醫(yī)院科研檔案管理思路與實(shí)施細(xì)則

王云霞

摘要：醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院在科研活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表等各種載體，并且按一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來保管的科學(xué)技術(shù)文件材料，它真實(shí)記錄了醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生科技活動，是醫(yī)學(xué)科技知識的重要載體，包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科研信息，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；特點(diǎn)；管理；措施

醫(yī)院科研檔案管理可以為醫(yī)學(xué)科研活動提供所需要的信息資源， 也可以指導(dǎo)成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流，促進(jìn)科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場化方面轉(zhuǎn)化和實(shí)現(xiàn)科研價值的提升，醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科研管理工作的重要組成部分，是醫(yī)學(xué)科研工作的重要依據(jù)，了解醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)其特點(diǎn)加強(qiáng)管理，不僅能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)科研創(chuàng)新提供有效服務(wù)，而且有利于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)

（一）專題突出，成套性強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療，一種流行傳染病的預(yù)防，一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫(yī)學(xué)科研檔案的這個特點(diǎn)，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機(jī)的整體。

（二）形成周期比較漫長，具有較強(qiáng)的連續(xù)性

醫(yī)學(xué)科研檔案的形成周期與科研項(xiàng)目的執(zhí)行周期密切相關(guān)，醫(yī)學(xué)科研連續(xù)性強(qiáng)，研究周期長，醫(yī)學(xué)課題立項(xiàng)到結(jié)束的時間相比較一般科研項(xiàng)目要長， 一般的研究項(xiàng)目在2到3 年，重大項(xiàng)目3到5年或更長時間。針對一個項(xiàng)目的資料，涉及的內(nèi)容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項(xiàng)目執(zhí)行期間的歸檔連續(xù)性強(qiáng)。檔案的保存時間則更具應(yīng)用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。

（三）學(xué)科突出，專業(yè)性強(qiáng)

醫(yī)療臨床研究有內(nèi)外科、婦兒科之分，基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業(yè)區(qū)別，分專業(yè)歸檔，體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。

（四）學(xué)科協(xié)作性、綜合性強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是多學(xué)科的綜合研究。由于疾病發(fā)生、發(fā)展的原因是復(fù)雜的， 因此許多研究課題必須匯集多個學(xué)科進(jìn)行綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。在分類時既要保持各個學(xué)科的相對獨(dú)立性，又要保持完整性和綜合性。

（五）載體形式多樣，數(shù)量較大

醫(yī)學(xué)研究比較復(fù)雜，不同學(xué)科采用的研究方法不同，同一學(xué)科不同的研究課題采用的技術(shù)方法也不相同，直接記錄的實(shí)驗(yàn)結(jié)果的載體，如：各種標(biāo)本、病歷、化驗(yàn)單、儀器檢測結(jié)果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫(yī)學(xué)科研檔案往往載體形式多樣，數(shù)量較大。

二、管理措施

針對醫(yī)學(xué)科研檔案的上述特點(diǎn)， 要做好醫(yī)學(xué)檔案管理工作， 必須認(rèn)真做好以下幾項(xiàng)工作：

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)《《中華人民共和國檔案法》等法律相關(guān)的規(guī)定，構(gòu)建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機(jī)構(gòu)、兼職檔案員組成的檔案行政管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化其行政監(jiān)督、指導(dǎo)的管理職能。按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則， 制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細(xì)則， 幫助相關(guān)部門實(shí)行預(yù)立卷制度，確保檔案管理完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識

醫(yī)學(xué)科研檔案的建立和完善對醫(yī)學(xué)科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。因此醫(yī)院應(yīng)在優(yōu)化檔案管理人員的政治素質(zhì)和理論素質(zhì)外，加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用多種形式提高檔案管理人員的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)操作技能，有計(jì)劃的組織檔案管理人員進(jìn)行知識更新和繼續(xù)教育。由于醫(yī)院科研檔案管理工作的特殊性，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)一些醫(yī)學(xué)科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規(guī)律，根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案的來源及特點(diǎn)，進(jìn)行分類、整理、歸檔，從而提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理水平，在醫(yī)學(xué)科研檔案資源利用中，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，由于醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項(xiàng)目信息，所以應(yīng)該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實(shí)效的醫(yī)學(xué)科研信息，避免因選題不當(dāng)造成科研勞動浪費(fèi)，最大限度的發(fā)揮檔案的價值和作用，更好地為醫(yī)院的科研工作服務(wù)。

（三）增加科研檔案資金投入，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

投入資金建立專業(yè)的檔案室，專業(yè)化檔案館的建立，能夠提升醫(yī)院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，而專業(yè)的檔案管理人才則從專業(yè)的角度實(shí)現(xiàn)檔案管理的高水平運(yùn)作，確保檔案管理工作的高質(zhì)量完成。在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理如果僅靠原始的手工操作，其工作效率和工作質(zhì)量都很低，很難滿足發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)則非常必要，用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具取代陳舊的手工操作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)手段管理科研檔案，開發(fā)應(yīng)用針對不同載體科研檔案的積累、著錄、標(biāo)引、歸檔等的管理軟件，能夠切實(shí)有效地提高檔案管理的質(zhì)量和效率，便于科研檔案的充分利用，滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

加強(qiáng)對醫(yī)學(xué)科研檔案的管理，提高科研檔案的利用率，不僅可以更好地為臨床醫(yī)療工作和科研工作提供幫助，而且可以提高醫(yī)院的整體水平和核心競爭力。

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