論Z保險(xiǎn)公司銷售管理系統(tǒng)話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目整體管理

馬寧

摘要：2015年3月，我參與了某大型國(guó)有保險(xiǎn)公司的某省級(jí)分公司的銷售管理系統(tǒng)話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)，并擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的工作，整個(gè)項(xiàng)目總投資近100萬(wàn)元，建設(shè)工期為1年。該項(xiàng)目是該省級(jí)分公司首次參與大型信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，同時(shí)也是公司信息化體系建設(shè)五年規(guī)劃的重要項(xiàng)目和總公司科技創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)室重點(diǎn)支持的信息化建設(shè)項(xiàng)目。時(shí)間緊迫，干系人眾多，加之業(yè)務(wù)需求多變，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)的難度和風(fēng)險(xiǎn)較大。

本文以我參與的該銷售管理系統(tǒng)話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)為實(shí)例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理，明確指出應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和開(kāi)發(fā)建設(shè)工作的實(shí)際情況，做好項(xiàng)目整體管理各項(xiàng)工作，在此前提下有針對(duì)性地強(qiáng)化整體管理工作的某些方面，從而體現(xiàn)了項(xiàng)目整體管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的重要地位和核心作用。論述了在本信息系統(tǒng)項(xiàng)目的具體建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，動(dòng)態(tài)化地管理問(wèn)題、明確內(nèi)外系統(tǒng)接口定義并嚴(yán)格落地實(shí)施、以有效的溝通管理以化解沖突等舉措對(duì)整體管理工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：銷售管理系統(tǒng)；話務(wù)平臺(tái)

一、項(xiàng)目概述

2015年3月，某大型國(guó)有保險(xiǎn)公司的某省級(jí)分公司，啟動(dòng)了銷售管理系統(tǒng)話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目的建設(shè)工作。該項(xiàng)目是公司信息化體系建設(shè)五年規(guī)劃的重要項(xiàng)目之一，同時(shí)也是總公司科技創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)室重點(diǎn)支持的信息化建設(shè)項(xiàng)目。在該項(xiàng)目中，我有幸擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。

項(xiàng)目建設(shè)的背景和目的在于，公司于2014年上線了基于O2O的銷售管理系統(tǒng)，其目的在于整合公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管控機(jī)制，依托O2O機(jī)制降低對(duì)中介機(jī)構(gòu)的依賴，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)減少資源的漏損，在公司內(nèi)部形成閉環(huán)、精細(xì)管理；外部貼近市場(chǎng)、靈活應(yīng)對(duì)，有效提升業(yè)務(wù)獲取能力。

銷售管理系統(tǒng)的主要功能包括：通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)清洗和整合處理模塊的開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生命周期管理。即建立一個(gè)可以管理公司客戶承保、理賠、潛在客戶價(jià)值、運(yùn)營(yíng)管理等全視圖信息，以支持業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生命周期管理；支持在線銷售團(tuán)隊(duì)與客戶進(jìn)行語(yǔ)音溝通。因此，話務(wù)平臺(tái)在整個(gè)銷售管理系統(tǒng)中發(fā)揮著核心作用。

在該話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，搭建了千兆以太網(wǎng)的高速網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，項(xiàng)目平臺(tái)采用B/S架構(gòu)，以JAVA為開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)采用oracle10.0.2，中間件使用weblogic，前置應(yīng)用服務(wù)器采用HP高性能服務(wù)器，AVAYA專業(yè)語(yǔ)音交換機(jī)。

對(duì)于這樣一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、實(shí)施復(fù)雜、周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，要使項(xiàng)目能夠順利實(shí)施，嚴(yán)格有效的整體管理工作尤為重要。結(jié)合項(xiàng)目管理的相關(guān)理論，在項(xiàng)目整體管理過(guò)程中我主要做了以下幾方面工作。

