檔案管理存在問題及對(duì)策分析

宋宇博

（吉林省地方海事局 吉林長春 130000）

摘 要：隨著社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)，本文就對(duì)檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析與探討。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；問題；對(duì)策

檔案的管理工作并非只有保管檔案如此簡(jiǎn)單，其涉及到較多的專業(yè)、政策和機(jī)密問題，因此對(duì)于檔案的保管工作，我們不應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到其重要性，只有檔案得以保存下來，檔案中的信息才能夠更好的為大家所利用，借鑒到未來的工作實(shí)踐中去，所以本文就將對(duì)檔案管理存在的相關(guān)問題及對(duì)策進(jìn)行闡述。

一、目前檔案管理面臨的主要問題

1. 對(duì)檔案管理工作不夠重視 。檔案管理工作在多數(shù)人眼中被認(rèn)為是“保管工作”，就是一些抄寫工作，只要保管好相關(guān)重要的文件，保證不丟失，不將文件資料泄露出去，在外來檢查或調(diào)用檔案時(shí)能及時(shí)找出來就可以了，在實(shí)際的單位或企業(yè)運(yùn)營過程中不能帶來實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，以至于在領(lǐng)導(dǎo)眼中對(duì)檔案管理工作都不夠重視，這說明從領(lǐng)導(dǎo)到員工對(duì)于檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)知度，實(shí)踐證明忽略檔案管理的重視程度已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會(huì)的需求了。

2.對(duì)檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃相對(duì)薄弱。雖然檔案管理已引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并納入到自己的工作議程，在建章立制，建立管理網(wǎng)絡(luò)，加大管理力度，硬件投入，人員素質(zhì)培訓(xùn)等諸方面采取了不少切實(shí)可行的具體措施，短期效果也十分明顯，但就其長遠(yuǎn)規(guī)劃而言還是顯得相對(duì)薄弱。

3. 基礎(chǔ)設(shè)施差、室藏檔案貧乏，導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不高。由于經(jīng)濟(jì)條件限制，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)條件十分差，檔案保管條件簡(jiǎn)陋，防蟲防霉設(shè)備不配套等，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的把檔案和雜物堆放一室，既潮濕又陰暗，根本不能存放檔案資料，室藏檔案貧乏、材料不齊全。

4.檔案缺乏數(shù)字化管理。近年來，由于檔案信息化建設(shè)步伐加快，檔案信息資源得到了大力開發(fā)，很多單位文書檔案、甚至有的單位錄音、音像、照片、實(shí)物檔案全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但占庫藏總量一半以上的海事科技檔案數(shù)字化卻明顯滯后。

5. 檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。。

6.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展的需要。從目前檔案已達(dá)標(biāo)的各單位來看，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用仍處于進(jìn)一步完善的探索的階段，檔案信息資源的共享遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了實(shí)際工作的需要。

二、檔案管理對(duì)策分析

1. 提高人們對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先領(lǐng)導(dǎo)管理人員要認(rèn)清檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是協(xié)調(diào)各部門工作的有效保障，各類重要的文件，機(jī)密都是有檔案管理部門管理的，檔案保管人員不但是保管檔案資料的，更是以資料來向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或提醒領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)文件資料所在，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策時(shí)能夠及時(shí)調(diào)閱檔案資料，為單位節(jié)約時(shí)間，增加經(jīng)濟(jì)效益。

2. 應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，制訂好檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。面對(duì)新形勢(shì)下檔案在收集、整理、開發(fā)、利用上將發(fā)生革命性變化的形勢(shì)，研究制定各單位檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確今后乃至更長一個(gè)時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)、任務(wù)、重點(diǎn)、步驟和措施，保持檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，已經(jīng)成為一項(xiàng)十分緊迫的任務(wù)，研究制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，應(yīng)遵循以下原則：一是統(tǒng)籌規(guī)劃，量力而行。檔案規(guī)劃不能游離于單位總體規(guī)劃之外，而必須與其融為一體，成為總體規(guī)劃的一個(gè)部分，并且必須考慮不能超越現(xiàn)有物力、財(cái)力、人力所能提供的可能；二是立足當(dāng)前，著眼未來。既要把當(dāng)前檔案工作抓緊抓實(shí)抓好，又要考慮未來的發(fā)展需要，要把解決當(dāng)前問題與長遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合；三是實(shí)事求是、切實(shí)可行。要遵循檔案事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，充分考慮各單位的實(shí)際情況，有的放矢地做規(guī)劃，目標(biāo)、步驟、措施要切實(shí)可行。

