探析國(guó)有企業(yè)改制后的檔案管理工作

鄒卓君?吳海文

國(guó)有企業(yè)檔案工作是國(guó)有企業(yè)的一個(gè)重要組成部分， 今天我國(guó)國(guó)企正面臨轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，企業(yè)檔案工作也需要轉(zhuǎn)換管理機(jī)制，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。根據(jù)地域和行業(yè)的不同、企業(yè)規(guī)模大小不一，檔案管理方式就會(huì)不同。近年來檔案管理方式的多樣性被注入了新元素，，檔案管理在向集約化、社會(huì)化發(fā)展。

一、國(guó)有企業(yè)重組中現(xiàn)行的檔案管理方式

（一）重組國(guó)有企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一管理是國(guó)有重組中最主要的檔案管理方式，可分為以下幾種方式：一是重組國(guó)有企業(yè)檔案部門對(duì)企業(yè)所有檔案集中統(tǒng)一管理。這種管理方式可使企業(yè)較快理清檔案的工作脈絡(luò)，有利于形成統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息利用體系。二是國(guó)有企業(yè)重組后根據(jù)組織結(jié)構(gòu)，分層級(jí)進(jìn)行管理，適合分級(jí)管理的有兩種情況，第一是重組后國(guó)有企業(yè)成為多法人單位的集團(tuán)公司，以獨(dú)立法人為單位實(shí)行分級(jí)管理；第二是重組后形成單一法人但內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)層級(jí)較多的大型國(guó)有企業(yè)，為便于有關(guān)部門就近利用檔案而采用的管理方式。

（二）國(guó)資經(jīng)營(yíng)公司的集中管理方式是通過下設(shè)的企業(yè)檔案管理中心對(duì)所屬重組的國(guó)有企業(yè)的檔案實(shí)行集中管理，該管理方式較為特殊，它隨著我國(guó)國(guó)有資產(chǎn)管理形態(tài)的變化而產(chǎn)生。部分國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司作為國(guó)有資產(chǎn)之投資主體及經(jīng)營(yíng)主體，國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的公司直接領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案管理中心來進(jìn)行工作。

（三）國(guó)家檔案館接收管理根據(jù)有關(guān)規(guī)定，破產(chǎn)重組國(guó)有企業(yè)的檔案主要是由國(guó)家檔案館來管理與接收，對(duì)重組國(guó)有企業(yè)，尤其是破產(chǎn)重組的國(guó)有企業(yè)檔案進(jìn)行接收管理，是一件非常有積極意義的事。

（四）市場(chǎng)化寄存管理是由檔案寄存中心來完成。國(guó)家綜合檔案館設(shè)立了為重組國(guó)有企業(yè)檔案提供寄存管理服務(wù)項(xiàng)目，它是為各類國(guó)有（非國(guó)有）破產(chǎn)企業(yè)、社團(tuán)和公民個(gè)人提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件成本過高，或者不具備保管條件的重組國(guó)有企業(yè)提供了一個(gè)解決方法。

（五）國(guó)企重組中的行業(yè)集約化管理方式是指在國(guó)有企業(yè)重組中要在集團(tuán)公司的內(nèi)部形成一個(gè)統(tǒng)一集中管理平臺(tái)，檔案管理工作的責(zé)任主體是行業(yè)集團(tuán)，按照行業(yè)劃分成不同的行業(yè)區(qū)域分別進(jìn)行集約化管理。

二、國(guó)企重組中檔案管理方式之發(fā)展與優(yōu)化

（一）大力加強(qiáng)企業(yè)檔案基礎(chǔ)建設(shè)以適應(yīng)企業(yè)機(jī)制轉(zhuǎn)換，國(guó)企的管理工作勢(shì)必要科學(xué)化，一定要加強(qiáng)企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)與業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化邁進(jìn)。企業(yè)要在精簡(jiǎn)非生產(chǎn)性人員的同時(shí)，為了企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)機(jī)制轉(zhuǎn)換的需要，還應(yīng)重視招聘優(yōu)秀人才。

（二）大力促進(jìn)國(guó)企檔案管理工作科學(xué)化。首先要實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)綜合管理，國(guó)企檔案管理工作作為企業(yè)管理重要組成部分，要將其作為一個(gè)系統(tǒng)來綜合的管理，把檔案收集與檔案開發(fā)利用全過程緊密銜接起來。一是國(guó)企檔案管理工作有章可循、有法可依，要依法做好國(guó)企改制后的檔案資料管理工作，做到依法治檔。二是做好企業(yè)改制后檔案收集與保管重心的調(diào)整，企業(yè)的體制不同，新增的內(nèi)容就不同，檔案內(nèi)容發(fā)生較大變化。企業(yè)自身形成的材料以及與企業(yè)有直接關(guān)系的外來文件是企業(yè)改制后的保管重點(diǎn)。三是在國(guó)企改制過程中，改制后企業(yè)檔案歸屬及流向的確定非常重要。改制后新企業(yè)運(yùn)行的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和企業(yè)改革順利實(shí)施的重要保證就是系統(tǒng)、完整、科學(xué)的企業(yè)檔案。四是要做好改制后企業(yè)檔案庫(kù)藏的優(yōu)化工作，通過全面科學(xué)的規(guī)整保留住有保存價(jià)值的檔案，并使其得到更好的保管與利用。企業(yè)內(nèi)的庫(kù)藏檔案之優(yōu)化需納入年度工作計(jì)劃，以保持其優(yōu)化狀態(tài)，檔案管理工作方可及時(shí)掌握企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，以確保企業(yè)檔案的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)安全，從而能夠有效地利用。

（三）開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息資源。目前企業(yè)對(duì)檔案信息地需求在不斷擴(kuò)大，對(duì)信息的要求越發(fā)多樣、復(fù)雜。企業(yè)綜合檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富和重要信息資源，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起重要作用，綜合開發(fā)檔案信息，能夠創(chuàng)造出巨大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。同時(shí)企業(yè)的各個(gè)部門都是企業(yè)檔案部門需要緊密配合的對(duì)象，檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴(kuò)充并能夠?yàn)樽稍?、論證工作提供可靠依據(jù)。一是國(guó)企的檔案人員要確定檔案工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的內(nèi)容與方法，提高對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)，同時(shí)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略高度來重視信息資源開發(fā)、運(yùn)用，加強(qiáng)信息資源管理，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。二是國(guó)企的檔案部門要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理編研，開拓“以檔養(yǎng)檔，有償服務(wù)”的新路子，要注重培養(yǎng)、任用具有經(jīng)營(yíng)頭腦和創(chuàng)新思維，有超強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力、良好信息素養(yǎng)和應(yīng)變能力的復(fù)合型高級(jí)檔案管理人才。另外，企業(yè)要建立一套標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫(kù)，使企業(yè)信息資源的流程建立在全面系統(tǒng)及科學(xué)的基礎(chǔ)上。三是國(guó)有企業(yè)的信息管理機(jī)構(gòu)必須按照現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式來進(jìn)行檔案管理。如建立企業(yè)檔案信息中心或培養(yǎng)信息資源管理人員等。讓檔案信息資源可被企業(yè)更加充分、有效地利用。