部門進行明確的管理，一定程度上出現(xiàn)了亂推亂放的現(xiàn)象。

6 整理工作缺乏系統(tǒng)性

會計檔案管理中具有一定的檔案憑證、報表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統(tǒng)一的，并且對會計檔案發(fā)展而言，它作為一個較為完整的系統(tǒng)，在具體的實際個工作中，并沒有按照順序進行整理成冊，而且存在編號混亂，造成使用的不方便。

三、財務檔案管理工作效率提升的主要措施

1強化檔案管理意識

要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業(yè)或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業(yè)經(jīng)濟活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。

從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財務工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

2斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

財務檔案的鑒定銷毀是財務檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《財務檔案管理辦法》規(guī)定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。

3高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業(yè)單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養(yǎng)一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發(fā)展有利無害。

4強財務檔案信息化處理

現(xiàn)當代屬于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財務檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財務檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設，形成專業(yè)化建設，形成資源共享，網(wǎng)絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。

5設置專門的財務檔案管理機構

財務檔案管理中在具備了相對專業(yè)的財務檔案管理人員后，及需要對財務檔案的管理結構進行完善及設置，首先積極對管理責任制的發(fā)展進行目標推進，如：可進行考核，需要將財務檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務檔案建設作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調動財務檔案管理人員做好高校財務檔案管理工作的積極性。設置專門的財務檔案管理機構能夠使得管理比較完善，有據(jù)可循，有標準可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。

結語

信息化社會的不斷發(fā)展下，必須對財務檔案的管理進行完善及加強，首先，可對管理手段進行優(yōu)化，積極培養(yǎng)專業(yè)的財務檔案管理人才，進而提高財務檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發(fā)展優(yōu)勢，更好地為財務檔案管理服務。

參考文獻：

[1]財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業(yè)務，2012，03：96-97.

[2]尹玉瓊.財務檔案的規(guī)范化管理探討[J]. 東方企業(yè)文化， 2015（15）.