基于自組織系統(tǒng)論視角的高校機(jī)關(guān)工作思考

從我國(guó)高校的運(yùn)行情況看，它已經(jīng)成為一個(gè)復(fù)雜而有序的系統(tǒng)，而高校機(jī)關(guān)在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行中起著關(guān)鍵性的作用。機(jī)關(guān)是什么？簡(jiǎn)而言之，就是整個(gè)機(jī)械的關(guān)鍵部分。高校機(jī)關(guān)，可以認(rèn)為是高校系統(tǒng)運(yùn)行中最為關(guān)鍵的部分。它承擔(dān)著制定執(zhí)行相關(guān)政策規(guī)定、反饋教職員工和學(xué)生各方面需求、維護(hù)學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)等功能。

一、高校行政機(jī)關(guān)構(gòu)成及特點(diǎn)

（一）高校行政機(jī)關(guān)的構(gòu)成

高等學(xué)校行政機(jī)關(guān)依自身辦學(xué)性質(zhì)、辦學(xué)規(guī)模、地域特點(diǎn)等不同分設(shè)多個(gè)部門。僅以985高校為例，從最初的九校聯(lián)盟到如今的39所高校，其管理機(jī)構(gòu)設(shè)置基本在20個(gè)部門以上，圖1-1列出了985高校機(jī)關(guān)基本包含的部門。

按照管理機(jī)構(gòu)所屬不同，可分為黨委機(jī)構(gòu)、行政機(jī)構(gòu)、群團(tuán)組織、附屬機(jī)構(gòu)（如基金會(huì)等）；按照服務(wù)對(duì)象不同，可分為以教師為主型（如人事處、工會(huì)、設(shè)備處）、以學(xué)生為主型（如教務(wù)處、學(xué)工部、團(tuán)委）和師生兼顧型（如科技處、研究生院、國(guó)際交流與合作處）；按照日常業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，可分為服務(wù)為主型機(jī)構(gòu)（如黨辦校辦、人事處、教務(wù)處、科技處等）、管理為主型機(jī)構(gòu)（如保密委員會(huì)、檔案館、監(jiān)察室、審計(jì)處等）、發(fā)展支持類機(jī)構(gòu)（如發(fā)展戰(zhàn)略研究中心、法律事務(wù)室、信息化建設(shè)辦公室）。

圖1-1 高校機(jī)關(guān)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

（二）高校行政機(jī)關(guān)的特點(diǎn)

高校行政機(jī)關(guān)是一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的整體，無(wú)論哪個(gè)部門都承擔(dān)著一定的學(xué)校管理與服務(wù)職能，都在履行學(xué)校所賦予的一定職權(quán)并在職責(zé)范圍內(nèi)為學(xué)校整體發(fā)展貢獻(xiàn)合力，起著學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與師生員工之間溝通的橋梁紐帶作用，起著把學(xué)校發(fā)展規(guī)劃落實(shí)于具體的作用，起著凝聚全校師生員工同心同德、共筑學(xué)校發(fā)展藍(lán)圖的積極作用。

1.權(quán)威性

機(jī)關(guān)工作的權(quán)威性是最重要的一個(gè)特點(diǎn)。機(jī)關(guān)工作的重要職能是保證學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，尤其是在制定相應(yīng)規(guī)章制度并保證其發(fā)揮作用上。也只有高標(biāo)準(zhǔn)的工作要求、事無(wú)巨細(xì)的細(xì)節(jié)服務(wù)、嚴(yán)格要求的工作質(zhì)量，才成就了機(jī)關(guān)工作的權(quán)威性。