為了保障項(xiàng)目的成功實(shí)施，在前期成立了由單位分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，根據(jù)項(xiàng)目涉及的業(yè)務(wù)分類和專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，我擔(dān)任了項(xiàng)目組的組長(zhǎng)，全程參與了項(xiàng)目的整體管理工作，深刻體會(huì)到項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的整體管理所起到的重要作用，并在實(shí)踐中增強(qiáng)了對(duì)一些整體管理的具體理念和方法的認(rèn)識(shí)。

二、項(xiàng)目整體管理工作方法

項(xiàng)目的概念：ISO10006中規(guī)定項(xiàng)目為“具有獨(dú)特的過(guò)程，有開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，由一系列相互協(xié)調(diào)和受控的活動(dòng)組成。過(guò)程的實(shí)施是為了達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)，包括滿足時(shí)間、費(fèi)用和資源的約束性條件。” [1]

因此項(xiàng)目整體管理是貫穿項(xiàng)目生命期全過(guò)程的一項(xiàng)綜合性和全局性的管理工作，它以項(xiàng)目成功為目標(biāo)，采取統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、集約、澄清等措施，使項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程沿正確的軌道運(yùn)行。通常項(xiàng)目整體管理工作包括：

（一） 制定項(xiàng)目章程——制定一份正式批準(zhǔn)項(xiàng)目或階段的文件，并記錄能反映干系人需要和期望的初步要求的過(guò)程；

（二）制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書（初步）

（三） 制定項(xiàng)目管理計(jì)劃——對(duì)定義、編制、整合和協(xié)調(diào)所有子計(jì)劃所必需的行動(dòng)進(jìn)行記錄的過(guò)程；

（四） 指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行——為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃中所確定的工作的過(guò)程；

（五） 監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作——跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績(jī)效目標(biāo)的過(guò)程；

（六） 整體變更控制——審查所有變更請(qǐng)求，批準(zhǔn)變更，管理對(duì)可交付成果、組織過(guò)程資產(chǎn)、項(xiàng)目文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃的變更的過(guò)程；

（七） 項(xiàng)目收尾——完結(jié)所有項(xiàng)目管理過(guò)程組的所有活動(dòng)，以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段的過(guò)程。[2]

該信息系統(tǒng)話務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目涉及領(lǐng)域較廣，項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施較為復(fù)雜，涉及到保險(xiǎn)公司專業(yè)要求、運(yùn)營(yíng)商的專線網(wǎng)絡(luò)接入、話務(wù)處理技術(shù)等，如建立話務(wù)接口模型，設(shè)計(jì)各種算法，使用高級(jí)語(yǔ)言等，也存在有不同組織和個(gè)人的不同期望，如保險(xiǎn)公司研發(fā)項(xiàng)目組和運(yùn)營(yíng)商研發(fā)項(xiàng)目組對(duì)接口模塊性能、接口細(xì)節(jié)規(guī)劃都有不同觀點(diǎn)期望。進(jìn)行全局整體規(guī)劃，協(xié)調(diào)成本、進(jìn)度、質(zhì)量，進(jìn)行有效溝通和資源管理配置，都是項(xiàng)目建設(shè)所必須的；但在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中，通常會(huì)存在大量的主、客觀的因素，對(duì)項(xiàng)目的管理帶來(lái)障礙和阻力，在參與項(xiàng)目的組織和人員之間經(jīng)常出現(xiàn)沖突。因此，項(xiàng)目管理人員必須在這些沖突釀成危機(jī)前處理好各種矛盾，協(xié)調(diào)項(xiàng)目順利開(kāi)展所需的資源，推進(jìn)相關(guān)工作。