3. 改善改進(jìn)檔案管理部門的設(shè)施環(huán)境。檔案管理部門能否高效率、高準(zhǔn)確率的進(jìn)行保管工作，和一定的工作環(huán)境是分不開的，檔案部門必須有一個(gè)獨(dú)立的寬敞干燥的檔案管理工作室，一些相關(guān)的檔案管理設(shè)備必需品必須到位，如果有條件的單位還可以進(jìn)行檔案信息化管理，信息化管理作為當(dāng)前的一種趨勢(shì)，不但對(duì)檔案管理工作提出新的要求，而且還能充分運(yùn)用電子設(shè)備來進(jìn)行檔案記錄，大大提高了管理工作的效率，電子管理手段已逐步成為當(dāng)前的人們手段，所以檔案管理工作業(yè)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助的形式勢(shì)在必行。

4. 加快推進(jìn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)作為信息傳輸?shù)闹饕緩揭汛髣?shì)所趨，人們到網(wǎng)上查找所需信息已成為必然，特別是辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)迅速查閱檔案信息的愿望將越來越強(qiáng)烈，直接到檔案室借閱檔案將越來越少，因此，加快推進(jìn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的深度應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索勢(shì)在必行。針對(duì)目前的情況，有必要先行考慮如下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施，以保證軟件、硬件設(shè)施的一致性；二是有必要抽調(diào)檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理專題研究，包括檔案軟件設(shè)計(jì)、電子檔案各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)等；三是加快對(duì)現(xiàn)有檔案人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，為電子檔案管理儲(chǔ)備人才。

5. 對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，提高管理人員的素質(zhì)。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員需用較長時(shí)間才能逐漸適應(yīng)，所以在檔案工作中，通過對(duì)各種結(jié)構(gòu)技術(shù)性文件和平整進(jìn)行搜集來實(shí)現(xiàn)檔案管理的長遠(yuǎn)意義，并且通過保持檔案工作人員高水平的專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)，從而確保檔案管理工作的合理，因此，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，必須保持檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，并且對(duì)檔案管理建立系統(tǒng)化的管理，來保證其管理的質(zhì)量，掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

6. 狠抓組織和人員落實(shí)工作，加強(qiáng)人員管理。對(duì)檔案的管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、庫房落實(shí)，要做好檔案管理，首先必須要理順管理體制，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)，不論當(dāng)前對(duì)管理采取何種模式，都要根據(jù)其實(shí)際情況，建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，對(duì)于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證檔案管理和整理的質(zhì)量，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都會(huì)形成反饋機(jī)制，只有建立健全的組織才能健全檔案管理。

綜上所述，我們可以了解到檔案作為社會(huì)信息的重要載體，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要依據(jù)，對(duì)社會(huì)資源的進(jìn)一步開發(fā)有著極其重要的作用，其在單位中，無疑也發(fā)揮著協(xié)調(diào)單位發(fā)展、有序運(yùn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要使命，特別是在新的歷史條件下，檔案工作更需要緊跟時(shí)代發(fā)展，從檔案工作人員的觀念上進(jìn)行更新，并積極采取有效措施，積極探索現(xiàn)代化檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)我國社會(huì)主義和諧社會(huì)的建立。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳凱筠.淺談檔案管理[J].城建檔案， 2011，（08）

[2] 楊玉玲.淺談當(dāng)前檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對(duì)措施[J].科技傳播，2010，（23） .