2.時(shí)效性

機(jī)關(guān)工作的實(shí)效性是最關(guān)鍵的一個(gè)特點(diǎn)。如特定的制度只適用于特定的歷史時(shí)期，一項(xiàng)好的制度只能說(shuō)是適應(yīng)了當(dāng)前發(fā)展階段的特征，但是制度是死的，不能“與時(shí)俱進(jìn)”，這就要求機(jī)關(guān)工作要不斷研究新情況，解決新問題，在時(shí)機(jī)成熟的時(shí)候?qū)φ哌M(jìn)行調(diào)整和完善。再如對(duì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的把握要嚴(yán)格，如報(bào)送報(bào)表要及時(shí)、發(fā)放工資要及時(shí)、就連學(xué)生選課也只能在一年中的某幾天進(jìn)行。

3.協(xié)同性

機(jī)關(guān)工作的協(xié)同性是最敏感的一個(gè)特點(diǎn)。之所以敏感，是因?yàn)檫@既是在傳統(tǒng)的管理模式下制約機(jī)關(guān)工作更上層樓的主要因素，更是在新時(shí)期制約學(xué)校事業(yè)發(fā)展的瓶頸。從系統(tǒng)論的視角看，協(xié)同性是最基礎(chǔ)的特性，沒有協(xié)同就不能稱之為系統(tǒng)，也只有有了良好的協(xié)同，機(jī)關(guān)作為學(xué)校運(yùn)行的關(guān)鍵部門，才能在真正意義上實(shí)現(xiàn)所謂管理的“涌現(xiàn)效應(yīng)”，而這正是機(jī)關(guān)工作的目標(biāo)所在。

4.重復(fù)性

機(jī)關(guān)工作的重復(fù)性是最基本的一個(gè)特點(diǎn)。在機(jī)關(guān)里事務(wù)性工作居多，這也是學(xué)校這個(gè)大系統(tǒng)正常運(yùn)行的根本保證。事務(wù)性工作日復(fù)一日、月復(fù)一月、年復(fù)一年，在一定意義上講簡(jiǎn)單而枯燥，卻又重要而精深。這也是很多人不思進(jìn)取、貪圖安逸而選擇機(jī)關(guān)作為“養(yǎng)老”之地的重要原因。

從歷史角度看，今日的重復(fù)絕不等同于10年前的重復(fù)，往日的簡(jiǎn)單也不能與今日的“簡(jiǎn)單”相提并論。從系統(tǒng)的角度看，事務(wù)性的簡(jiǎn)單正表明著制度系統(tǒng)的復(fù)雜，事務(wù)性的重復(fù)正表明著學(xué)校整個(gè)大系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這種螺旋前進(jìn)式的簡(jiǎn)單與重復(fù)正構(gòu)成并推動(dòng)了學(xué)校整體的發(fā)展。所有這些，都是機(jī)關(guān)人員殫精竭慮、日創(chuàng)一新、不辭辛勞、兢兢業(yè)業(yè)工作的結(jié)果。

二、自組織系統(tǒng)論簡(jiǎn)單介紹

系統(tǒng)論簡(jiǎn)單說(shuō)是一種方法論，它的核心思想是系統(tǒng)的整體觀念，任何系統(tǒng)都是一個(gè)有機(jī)的整體，它不是各個(gè)部分的機(jī)械組合或簡(jiǎn)單相加，系統(tǒng)的整體功能是各要素在孤立狀態(tài)下所沒有的功能。

而自組織系統(tǒng)論主要研究系統(tǒng)在與環(huán)境相互作用條件下，如何自動(dòng)地由無(wú)序走向有序、由低級(jí)有序走向高級(jí)有序，從而通過(guò)自身的演化而形成新的結(jié)構(gòu)和功能。其基本特征是開放性、分離性、層次性、進(jìn)化性，其基本理論有耗散結(jié)構(gòu)理論、協(xié)同性、突變論等。

耗散結(jié)構(gòu)理論研究的是開放的系統(tǒng)如何通過(guò)與外接交換人員、信息、能量等，從原有的無(wú)序或低級(jí)有序過(guò)渡到有序或高級(jí)有序的規(guī)范狀態(tài)。