一是要加強(qiáng)溝通管理。

對(duì)于我方的主要干系人，先期除了向其提交項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃外，后續(xù)還要定期匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展報(bào)告。將項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中的涉及重要決策的問(wèn)題提交管理層進(jìn)行審議、決策。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了保證項(xiàng)目組內(nèi)外有效的溝通，避免流于形式，我要求項(xiàng)目組成員要將每天工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題整理、記錄下來(lái)，并在當(dāng)天以郵件的方式發(fā)送給需要溝通的對(duì)象。下班前，項(xiàng)目組各成員通過(guò)收取郵件，對(duì)能夠直接答復(fù)的問(wèn)題以郵件方式進(jìn)行正式回復(fù)，對(duì)于不能直接處理、解決的問(wèn)題則提交給我，由我匯總整理后在周例會(huì)上進(jìn)行討論。對(duì)于緊急問(wèn)題則召開(kāi)臨時(shí)項(xiàng)目會(huì)議，討論解決方案。

二是要及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

在項(xiàng)目資金規(guī)模已經(jīng)大體確定的前提下，就需要在進(jìn)度和質(zhì)量之間找到平衡點(diǎn)，并力爭(zhēng)做到風(fēng)險(xiǎn)可控。由于該話務(wù)平臺(tái)比較復(fù)雜，系統(tǒng)需求也一直處于不斷調(diào)整、完善的狀態(tài)，給項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量都帶來(lái)了一定影響。通過(guò)與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通，項(xiàng)目組決定在質(zhì)量和進(jìn)度之間優(yōu)先考慮質(zhì)量。同時(shí)，把項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行了WBS分解，主要功能模塊優(yōu)先完成，保證系統(tǒng)在規(guī)定的時(shí)間上線運(yùn)行，根據(jù)實(shí)際情況，次要功能適當(dāng)延期上線。這樣在部影響系統(tǒng)按時(shí)上線的情況下，將整體工期適度延長(zhǎng)，既照顧到各方的利益，同時(shí)也把整體風(fēng)險(xiǎn)降到了最低。

三是對(duì)進(jìn)度、成本、質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和控制。

實(shí)施階段要對(duì)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤控制。因此，在確定項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目組制定了詳細(xì)的工作進(jìn)度表，在分解每項(xiàng)任務(wù)時(shí)都要規(guī)劃其工作量，開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，持續(xù)時(shí)間，任務(wù)分解項(xiàng)目組每位成員，到讓每位成員都明確了解自己承擔(dān)的任務(wù)時(shí)間表，制定出自己的詳細(xì)的工作計(jì)劃.。

了解每個(gè)項(xiàng)目組成員工作情況的最好方式是工作日志的方式，本項(xiàng)目組要求：每個(gè)小組成員要在管理信息化系統(tǒng)的日常工作里詳細(xì)記錄自己每天的工作；各小組長(zhǎng)在每周5下班前通過(guò)管理信息化系統(tǒng)把各自本周的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃做出匯報(bào)并提交，報(bào)告要嚴(yán)格按照百分比量化任務(wù)完成的情況。Project將自動(dòng)完成甘特圖的繪制和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，便于管理層隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，作出決策。

項(xiàng)目產(chǎn)品是否合格，取決該產(chǎn)品的質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我嚴(yán)格要求質(zhì)量管理人員通過(guò)以下措施確保項(xiàng)目過(guò)程不出問(wèn)題：一是嚴(yán)格按照質(zhì)量計(jì)劃開(kāi)展各種評(píng)審，主要包括：需求規(guī)格說(shuō)明書評(píng)審；總體方案評(píng)審、詳細(xì)落地方案評(píng)審、測(cè)試方案及用用例評(píng)審、上線方案評(píng)審，關(guān)鍵里程碑點(diǎn)一定要通過(guò)建設(shè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與評(píng)審并確認(rèn)簽字。通過(guò)層層評(píng)審，層層把關(guān)，將問(wèn)題消滅在初始階段，基本杜絕了返工現(xiàn)象。在此項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目組一共召開(kāi)了60余次評(píng)審會(huì)，平均3天一次會(huì)議。二是對(duì)界面原型進(jìn)行細(xì)致檢查并與建設(shè)方參到項(xiàng)目組中的人員進(jìn)行確認(rèn)。通過(guò)有效的質(zhì)量保證活動(dòng)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中不能滿足質(zhì)量要求及時(shí)進(jìn)行整改，出現(xiàn)偏差時(shí)候及時(shí)糾正，使產(chǎn)品質(zhì)量不斷提升。

