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    我國(guó)圖書(shū)館館配供應(yīng)鏈的構(gòu)建

    2017-03-20 17:14:13喻莉君楊玉麟曾淑芬
    新世紀(jì)圖書(shū)館 2017年2期

    喻莉君+楊玉麟+曾淑芬

    摘 要 論文以我國(guó)圖書(shū)館館配問(wèn)題為研究對(duì)象,從供應(yīng)鏈的“三流”:“資金流”“信息流”“物流”中引申出適合館配供應(yīng)鏈的“服務(wù)流”,結(jié)合圖書(shū)館館配業(yè)務(wù)的主要流程設(shè)計(jì)館配供應(yīng)鏈服務(wù)流,以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館配供應(yīng)鏈的正常有效運(yùn)行。

    關(guān)鍵詞 圖書(shū)館館配 館配供應(yīng)鏈 服務(wù)流

    分類(lèi)號(hào) G251.5

    DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2017.02.013

    Abstract The object of this research is the book supply in domestic libraries. The service flow, which fits the book supply chain, is derived from cash flow, information flow and logistics in supply chain. By combining the main process of library book supply, this paper designs the service flow of book supply chain to make sure the book supply chain work efficiently.

    Keywords Library book supply. Book supply chain. Service flow.

    據(jù)有關(guān)部門(mén)推測(cè),目前我國(guó)每年圖書(shū)館采購(gòu)量的市場(chǎng)需求約為50億人民幣左右,其中院校圖書(shū)館年購(gòu)書(shū)量占到近六成,購(gòu)書(shū)金額超過(guò)30億元,公共圖書(shū)館及專業(yè)圖書(shū)館也有近20億元[1]。本文擬針對(duì)圖書(shū)館館配市場(chǎng)的繁榮,試圖從供應(yīng)鏈中的服務(wù)流視角切入,分析并解決目前我國(guó)館配市場(chǎng)出現(xiàn)的牛鞭效應(yīng)、書(shū)單不精準(zhǔn)、圖書(shū)質(zhì)量差等問(wèn)題。

    1 館配供應(yīng)鏈概述

    “館配供應(yīng)鏈”是筆者將物流學(xué)運(yùn)用在圖書(shū)館學(xué)中提出的新觀點(diǎn),是指圍繞圖書(shū)館這一核心,通過(guò)對(duì)信息流、物流、服務(wù)流、資金流的控制,使從出版社出版圖書(shū),到經(jīng)由館配商將圖書(shū)送到圖書(shū)館的過(guò)程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)機(jī)構(gòu)相互協(xié)同運(yùn)作,有效集成為一個(gè)動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)關(guān)系鏈條,并通過(guò)對(duì)流程的不斷精簡(jiǎn)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈的不斷增值。

    1.1 供應(yīng)鏈理念在圖書(shū)館配中的運(yùn)用

    隨著信息技術(shù)的發(fā)展,圖書(shū)館的采購(gòu)方式也逐漸多樣化,從傳統(tǒng)的訂單購(gòu)書(shū)、樣本采選,到聯(lián)合采購(gòu)、樣書(shū)采購(gòu)、數(shù)據(jù)選購(gòu),再到館配商的出現(xiàn)等,促使圖書(shū)館在不斷改革創(chuàng)新的同時(shí),對(duì)采購(gòu)方式的科學(xué)性、經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行考察,在向企業(yè)管理方式學(xué)習(xí)的同時(shí),結(jié)合自身的機(jī)構(gòu)特點(diǎn),實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館工作的創(chuàng)新發(fā)展。

    供應(yīng)鏈?zhǔn)巧a(chǎn)及流通過(guò)程中,由將產(chǎn)品或服務(wù)提供給最終客戶的上游與下游企業(yè)所形成的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。供應(yīng)鏈管理是有效集成供貨商、制造商、倉(cāng)庫(kù)和商店的一套方法。它使生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品能以正確的數(shù)量、合格的質(zhì)量,在正確的時(shí)間與狀態(tài)被送往正確的地點(diǎn),從而在滿足服務(wù)水平需要的同時(shí),盡可能降低系統(tǒng)成本[2]。而將企業(yè)管理的運(yùn)營(yíng)機(jī)制引入圖書(shū)館圖書(shū)資源建設(shè)工作,旨在將圖書(shū)流通納入從上游的出版社與下游的各類(lèi)圖書(shū)館所構(gòu)成的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)中,從全局的角度提高整個(gè)鏈條的效率,降低溝通成本、服務(wù)成本及資金成本。由此可見(jiàn),兩者的思想理念不謀而合,同樣追求系統(tǒng)整體效益的提高,因此,供應(yīng)鏈管理的方法十分適用于圖書(shū)館配行業(yè)。