協(xié)同性理論研究系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)的共同特征及其協(xié)同機(jī)理的理論，著重探討系統(tǒng)如何從無(wú)序變?yōu)橛行?、從低?jí)有序變?yōu)楦呒?jí)有序。

突變論則研究系統(tǒng)的非連續(xù)性突然變化，系統(tǒng)內(nèi)各參數(shù)的變化對(duì)于系統(tǒng)從穩(wěn)定到不穩(wěn)定再到新的穩(wěn)定狀態(tài)的影響。

從以上簡(jiǎn)單介紹可以看出，高校機(jī)關(guān)較為符合自組織系統(tǒng)的相關(guān)特征，基于自組織系統(tǒng)論角度來(lái)思考機(jī)關(guān)工作是較為合適的。

三、高校機(jī)關(guān)的系統(tǒng)性特征

（一）開放性

高校機(jī)關(guān)的開放性很大程度上與高校的開放性是一致的。作為社會(huì)組織的重要成員，尤其作為人才高地、信息高地、科技高地，高校的開放性是其最重要的特性?？v向來(lái)看，各高校都是在國(guó)家教育部、?。ㄊ校┙逃龔d（教委）的直接指導(dǎo)下開展工作的，各種工作交流是直接的和必需的。從橫向來(lái)看，高校與社會(huì)上其他領(lǐng)域的交流是充分的和廣泛的，這既包括高校教職工的正常流動(dòng)，更包括各種社會(huì)信息對(duì)高校教職工、學(xué)生的正負(fù)影響。高校已不是封閉的象牙塔，也不是與世隔絕的孤島，而是接受社會(huì)信息并不斷反饋的大系統(tǒng)。

（二）分離性與同一性

高校機(jī)關(guān)作為大的自組織系統(tǒng)，由很多小自組織系統(tǒng)組成即各機(jī)關(guān)部處。各部處由于職能不同、角度不同、利益不同而具有與生俱來(lái)的分離性和普遍競(jìng)爭(zhēng)性，表現(xiàn)為對(duì)如優(yōu)質(zhì)人力資源和財(cái)務(wù)資源的競(jìng)爭(zhēng)等，同時(shí)各部處作為機(jī)關(guān)一分子在維護(hù)學(xué)校整體運(yùn)轉(zhuǎn)上又具有同一性。如何盡量減少分離性而增強(qiáng)同一性就是協(xié)同論研究的問題，而這也是機(jī)關(guān)能夠發(fā)揮巨大作用的關(guān)鍵，也是管理價(jià)值“涌現(xiàn)效應(yīng)”能夠出現(xiàn)的關(guān)鍵。

（三）層次性

機(jī)關(guān)作為某一級(jí)自組織系統(tǒng)均處于某一個(gè)層次，隸屬于高一級(jí)自組織系統(tǒng)（學(xué)校），而管理著很多低一級(jí)自組織系統(tǒng)（各機(jī)關(guān)部處）。這種層次性某種意義上體現(xiàn)了一種不平等，主要體現(xiàn)為管理權(quán)限與職能的分工和人力資源、財(cái)務(wù)資源等的分配。

當(dāng)然在實(shí)際運(yùn)行中，“高校機(jī)關(guān)”僅僅是統(tǒng)稱，更多的工作職能落在“機(jī)關(guān)黨委”這一級(jí)黨的部門，且是由機(jī)關(guān)各部處作為它的具體代表，這也是機(jī)關(guān)各部門分離性強(qiáng)而同一性弱的一個(gè)因素。

（四）自我完善性（自組性）

高校機(jī)關(guān)具有不斷完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)外在職能、優(yōu)化自身功能的特性。新時(shí)期高等教育的發(fā)展對(duì)各高校提出了新的要求，但是原先的工作認(rèn)識(shí)、工作方法有可能已經(jīng)過(guò)時(shí)。高校機(jī)關(guān)必需主動(dòng)適應(yīng)這種變化，并開展調(diào)查研究，找出新時(shí)期開展工作更好的途徑和方法。如在如何開展“雙一流”建設(shè)上，高校機(jī)關(guān)就可以提前謀劃、做好規(guī)劃，開展積極的調(diào)查研究。只有變被動(dòng)適應(yīng)為主動(dòng)適應(yīng)，才能尋求到更為有效的途徑和方法從而真正實(shí)現(xiàn)自我改進(jìn)，推動(dòng)學(xué)校事業(yè)在新的時(shí)期更快更好的發(fā)展。

