水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作要求與體會(huì)

陽元華

摘 要：隨著國家對(duì)長江航道建設(shè)投入的加大，水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目劇增，建設(shè)規(guī)模也不斷提升，在工程建設(shè)過程中，基建檔案管理工作占據(jù)重要組成部分。建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中直接產(chǎn)生的各種不同載體形式的資料信息，不僅是記載建設(shè)項(xiàng)目全過程的憑據(jù)，更是基建檔案管理工作的重要內(nèi)容，其管理質(zhì)量水平的高低對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量有著直接影響。因此，加強(qiáng)基建檔案管理對(duì)整個(gè)基建項(xiàng)目建設(shè)具有重要的作用。

關(guān)鍵詞：水運(yùn)建設(shè)；檔案管理；工作

1 水運(yùn)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)

長江航道建設(shè)工程涉及范圍廣，建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始直至工程竣工投入使用，整個(gè)過程中都要與長江沿線各省市政府及職能部門取得聯(lián)系，進(jìn)行溝通，以期得到地方政府的同意并辦理相關(guān)的施工許可與證書；建設(shè)項(xiàng)目多，既有航道整治工程、碼頭基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程，又包含船舶建造；時(shí)間跨度長，航道整治工程受季節(jié)影響，多在冬、春枯水季節(jié)長江水位低落時(shí)施工。各地方對(duì)工程施工的要求不同，各建設(shè)工程項(xiàng)目種類不同，對(duì)所產(chǎn)生的文件材料的收集要求也不一樣。

2 項(xiàng)目資料收集的工作要求

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案管理人員在充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案工作的重要性的基礎(chǔ)上，主動(dòng)向項(xiàng)目管理部門、參建單位管理人員進(jìn)行宣傳，消除重建設(shè)施工，輕檔案管理的傾向?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收時(shí)間跨度長，參與管理的部門多，參加建設(shè)的單位多，特別是施工階段會(huì)產(chǎn)生大量的重要的資料。只有所有參建單位人員高度重視項(xiàng)目資料的收集管理工作，將每一個(gè)分部分項(xiàng)階段的項(xiàng)目資料最原始的真實(shí)的完整的收集齊全、整理完善并保管好，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量才有保障。

2.2 完善檔案管理制度

根據(jù)長江航道基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法的規(guī)定，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件實(shí)行“三同時(shí)”管理，下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)時(shí)同時(shí)下達(dá)文件的歸檔要求；檢查工程進(jìn)度時(shí)檢查文件形成情況；項(xiàng)目交工、竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)情況。建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備管理人員，并保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，以保證編制工作的順利進(jìn)行。

2.3 健全檔案管理流程

基建檔案是由基建項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到竣工驗(yàn)收期間所形成的各類載體形式的資料所組成的，做好檔案的收集、歸檔與驗(yàn)收工作十分重要。加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目前期工作、設(shè)計(jì)及招標(biāo)工作階段資料的收集監(jiān)督力度，檢查在工程前期階段辦理的各項(xiàng)審批手續(xù)等資料是否及時(shí)收集，集中管理；招、投標(biāo)及過程中發(fā)生的相關(guān)資料是否齊全，簽章是否完整；工程開工前以書面形式告知施工單位按照規(guī)范要求收集整理，對(duì)資料的套數(shù)、材質(zhì)等提出相應(yīng)的要求。注重監(jiān)督施工全過程圖片、聲像資料的收集工作，對(duì)工程中發(fā)生的隱蔽工程及時(shí)采集圖片、聲像資料，做到電子文檔與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，便于工程完工后的專項(xiàng)審計(jì)及竣工驗(yàn)收時(shí)，更為直觀的了解工程全況；協(xié)同監(jiān)理人員把牢“施工管理性資料、施工質(zhì)量（檢測(cè)）保證性資料、施工質(zhì)量評(píng)定性資料、竣工圖編制”關(guān)口；工程完工后，督促工程各參建單位按合同規(guī)定時(shí)間提交工程資料及竣工圖；協(xié)助項(xiàng)目管理部門，做好竣工資料的收集整理工作，避免原件收集不齊、簽章不及時(shí)、資料的閉合性不好的情況發(fā)生，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收順利進(jìn)行。

3 項(xiàng)目資料收集工作的體會(huì)

3.1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，部門密切配合是推進(jìn)基建項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵

項(xiàng)目檔案工作是基本建設(shè)工作的重要組成部分，檔案部門與項(xiàng)目管理部門必須密切配合，明確各自工作職責(zé)。建立檔案部門監(jiān)督與項(xiàng)目職能管理部門及監(jiān)理單位管理相結(jié)合、檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)與項(xiàng)目職能管理部門資料人員管理相結(jié)合的機(jī)制，切實(shí)履行檔案主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行監(jiān)督管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職能。

3.2 建立健全管理制度是順利開展基建項(xiàng)目檔案管理工作的保證

按照交通運(yùn)輸行業(yè)有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》及《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》，并結(jié)合本單位實(shí)際，制定有關(guān)基本建設(shè)、工程管理的規(guī)章制度或?qū)嵤┘?xì)則，進(jìn)一步明確管理部門、參建單位職責(zé)范圍和義務(wù)，在制度的制定過程中，充分聽取檔案人員的意見和建議，切實(shí)將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中。應(yīng)將項(xiàng)目文件資料管理列入項(xiàng)目建設(shè)工作計(jì)劃，在制定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、編制招標(biāo)文件和簽訂合同、協(xié)議時(shí)設(shè)立專門條款，規(guī)定文件資料形成者各自的職責(zé)，提出文件資料的收集范圍、整理套數(shù)、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。

3.3 檔案人員切實(shí)履行職責(zé)，是做好基建項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)

長江航道建設(shè)工程涉及范圍廣、時(shí)間長、項(xiàng)目多，所產(chǎn)生的文件材料種類繁多，對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求也相應(yīng)更高，不僅要有較全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，較高的政策水平，還要具備一定的基建業(yè)務(wù)知識(shí)。因此，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重自身知識(shí)的積累；熟悉掌握基本建設(shè)工作程序、階段及內(nèi)容，懂得在不同的階段應(yīng)該收集哪些工程資料。要認(rèn)真學(xué)習(xí)深刻領(lǐng)會(huì)各類基本建設(shè)檔案管理的文件精神，并在工作中貫徹落實(shí)，以此與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合來開展工作。加強(qiáng)與參建單位的溝通指導(dǎo)，宣講行業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)各參建單位收集、整理的工程資料的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)工程，要求檔案管理人員站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，以滿腔熱情投入到工作中，以國家和本行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)性文件為依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)各項(xiàng)管理制度，履行監(jiān)督、指導(dǎo)職能，與項(xiàng)目管理部門人員、參建單位人員共同努力，高質(zhì)量完成項(xiàng)目檔案管理工作，使工程項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目使用中發(fā)揮應(yīng)有的作用。