    1.2 圖書(shū)館配供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)分析

    在本文所構(gòu)建的館配供應(yīng)鏈中(見(jiàn)圖1),上游的供貨商是指圖書(shū)出版社、圖書(shū)發(fā)行商、商業(yè)性信息服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)商等信息資源的供貨商;中間商即館配商,是館配供應(yīng)鏈運(yùn)作的中心,它承擔(dān)著圖書(shū)資源的采購(gòu)、分銷(xiāo)、數(shù)據(jù)維護(hù)、物流配送等服務(wù),并通過(guò)實(shí)物書(shū)目、電子資源、多媒體資源等形式為各大圖書(shū)館提供信息資源服務(wù),滿足圖書(shū)館的信息需求。下游的客戶即各類(lèi)型的圖書(shū)館,它是館配供應(yīng)鏈服務(wù)的重心,館配供應(yīng)鏈的最終目的是提高圖書(shū)館的工作效益,提升圖書(shū)館的服務(wù)能力。

    筆者從館配供應(yīng)鏈的服務(wù)流入手,分析各個(gè)節(jié)點(diǎn)在館配鏈中的服務(wù)職責(zé)。服務(wù)鏈的核心立足點(diǎn)是“讀者的需求”,因此本文在上、中、下游分別提出控制牛鞭效應(yīng)、書(shū)單精細(xì)化、圖書(shū)質(zhì)量控制,切實(shí)根據(jù)讀者的需求形成采購(gòu)書(shū)單,真正使各節(jié)點(diǎn)形成一體化、相互協(xié)作的有機(jī)整體,全面構(gòu)建出一套以效率和效益為中心的供應(yīng)鏈。

    2 館配供應(yīng)鏈服務(wù)流的構(gòu)建

    2.1 上游:控制牛鞭效應(yīng)

    在館配供應(yīng)鏈上,由于下游讀者的需求信息在沿著各節(jié)點(diǎn)向上端傳遞時(shí),會(huì)出現(xiàn)回饋速度慢、信息化普及程度低、信息不對(duì)稱、批量訂購(gòu)折扣大戰(zhàn)、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性差等原因,因而會(huì)產(chǎn)生需求信息逐級(jí)放大或縮小,波動(dòng)越來(lái)越大的“牛鞭效應(yīng)(Bullwhip Effect)”。

    牛鞭效應(yīng)一旦出現(xiàn),波動(dòng)異常的信息與下游的真實(shí)需求失之千里,可能誤導(dǎo)出版社和館配商做出錯(cuò)誤的決策,影響出版計(jì)劃的制定及企業(yè)的發(fā)展,極大降低了供應(yīng)鏈上端的服務(wù)質(zhì)量。其次,這也將加重庫(kù)存,大量庫(kù)存會(huì)占據(jù)出版社的倉(cāng)儲(chǔ)成本和運(yùn)營(yíng)成本,書(shū)本積壓以致滯銷(xiāo),最終導(dǎo)致供應(yīng)鏈的斷裂。對(duì)此,本文在劉海燕、曹瑞青、馬杰、楊軍、黃麗娟等諸多學(xué)者對(duì)供應(yīng)鏈上的牛鞭效應(yīng)研究的基礎(chǔ)上[3-6],提出一些應(yīng)對(duì)館配供應(yīng)鏈牛鞭效應(yīng)的措施。

    (1)建立信息管理集成系統(tǒng)。建立一個(gè)貫穿供應(yīng)鏈上中下游各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息集成管理平臺(tái),集中、高效地處理信息,加速上游對(duì)圖書(shū)館讀者需求的快速響應(yīng),消除信息的不對(duì)稱,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈各節(jié)點(diǎn)之間信息的跨域交互,擴(kuò)大信息流的流通范圍及透明度,從而助力出版社提供更加高效地服務(wù),有效地減少牛鞭效應(yīng)。

    (2)建立風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的庫(kù)存管理模式。這是一種連結(jié)出版社、館配商、圖書(shū)館三者,將其視為一個(gè)責(zé)任共同體,權(quán)力責(zé)任平衡并共同承擔(dān)庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)的一種全新的庫(kù)存管理模式,而不僅僅是從前的出版社獨(dú)自承擔(dān)高庫(kù)存壓力的傳統(tǒng)模式。在這樣的模式下,三者緊密合作在一起形成有利共享、有損失共同承擔(dān)的戰(zhàn)略同盟。這樣的供應(yīng)鏈中,各節(jié)點(diǎn)相互合作相互信任,朝著共同的愿景,為終端讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),極大地削減了牛鞭效應(yīng)的影響。