四、高校機(jī)關(guān)不斷自我完善的初步思考

從自組織系統(tǒng)論的角度看，機(jī)關(guān)工作是如何實(shí)現(xiàn)“整體大于部分之和”的關(guān)鍵所在，是實(shí)現(xiàn)管理價(jià)值“涌現(xiàn)”的關(guān)鍵所在?；谝陨峡紤]，下面僅就自組織系統(tǒng)的角度談一下高校機(jī)關(guān)工作的初步思考。

（一）更廣泛的開放性是實(shí)現(xiàn)高校機(jī)關(guān)良好運(yùn)行的保障

與外界良好的交流能保證高校機(jī)關(guān)系統(tǒng)獲取及時(shí)的信息、掌握有效的資源，更能通過(guò)吸引優(yōu)秀的人才加入機(jī)關(guān)工作隊(duì)伍帶來(lái)新的理念、新的方法，實(shí)現(xiàn)“新陳代謝”。不能與外界交流的高校機(jī)關(guān)是不能想象的，看似短期的平衡與穩(wěn)定卻隱藏著長(zhǎng)期的工作效能下降。也許這種現(xiàn)象不會(huì)在機(jī)關(guān)整體出現(xiàn)，卻有可能在某個(gè)機(jī)關(guān)部處出現(xiàn)，或者某個(gè)機(jī)關(guān)部處的某個(gè)時(shí)期出現(xiàn)，它所帶來(lái)的影響必將是巨大的。

如在人員使用的開放性上，一般崗位的工作人員是否可以考慮建立制度性的輪崗機(jī)制，既能使年輕干部得到不斷成長(zhǎng)，又能保證工作的持續(xù)創(chuàng)新性。從實(shí)際工作情況看，基礎(chǔ)崗位的成長(zhǎng)時(shí)間一般為2－3年，重點(diǎn)崗位的成長(zhǎng)時(shí)間一般為3－4年，根據(jù)工作性質(zhì)、工作環(huán)境的不同而略有差別。成長(zhǎng)周期之后隨之而來(lái)可能是工作的倦怠期，如果能利用這個(gè)特點(diǎn)建立有效的輪崗機(jī)制，則年輕干部得到不同崗位的成長(zhǎng)鍛煉，同一崗位也能在保證工作不間斷的情況下保持不斷的創(chuàng)新性。

從工作方法上看，“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育為機(jī)關(guān)工作提供了很好的方法論。高校最為寶貴的資源就是幾萬(wàn)名思想活躍的師生，在這方面可以充分發(fā)揮大家的聰明才智，多采納一些在實(shí)際工作中有用有效的招法。如在應(yīng)對(duì)部分教職工提出的機(jī)關(guān)“門難進(jìn)，臉難看，事難辦”意見時(shí)，是否可建立師生員工監(jiān)察員機(jī)制，讓師生變被服務(wù)者為主動(dòng)監(jiān)察者、變旁觀者為參與者、變牢騷者為建議者，共同建設(shè)良好的機(jī)關(guān)工作作風(fēng)。

（二）更好的協(xié)同性是高校機(jī)關(guān)管理價(jià)值涌現(xiàn)的根本保證

機(jī)關(guān)各部處作為一個(gè)個(gè)小自組織系統(tǒng)，與生俱來(lái)的分離性和競(jìng)爭(zhēng)性使得管理價(jià)值總是無(wú)意間相互削減，甚至站在本部門利益角度阻礙其他部門的改革發(fā)展，機(jī)關(guān)工作的同一性不能得到很好體現(xiàn)。

