Word郵件合并在集體林權(quán)制度改革工作中的應(yīng)用

趙蕾　李文修　王原

摘要：在集體林權(quán)制度改革工作中，通過傳統(tǒng)方式錄入和打印《林權(quán)登記申請表》、《宗地勘界確權(quán)調(diào)查表》的方法存在效率低、出錯率高、工作量大等問題。本文探索和研究出利用WORD郵件合并功能批量錄入、打印林權(quán)相關(guān)表格的方法，使得基層工作效率、工作質(zhì)量得到了顯著提升。

關(guān)鍵字：林權(quán)制度改革；郵件合并；批量處理

根據(jù)集體林權(quán)制度改革工作要求，勘界確權(quán)完成并進(jìn)行二榜公示后，每宗地都要填寫《宗地勘界確權(quán)調(diào)查表》（以下簡稱《勘界表》）和《林權(quán)登記申請表》（以下簡稱《申請表》），這2個表格是申請辦理林權(quán)證明最主要的依據(jù)，是林權(quán)制度改革的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)手工輸入的方法費(fèi)時費(fèi)力、錯漏百出，加大了林權(quán)工作的難度。因此，將Word郵件合并功能引入林權(quán)登記工作，以審核無誤的《過渡表》為唯一數(shù)據(jù)源，自動生成《申請表》、《勘界表》，實現(xiàn)林權(quán)登記工作的批量處理。數(shù)據(jù)處理過程中，數(shù)據(jù)源唯一、林權(quán)因子唯一，極大提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，實現(xiàn)了各級數(shù)據(jù)的無縫連接。

1 傳統(tǒng)林權(quán)登記模式

《申請表》和《勘界表》中各項林地因子繁多，包括林權(quán)登記類型、登記林權(quán)內(nèi)容、宗地坐落、林地所有權(quán)人、林種、數(shù)種、地類、造林年限、林地使用期、宗地信息、四至界限等35項要素。其中，《申請表》涵蓋30項林權(quán)因子、勘界表29項、重復(fù)因子25項。各因子數(shù)量繁多，造成手工錄入模式工作量大、錯誤率高、數(shù)據(jù)不一致等問題。

1.1 工作量大

在林權(quán)登記工作中，要求每宗地《申請表》一式4份，《勘界表》一式2份。按戶均宗地數(shù)統(tǒng)計，每戶至少1宗地，多則數(shù)十宗，按村均宗地數(shù)統(tǒng)計，每村平均約300宗地。以河南省濟(jì)源市為例，共計11個鎮(zhèn)、322個村，合計約9萬宗地。每宗地在一次填寫成功的情況下約需要10min，一個村300宗地需要50h，按日均8h工作制，完成1個村需要6d多，以濟(jì)源市為例，完成全市林權(quán)登記工作需要的工作量可想而知。

1.2 錯誤率高

由于填寫人員文化程度、書寫能力不同，登記中異體字、錯別字、無法辨識字時有發(fā)生，且部分林權(quán)因子書寫量大，如通訊地址、身份證號碼等。部分因子易混淆，如地形與地貌、樹種與林種等，對林權(quán)登記審核工作造成困難。

1.3 數(shù)據(jù)不一致

由于每宗地《申請表》一式4份，《勘界表》一式2份，手工錄入容易造成同一表格前后不一致，不同份數(shù)之間不一致，2個表格同一因子等諸多數(shù)據(jù)不一致問題，為審核工作增加了難度。

引入Word的郵件合并功能，能夠?qū)崿F(xiàn)《申請表》、《勘界表》批量自動生成，克服了傳統(tǒng)手工模式下存在的諸多弊端，進(jìn)一步提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 Word郵件合并批處理登記模式

2.1 林權(quán)主文檔總體設(shè)計

本文的主文檔包括《申請表》和《勘界表》2項，為了實現(xiàn)批量處理，需要對主文檔進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計，為了更全面展示各項林權(quán)信息，避免后期群眾糾紛，展示因子要保證全面、準(zhǔn)確。本文基于的林權(quán)主文檔如上（節(jié)選）：

2.2 林權(quán)數(shù)據(jù)源總體設(shè)計

林權(quán)數(shù)據(jù)源采用Excel表格式，要求必須涵蓋林權(quán)登記中所有相關(guān)林權(quán)因子，以林權(quán)因子為單位設(shè)計表頭，各因子名稱盡量與《申請表》、《勘界表》保持一致。在制作過程中，要實時檢查表格內(nèi)字段名是否滿足林權(quán)主文檔要求，數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)以確權(quán)和公示后數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。設(shè)計完成后，《申請表》、《勘界表》以及其它林權(quán)登記數(shù)據(jù)均以此數(shù)據(jù)源為準(zhǔn)，一經(jīng)設(shè)計，如無必要應(yīng)避免修改，本文基于的林權(quán)數(shù)據(jù)源如下（節(jié)選）：

2.3 郵件合并關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)

通過郵件合并功能可實現(xiàn)林權(quán)主文檔與林權(quán)數(shù)據(jù)源的無縫鏈接，后臺通過自動查詢語句實現(xiàn)林權(quán)因子的自動匹配，進(jìn)而實現(xiàn)林權(quán)主文檔的批量處理和生成。具體操作流程如下：第一步：打開Word，選擇已經(jīng)設(shè)計好的主文檔，此處以《申請表》為例，選擇郵件—開始郵件合并——郵件合并分布向?qū)В▓D4）。第二步：選擇文檔類型，在林權(quán)登記郵件合并中，我們使用“信函”類型（圖5）。第三步：確定所需文檔類型后就進(jìn)入設(shè)置信函頁面（圖6），本文使用已經(jīng)設(shè)計好的《申請表》為當(dāng)前文檔。第四步：確認(rèn)收件人（圖7），點擊“瀏覽”或撰寫信函即可選擇數(shù)據(jù)源，此處選擇的數(shù)據(jù)源為之前設(shè)定好的林權(quán)數(shù)據(jù)源，精確到具體SHEET頁和每行數(shù)據(jù)，其中，數(shù)據(jù)源中的每行數(shù)據(jù)即將在郵件合并中使用的收件人。

2.4 插入合并域

林權(quán)主文檔和林權(quán)數(shù)據(jù)源合并完成后，可在插入合并域中逐個插入《申請表》和《勘界表》中所需的各項林權(quán)因子（圖8），保證主文檔與數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)一致性，這也是前期強(qiáng)調(diào)保證主文檔與數(shù)據(jù)源各個因子名稱一致的原因。插入完成的《申請表》參見圖9。

合并域插入完成后，可進(jìn)行數(shù)據(jù)預(yù)覽，林權(quán)數(shù)據(jù)源的總數(shù)，即生成的主文檔個數(shù)，經(jīng)過以上操作，即可實現(xiàn)林權(quán)主文檔的批量自動生成，既保證了工作效率，又確保了數(shù)據(jù)的一致性?！犊苯绫怼返牟僮髁鞒膛c《申請表》一致。

3 結(jié)語

在集體林權(quán)制度改革中，采用WORD郵件合并功能實現(xiàn)《申請表》、《勘界表》的自動生成后，減少了基層林改工作者的壓力，顯著提高了工作效率。此外，還可以利用本操作方法，實現(xiàn)林權(quán)辦證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的批量自動導(dǎo)入，在其它重復(fù)性文檔的批量操作中也可以采用本方法，以保證高效率、高質(zhì)量、高水平地完成基層林業(yè)工作。

（責(zé)任編輯 舒丹丹）