    (3)提高預(yù)測(cè)精準(zhǔn)度。實(shí)現(xiàn)以上兩點(diǎn),即保持緊密地信息聯(lián)系與信任合作后,通過(guò)共享各自掌握的數(shù)據(jù)與信息,共同進(jìn)行讀者需求預(yù)測(cè),推進(jìn)出版社的精細(xì)化服務(wù),凸顯增值服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)力,使預(yù)測(cè)更加科學(xué)準(zhǔn)確。這要求各級(jí)節(jié)點(diǎn)均提供需求預(yù)測(cè),最后出版社基于各節(jié)點(diǎn)的預(yù)測(cè),為圖書(shū)館提供精細(xì)化采訪書(shū)目,補(bǔ)缺書(shū)目信息。

    (4)促進(jìn)書(shū)目信息物流標(biāo)準(zhǔn)化。削減供應(yīng)鏈中的牛鞭效應(yīng)最基礎(chǔ)的工作即將書(shū)目信息標(biāo)準(zhǔn)化,涉及到圖書(shū)物流用語(yǔ)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、物流作業(yè)和服務(wù)等方面的基本標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。如果圖書(shū)物流標(biāo)準(zhǔn)體系不健全,圖書(shū)供應(yīng)鏈將難以實(shí)現(xiàn)信息共享、準(zhǔn)確預(yù)測(cè),從而影響了物流作業(yè)效率、信息交換速度等。

    另外,如適當(dāng)穩(wěn)定折扣波動(dòng),建立圖書(shū)供應(yīng)鏈的績(jī)效評(píng)估體系等方法,都能適當(dāng)減少牛鞭效應(yīng)這種需求信息放大的現(xiàn)象。

    2.2 中游:書(shū)單精細(xì)化

    館配商在供應(yīng)鏈服務(wù)流中所起到的作用,是主動(dòng)為圖書(shū)館提供符合讀者需求的采訪書(shū)目。這些書(shū)目是圖書(shū)館采購(gòu)計(jì)劃的重要參考對(duì)象,因此在中游需要重點(diǎn)關(guān)注館配商提供的書(shū)單。書(shū)單的精細(xì)化內(nèi)容包括書(shū)單精細(xì)常規(guī)化、個(gè)性化定制采訪書(shū)單、數(shù)據(jù)信息共享等,它是改進(jìn)館配商服務(wù)模式的途徑,也是體現(xiàn)其服務(wù)能力的主要方式。館配商提供精細(xì)化書(shū)單,可以提升行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力,為不同類(lèi)型不同受眾的圖書(shū)館提供有針對(duì)性的采訪書(shū)目,而且也可以作為圖書(shū)館衡量館配商服務(wù)能力的評(píng)價(jià)指標(biāo)之一;精細(xì)化書(shū)單作為新型圖書(shū)采訪的補(bǔ)充方式,從傳統(tǒng)的采購(gòu)方式中解脫出來(lái),較好地提高了圖書(shū)館的工作效率。

    首先,將書(shū)單精細(xì)化這一業(yè)務(wù)普及化和常規(guī)化,即館配商在日常的配送工作基礎(chǔ)上,整合上游出版社的庫(kù)存信息,為各館提供針對(duì)其個(gè)性化需求的采訪書(shū)目。要達(dá)到這個(gè)目的,首當(dāng)其沖的是館配商內(nèi)部的專業(yè)人員需要有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí),對(duì)符合各館館藏方向的特色書(shū)目進(jìn)行搜集、整理、研究、創(chuàng)新、推送,努力整合各方面的信息,以提升館配商所提供的書(shū)單的精細(xì)程度。