測(cè)試是檢查產(chǎn)品質(zhì)量的重要手段，在項(xiàng)目前期，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就制訂了嚴(yán)密的測(cè)試方案、明確了不同階段采用不同的測(cè)試方法，取得了明顯成效。

首先，在不同階段采取的相關(guān)的測(cè)試方法：采用v模型進(jìn)行軟件的單元測(cè)試、集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試、確認(rèn)測(cè)試。具體分工是：由開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行單元測(cè)試，質(zhì)量管理人員進(jìn)行抽測(cè)；由測(cè)試人員進(jìn)行集成測(cè)試和系統(tǒng)測(cè)試，質(zhì)量管理人員抽測(cè)并分析測(cè)試結(jié)果，此項(xiàng)測(cè)試共設(shè)計(jì)了56個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，經(jīng)過(guò)兩輪測(cè)試，通過(guò)率達(dá)到了99%；由用戶進(jìn)行確認(rèn)測(cè)試，質(zhì)量管理人員全程參與。為了有效地做好質(zhì)量控制，我要求測(cè)試不僅僅是測(cè)試人員的事情，開(kāi)發(fā)人員在提交代碼前，都必須做好單元測(cè)試，填寫單元測(cè)試報(bào)告。配置管理員會(huì)不定期檢查單元測(cè)試報(bào)告是否齊全。

四是嚴(yán)格控制需求變更。

在本項(xiàng)目中規(guī)定，開(kāi)發(fā)人員只能對(duì)處于工作狀態(tài)的產(chǎn)品進(jìn)行修改，修改完成后，即可重新入庫(kù)。而需要對(duì)基線入庫(kù)的產(chǎn)品進(jìn)行修改時(shí)，必須提交變更請(qǐng)求，經(jīng)CCB變更完成并經(jīng)評(píng)審，且確認(rèn)變更無(wú)誤后，方可重新入庫(kù)，恢復(fù)其受控狀態(tài)。

變更控制委員會(huì)成員包括，各小組組長(zhǎng)、需求管理人員、系統(tǒng)架構(gòu)師、項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。其變更控制流程具體為：當(dāng)變更需求時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理提出書面的變更申請(qǐng)；由變更控制委員會(huì)進(jìn)行影響分析，評(píng)估是否有必要執(zhí)行變更；通過(guò)審核的變更需要對(duì)相關(guān)工作重新規(guī)劃，然后實(shí)施變更行；變更實(shí)施后，需要對(duì)實(shí)施結(jié)果進(jìn)行跟蹤確認(rèn)；未通過(guò)審核的變更，也要做好相應(yīng)的記錄工作，以避免后續(xù)有類似的變更提出。

三、結(jié)尾

經(jīng)過(guò)我們的努力，該系統(tǒng)2016年2月通過(guò)了驗(yàn)收小組的初步驗(yàn)收，2016年3月正式上線運(yùn)行。項(xiàng)目的上線給公司的生產(chǎn)作業(yè)降低了管理成本，提高了工作效率，得到了省公司、地市公司以及各專業(yè)一線人員的普遍好評(píng)。

回顧整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，雖然該項(xiàng)目工期長(zhǎng)，業(yè)務(wù)復(fù)雜，干系人多等各種難題，但是通過(guò)有效的整體管理，還是多次受到公司的表?yè)P(yáng)，并按時(shí)上線驗(yàn)收。在該項(xiàng)目的實(shí)施工程中，我得到了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王祖和，項(xiàng)目質(zhì)量管理[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

[2] 百度百科，項(xiàng)目整體管理，項(xiàng)目管理的7個(gè)過(guò)程.