國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字化初探

張魏+陳嘉芬

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目（以下簡稱項目）是指由國防科技工業(yè)局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨髧鴦?wù)院審批，全部或部分使用中央財政資金建設(shè)的固定資產(chǎn)投資項目。項目檔案是國家投入巨資產(chǎn)生的知識成果和無形資產(chǎn)，也是項目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)資源。

一、國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字的必要性

項目檔案的積累、管理以及后期的利用是非常重要的項目管理內(nèi)容，項目檔案的數(shù)字化工作也就順理成章地成為保護(hù)檔案本身、保障項目檔案提供利用、提高項目檔案利用效率和提升項目檔案信息化水平不可或缺的一項工作。

二、國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字化存在問題分析

（一）項目檔案數(shù)字化缺乏明確的管理要求

近年來，國家對國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的要求日益規(guī)范，出臺了眾多管理制度，文件中在項目管理過程和驗收環(huán)節(jié)對項目檔案管理提出了一些宏觀的要求，但在項目檔案數(shù)字化方面卻沒有提出明確的管理要求。

2015年12月，國防科工局和國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)定》（科工辦[2015]931號），原科工辦[2007]744號文作廢。其中第十七條要求建設(shè)単位應(yīng)接照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范對項目紙質(zhì)文件材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,范圍包括但不限于以下內(nèi)容:項目立項審批文件、地質(zhì)勘測文件、質(zhì)量評定（驗收）文件、竣工驗收文件、竣工圖等。但相對要求比較寬泛，只列了大類，沒有明確數(shù)字化的范圍，對項目文件數(shù)字化的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數(shù)也未進(jìn)行詳細(xì)要求。

（二）項目檔案涉及單位及形式多樣，格式不統(tǒng)一

國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目一般會涉及到一個或多個建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、生產(chǎn)廠商、監(jiān)理單位等不同的單位，而建設(shè)單位內(nèi)部會涉及各部門檔案的形式有文件、圖樣、照片、錄像片、光盤等各種形式，檔案存在形成單位多，形式多樣且格式均未統(tǒng)一。導(dǎo)致項目檔案數(shù)字化管理的難度較大。

（三）項目檔案數(shù)字化的制約手段缺失

在項目檔案形成、管理和歸檔過程中，建設(shè)單位一般采用簽訂合同時要求各參建單位提供紙質(zhì)文件，但對紙質(zhì)文件的數(shù)字化、電子化的要求卻提的不多，不全。比如土建工程參加單位鮮有電子文件光盤移交給建設(shè)單位歸檔，設(shè)備儀器供應(yīng)商或非標(biāo)設(shè)備研制單位對于設(shè)備的使用說明、研制總結(jié)、驗收大綱、培訓(xùn)教材、測試記錄、源代碼等內(nèi)容電子版文件提供的不全，這說明建設(shè)單位缺乏對參建單位提供資料的相應(yīng)的管理制度或合同制約措施，沒有相應(yīng)的管理要求。

三、推進(jìn)國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字化的思考

（一）制度要求明確，職責(zé)落實到位

首先，從國家層面，制定國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)字化相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，明確要求項目檔案數(shù)字化范圍，應(yīng)當(dāng)歸檔其數(shù)字化版本，并對各類數(shù)字化檔案的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)明確。其次，從建設(shè)單位層面，應(yīng)當(dāng)把對項目檔案的要求、措施納入到相應(yīng)的管理辦法，針對項目制定項目檔案工作方案，明確項目檔案數(shù)字化的具體要求。

（二）經(jīng)費(fèi)預(yù)算與合同制約相結(jié)合，實現(xiàn)項目檔案數(shù)字化統(tǒng)籌管理

對于本單位自身形成的文件，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本項目檔案工作方案，開展檔案數(shù)字化工作并歸檔。對于其他單位形成的文件，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在前期的項目建議書、可行性研究報告和初步設(shè)計各階段明確相應(yīng)的預(yù)算需求，并在與勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位以及設(shè)備供應(yīng)商及非標(biāo)設(shè)備研制單位的合同中明確在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項目文件材料數(shù)字化情況以及電子文件光盤移交情況，是否按合同（協(xié)議）條款履行職責(zé)，對未按合同（協(xié)議）要求的建設(shè)單位可暫?；虿挥柚Ц逗贤?。

（三）根據(jù)利用原則，明確項目檔案數(shù)字化范圍

筆者認(rèn)為項目檔案文件的數(shù)字化工作應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，制定項目竣工文件數(shù)字化的篩選原則和范圍，數(shù)字化成果的接收標(biāo)準(zhǔn)和方法，各參建單位根據(jù)合同的明確要求，各司其職，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，完成規(guī)定范圍內(nèi)的項目文件的數(shù)字化工作。

在目前國家、上級沒有明確的管理要求的情況下，筆者認(rèn)為要進(jìn)行項目檔案數(shù)字化處理前的鑒定工作，明確項目檔案數(shù)字化的范圍，此工作要遵循以需求導(dǎo)向，以便于利用查考為目的。

根據(jù)項目檔案形成的不同階段和內(nèi)容，對于由建設(shè)單位收集、歸檔的各階段文件，如項目的立項批復(fù)，各類合同，項目“三同時”文件，審計、檔案、項目竣工驗收文件在整個項目建設(shè)過程中直至項目竣工驗收時經(jīng)常會使用到這些文件，這些文件可由建設(shè)單位自行數(shù)字化或由專業(yè)檔案數(shù)字化公司按合同要求完成數(shù)字化工作。

基建文件中應(yīng)該明確竣工圖必須進(jìn)行數(shù)字化?？⒐D數(shù)字化是檔案利用、管理工作的實際需要。所以對竣工圖開展數(shù)字化，一方面能更有效的保護(hù)檔案，另一方面也能更好的提供利用服務(wù)。

非標(biāo)設(shè)備的電子文件形成于非標(biāo)設(shè)備研制的全過程，是最直接、最原始的記錄。為保證及時提供設(shè)備安裝、調(diào)試及生產(chǎn)過程中的維修利用，明確設(shè)備儀器，尤其是非標(biāo)設(shè)備的各類文檔及設(shè)備圖紙的電子版文件要嚴(yán)格按照電子文件歸檔管理要求與紙質(zhì)文件同時移交。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來給國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案的數(shù)字化工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。項目檔案的數(shù)字化工作是為了更好的開展檔案提供利用，在項目投入使用后的維修、維護(hù)，也能更完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)國家的科技和軍事各方面的能力和水平。因此，項目檔案的數(shù)字化工作還需不斷探索、完善，使項目檔案能更好的服務(wù)于企業(yè)和社會。

（作者單位：[1]張魏，上海航天技術(shù)基礎(chǔ)研究所；[2]陳嘉芬，上?？臻g推進(jìn)研究所。）