    除此以外,采訪數(shù)目所涉及的內(nèi)容廣度方面也需要下功夫。對(duì)于各大媒體上定期刊登的推薦書(shū)目榜單,各大書(shū)店的銷(xiāo)售榜單及領(lǐng)域權(quán)威、各界名人以及專業(yè)人士的推薦書(shū)單等,館配商應(yīng)時(shí)刻保持關(guān)注,作為圖書(shū)館采購(gòu)的參考書(shū)目。同時(shí),應(yīng)密切關(guān)注國(guó)內(nèi)及國(guó)際時(shí)政、時(shí)事,從多方面收集歸納具有價(jià)值的信息。比如“中國(guó)夢(mèng)”戰(zhàn)略的提出,可以作為圖書(shū)館一個(gè)特色的館藏主題,定期為圖書(shū)館推送與此相關(guān)的書(shū)籍,豐富圖書(shū)館的服務(wù)內(nèi)容。對(duì)于高校的圖書(shū)館,館配商要推出更符合高校的學(xué)術(shù)類(lèi)專題圖書(shū),需要長(zhǎng)期和圖書(shū)館學(xué)科館員保持聯(lián)系,以了解高校發(fā)展動(dòng)態(tài),并主動(dòng)收集高校自主科研成果的相關(guān)著作等,延伸相關(guān)領(lǐng)域圖書(shū)進(jìn)行專題推送。另外,館配商還應(yīng)與出版社保持緊密聯(lián)系,及時(shí)獲得優(yōu)秀出版社的相關(guān)出版信息、版本更新情況、暢銷(xiāo)書(shū)目,為重點(diǎn)圖書(shū)和優(yōu)秀新書(shū)提供專題數(shù)據(jù)。當(dāng)然,數(shù)據(jù)也需要按照季度或年度進(jìn)行采集和更新,以期能夠按時(shí)推送學(xué)科專著、暢銷(xiāo)書(shū)目和精品書(shū)目[7]。

    再者,館配商應(yīng)向圖書(shū)館提供個(gè)性化定制的采訪書(shū)單。在實(shí)際工作中,可以將同一類(lèi)型的圖書(shū)館分為一類(lèi),熟悉各類(lèi)圖書(shū)館的差異性需求,針對(duì)不同類(lèi)別制定書(shū)目服務(wù),減少館配商的工作量,進(jìn)而提供更加精準(zhǔn)的書(shū)單。

    最后,館配商要充分利用各圖書(shū)館自身所掌握的數(shù)據(jù)。推出各個(gè)主題的暢銷(xiāo)書(shū)目,為圖書(shū)館更新數(shù)據(jù),查漏補(bǔ)缺。當(dāng)今是大數(shù)據(jù)時(shí)代,館配商可以利用數(shù)據(jù)分析,建立完善的評(píng)價(jià)體系,成立專題書(shū)庫(kù),為圖書(shū)館采購(gòu)人員提供科學(xué)、合理的采購(gòu)指導(dǎo)。

    2.3 下游:圖書(shū)館圖書(shū)質(zhì)量控制

    圖書(shū)館提升圖書(shū)的質(zhì)量,以最合理的采購(gòu)價(jià)格買(mǎi)到令讀者滿意的書(shū),提供最好的服務(wù),需要選擇信譽(yù)良好,服務(wù)質(zhì)量高的館配商。本文從以下幾點(diǎn)提出圖書(shū)館把控圖書(shū)質(zhì)量的對(duì)策。

    (1)一切以質(zhì)量為主。圖書(shū)館在招標(biāo)時(shí),首先應(yīng)關(guān)注的是館配商的信譽(yù)及資質(zhì),如公司規(guī)模、企業(yè)文化、員工素質(zhì)、購(gòu)書(shū)所覆蓋的出版社的數(shù)量及質(zhì)量、信息化程度、物流能力、經(jīng)營(yíng)范圍的學(xué)科優(yōu)勢(shì)及行業(yè)優(yōu)勢(shì)、圖書(shū)的編目加工能力等。圖書(shū)館選擇館配采購(gòu)的目的是為了豐富采購(gòu)方式,提高采購(gòu)效率,切不可本末倒置,一切向“錢(qián)”看齊,為節(jié)約經(jīng)費(fèi),簡(jiǎn)單地選擇價(jià)格最低的中標(biāo),最終影響圖書(shū)館的館藏質(zhì)量。

    (2)提高招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。圖書(shū)館在公開(kāi)招標(biāo)時(shí)所擬定的招標(biāo)條件,是保障圖書(shū)館館藏質(zhì)量的重要前提,招標(biāo)合同中的條款則有進(jìn)一步規(guī)范館配商行為的作用。因此,在招標(biāo)合同中的具體需求應(yīng)羅列詳細(xì),具體說(shuō)明,使每項(xiàng)條款均具有可操作性和可評(píng)價(jià)性,細(xì)化書(shū)目加工級(jí)別、送貨周期范圍、價(jià)格折扣幅度、服務(wù)相應(yīng)速度等等,利用法律的方式確保館配商履行合同,保障雙方的權(quán)益,從源頭上杜絕信譽(yù)失范及館配中有可能涉及的違規(guī)問(wèn)題。