機(jī)關(guān)工作協(xié)同首先應(yīng)該來(lái)源于共同的認(rèn)識(shí)。每位工作人員的認(rèn)識(shí)水平和認(rèn)識(shí)角度不可能完全一樣，這是正?，F(xiàn)象。但是管理者或者上一級(jí)自組織系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者可以通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、集中學(xué)習(xí)等多種形式提高大家的認(rèn)識(shí)，達(dá)成共識(shí)。共識(shí)形成了，就會(huì)在工作中產(chǎn)生較多的合作，所謂補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、接球不漏球、協(xié)作而不越位，才能形成為了同一個(gè)奮斗目標(biāo)團(tuán)結(jié)共進(jìn)的局面。

其次來(lái)源于良好的制度保證。良好的工作協(xié)同不能完全寄希望于機(jī)關(guān)工作人員的主觀能動(dòng)性尤其不能寄希望于各部處的主管領(lǐng)導(dǎo)。在現(xiàn)行制度體系下，各部處主管領(lǐng)導(dǎo)只需要向自己的主管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)而不必為機(jī)關(guān)整體的工作效能負(fù)責(zé)，只需要向上級(jí)負(fù)責(zé)而不必向服務(wù)對(duì)象尤其是各院級(jí)單位負(fù)責(zé)。這樣一種制度設(shè)計(jì)必然導(dǎo)致各部處主管在涉及相互協(xié)作時(shí)“三思而后行”，主管領(lǐng)導(dǎo)同意的積極干，不影響本部門利益的默許干，影響本部門利益的拖著干。

在現(xiàn)有體制下，如果能從工作模式、工作方法、工作實(shí)操手冊(cè)等三個(gè)層面多一些關(guān)注和思考，機(jī)關(guān)工作的協(xié)同性應(yīng)該能得到較大改進(jìn)。

一是工作模式。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)工作模式是面向管理需求或任務(wù)需求的，主要表現(xiàn)為縱向負(fù)責(zé)、級(jí)級(jí)負(fù)責(zé)；新型的工作模式是面向服務(wù)需求的，正因?yàn)楦咝C(jī)關(guān)工作的核心就是為師生服務(wù)，所以面向服務(wù)需求的工作模式正體現(xiàn)著協(xié)同創(chuàng)新的理念，如我校新校區(qū)行政服務(wù)大廳類設(shè)計(jì)也正是面向服務(wù)需求提出來(lái)的，對(duì)高校機(jī)關(guān)提高服務(wù)效能也具有一定借鑒意義。

二是工作方法。在高校機(jī)關(guān)層級(jí)結(jié)構(gòu)中，縱向負(fù)責(zé)已較為完善，但是橫向協(xié)同的工作方法顯得乏善可陳。機(jī)關(guān)工作日益增加的工作量和新問題的不斷出現(xiàn)，使得機(jī)關(guān)工作人員基本喪失了主動(dòng)橫向聯(lián)系的積極性和時(shí)間上的可能性。我校定期召開的部處長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)制度緩解了這一問題，在很大程度上起到了發(fā)現(xiàn)問題、凝聚共識(shí)、統(tǒng)一思想的作用，是否可以考慮定期召集科級(jí)干部工作交流會(huì)，可以談工作、談思路、談方法、談技巧，相互學(xué)習(xí)、相互借鑒、相互理解。理念、制度設(shè)計(jì)在處級(jí)干部，執(zhí)行與服務(wù)基本都在科級(jí)干部，科級(jí)干部良好的協(xié)同性對(duì)于機(jī)關(guān)整體服務(wù)水平的提高應(yīng)該是尤為顯著的。

三是工作實(shí)操手冊(cè)。隨著機(jī)關(guān)工作量的日益增多和工作性質(zhì)的日趨復(fù)雜，新時(shí)期的高校機(jī)關(guān)工作已經(jīng)從粗放型“拍腦袋”管理逐步過(guò)渡到精細(xì)化管理。為了適應(yīng)這種變化，高校機(jī)關(guān)無(wú)論從硬件上還是從理念上都已經(jīng)做好了基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，但是在精細(xì)化服務(wù)的實(shí)際操作層面并未有明顯的改善，因此服務(wù)對(duì)象并沒有切身感受到顯著的變化。操作層面工作手冊(cè)（以下簡(jiǎn)稱“實(shí)操手冊(cè)”）的缺失一方面說(shuō)明外界事務(wù)變化過(guò)快，實(shí)操手冊(cè)尚未建立外界事務(wù)已然發(fā)生新的變化，但另一方面也因?yàn)榇隧?xiàng)工作是最基礎(chǔ)的工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力卻無(wú)立竿見影的效果。我校組織部和人事處在這方面做了有益的嘗試，分別建立了工作手冊(cè)（側(cè)重于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒碳芭c相關(guān)部門的協(xié)同）和工作案例（側(cè)重于以案例的角度開展工作），尤其是工作案例的建立，避免了同類事件的處理前后不一致、相關(guān)部門間不一致的現(xiàn)象，也回應(yīng)了部分教職員工提出部分機(jī)關(guān)干部“該干什么規(guī)章制度說(shuō)了算，該怎么干我說(shuō)了算”的疑問。

（三）青年管理干部的培養(yǎng)是保證高校機(jī)關(guān)活力常新的源泉

高校機(jī)關(guān)管理干部的補(bǔ)充主要有三種方式，一是從校外調(diào)入，二是從機(jī)關(guān)以外的部門直接調(diào)入（以青年教職工為主），三是在應(yīng)屆畢業(yè)生中選留。目前以后兩種方式為主。新進(jìn)入機(jī)關(guān)的同志雖具有不同的生活經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，但應(yīng)該具有共同的理想、共同的價(jià)值觀、共同的工作技能，這對(duì)于增加機(jī)關(guān)一盤棋的意識(shí)、增進(jìn)部門間的相互協(xié)作應(yīng)該具有重要作用。

如何培養(yǎng)新進(jìn)入機(jī)關(guān)工作的青年教職工，將成為高校機(jī)關(guān)能否活力常新的關(guān)鍵。

一是可以探索建立集中培訓(xùn)制度。在未工作之前，我們不能期望新選留下的畢業(yè)生們具有為我校機(jī)關(guān)工作的共同價(jià)值觀、共同目標(biāo)，也不能期望從各院級(jí)單位選調(diào)的人員具有共同的理想、共同的工作技能，因此適當(dāng)時(shí)間的集中培訓(xùn)或適當(dāng)時(shí)間的機(jī)關(guān)黨委工作經(jīng)歷是必要的。通過(guò)共同培訓(xùn)，還能在進(jìn)入各自工作崗位之前，使他們樹立大機(jī)關(guān)的概念、明確機(jī)關(guān)一盤棋的整體理念，避免各部門的本位主義思想先入為主，從而為在以后的工作中增強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)性和同一性做好準(zhǔn)備。二是可以探索建立在考核制度之上的輪崗機(jī)制。前文有提到機(jī)關(guān)里基礎(chǔ)崗位的成長(zhǎng)時(shí)間在2－3年左右，隨后會(huì)進(jìn)入疲勞期，因此可探索建立定期輪崗交流機(jī)制，對(duì)考核優(yōu)秀者進(jìn)行有針對(duì)性的輪崗培養(yǎng)，這樣既鍛煉了干部，又在不同部處、不同部門間建立了優(yōu)秀的互通橋梁，對(duì)于增強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)性和同一性尤有益處。三是從情感聯(lián)系入手，可根據(jù)青年人的特點(diǎn)鼓勵(lì)建立微信群、微博、球類協(xié)會(huì)等，從實(shí)際工作效果看，工作之外的密切往來(lái)尤其能促進(jìn)工作中的相互協(xié)作。