    (3)嚴(yán)格監(jiān)控館配各環(huán)節(jié)。首先在圖書(shū)驗(yàn)收時(shí),仔細(xì)核對(duì)圖書(shū)的復(fù)本量、種類(lèi)等與訂單有無(wú)出入,檢查有無(wú)盜版或劣質(zhì)圖書(shū),檢查有無(wú)圖書(shū)印刷質(zhì)量差、缺頁(yè)、少頁(yè)的問(wèn)題,檢查是否有塞書(shū)現(xiàn)象等;其次在圖書(shū)入庫(kù)時(shí),館員應(yīng)嚴(yán)格審核來(lái)書(shū)資料,檢查是否與本館藏書(shū)規(guī)范相符,是否涵蓋本館的藏書(shū)類(lèi)目等;再者是在圖書(shū)編目時(shí),對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行加工完善,修改錯(cuò)誤信息,并檢查圖書(shū)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。最后,圖書(shū)館應(yīng)對(duì)每次館配的物流進(jìn)行評(píng)估,監(jiān)督館配商按時(shí)保質(zhì)保量地將圖書(shū)送達(dá)[8]。

    (4)建立館配商服務(wù)評(píng)價(jià)平臺(tái)。合同的約束力僅僅體現(xiàn)在行為的規(guī)范上,對(duì)館配商道德誠(chéng)信也需進(jìn)行約束,筆者提倡建立一個(gè)全市乃至全省范圍內(nèi)的館配商服務(wù)評(píng)價(jià)平臺(tái),制定如服務(wù)水平、信譽(yù)級(jí)別、違約記錄等定性指針,以及到貨率、缺貨率、殘次品率、供貨周期等定量指針,所有圖書(shū)館均根據(jù)這些指標(biāo)對(duì)館配商的服務(wù)進(jìn)行詳盡地記錄評(píng)價(jià),并公開(kāi)公布在該平臺(tái)上,定期對(duì)館配商進(jìn)行評(píng)比并分級(jí)管理。此外,引入懲戒機(jī)制,將有多次違約或不良記錄的館配商信息公開(kāi),予以罰款等懲罰,讓違信企業(yè)失去再次合作的機(jī)會(huì),營(yíng)造弘揚(yáng)有信譽(yù)的企業(yè),懲戒失信企業(yè)的館配市場(chǎng)氛圍,保障圖書(shū)館的利益,推進(jìn)館配行業(yè)的健康發(fā)展。

    (5)圖書(shū)館自營(yíng)圖書(shū)加工工作。部分館配商承接了圖書(shū)館外包的圖書(shū)加工工作,但有的館配商為降低成本,以次充好,使用劣質(zhì)磁條、條形碼、書(shū)標(biāo),在編目數(shù)據(jù)時(shí)書(shū)目信息東拼西湊,內(nèi)容不全面,數(shù)據(jù)質(zhì)量無(wú)法達(dá)標(biāo)。為保證圖書(shū)質(zhì)量,筆者建議由圖書(shū)館采購(gòu)磁條等圖書(shū)加工耗材,交由館配商加工,再由圖書(shū)館負(fù)責(zé)驗(yàn)收檢查,以保證質(zhì)量。對(duì)于文獻(xiàn)編目工作,則由圖書(shū)館自己負(fù)責(zé),分類(lèi)編目是圖書(shū)館的基礎(chǔ)性工作之源,如若連編目這一傳統(tǒng)看家工作都外包,那數(shù)據(jù)質(zhì)量將難以保障。

    3 結(jié)語(yǔ)

    出版社、館配商、圖書(shū)館三者是不可分割的產(chǎn)業(yè)鏈,從服務(wù)鏈的角度,上中下游建立合作的關(guān)系,實(shí)施館配供應(yīng)鏈管理,避免為眼前既得利益而惡性競(jìng)爭(zhēng)擾亂市場(chǎng),整合上游供貨商及下游圖書(shū)館和讀者,聯(lián)盟互利,以使整個(gè)供應(yīng)鏈發(fā)揮它最大的效益,才能保證圖書(shū)館配市場(chǎng)健康發(fā)展,最終實(shí)現(xiàn)三方的共贏局面。因此,為進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)館配行業(yè)的健康發(fā)展,應(yīng)該積極探索適應(yīng)圖書(shū)館配市場(chǎng)發(fā)展的供應(yīng)鏈管理方法,本文只是從供應(yīng)鏈的服務(wù)流角度提出一些見(jiàn)解,仍有許多的不足之處需要補(bǔ)充和完善。

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