圖書館采編業(yè)務外包的質量控制

黃瑞娟

摘 要：文章針對東莞圖書館采編業(yè)務中的文獻編目、Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)的驗收入藏處理以及手工加工的業(yè)務外包現(xiàn)狀和操作中存在的質量問題進行分析，探討了東莞圖書館采編業(yè)務的編目、驗收入藏處理、手工加工業(yè)務外包質量控制的方案，并對業(yè)務外包加以管理和調控。

關鍵詞：圖書館；業(yè)務外包；采編業(yè)務；編目驗收加工；質量控制

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2017）02-0088-03

業(yè)務外包能使企業(yè)集中有限的資源和能力，專注于自身核心業(yè)務，保持長期競爭優(yōu)勢，并能達到降低成本、保證質量的目的，因此在市場經濟環(huán)境下被企業(yè)普遍采用。業(yè)務外包同樣適用于公益性文化事業(yè)單位——圖書館，近幾年來圖書館普遍采用了業(yè)務外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經營管理模式，將部分業(yè)務外包。圖書館可外包的業(yè)務眾多，如：物業(yè)管理、圖書館ATM管理業(yè)務、采編業(yè)務等。采編業(yè)務又分為采訪業(yè)務和編目業(yè)務，基于采編業(yè)務的性質，編目業(yè)務更適合外包，而且成效最為顯著。美國圖書館界多年的編目外包發(fā)展歷程證明，科學合理的編目外包是圖書館節(jié)省人力、物力、財力以及提高工作效率和服務質量的有效途徑[1]。當今圖書館的編目業(yè)務普遍采用了外包的方式，所以如何對業(yè)務外包進行有效的管理和調控，如何進行科學合理的業(yè)務外包，必將成為圖書館管理的一個重要課題。

1 圖書館采編業(yè)務外包的意義

1.1 圖書館編目業(yè)務外包是大勢所趨

現(xiàn)階段，我國圖書館編目主要由圖書供應商（書商）免費提供。圖書館通過圖書采購招標選擇書商，把圖書的分類、編目、加工等部分或全部業(yè)務以合約的方式外包給書商，并由書商免費完成，以達到降低成本、提高效率、節(jié)約時間的目的[2]。業(yè)務外包作為一種新型的圖書館管理模式，對于發(fā)揮圖書館的服務功能、提升圖書館的整體服務水平、加大圖書館的競爭優(yōu)勢具有重要作用。編目外包，可以減少圖書館編目人員的負擔，加快文獻處理的速度，解決圖書積壓問題，縮短采編周期。本文中的采編業(yè)務外包是指采編業(yè)務中的文獻編目、Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)的驗收入藏處理以及手工加工的處理過程。

1.2 采編業(yè)務外包質量控制的必要性

業(yè)務外包的目的之一是提高業(yè)務的質量。但是，東莞圖書館在實行采編業(yè)務外包的過程中，存在著一些加工質量問題，其中有編目數(shù)據(jù)的質量問題、文獻入藏信息的質量問題、手工加工的質量問題等。編目工作是在文獻與用戶之間建立聯(lián)系的橋梁[3]，這些質量問題直接影響著讀者對圖書館文獻信息的使用；同時影響了圖書館館藏數(shù)據(jù)庫的質量，不利于圖書館文獻資源管理。東莞圖書館在總分館模式下統(tǒng)一編目，如果書目數(shù)據(jù)不達標，分館對館藏信息資源的使用也會受到影響，而且東莞圖書館在實行外包且異地加工的情況下，對于其中編目、入藏處理、手工加工過程中出現(xiàn)的質量問題，就不能及時返回再加工。

編目、入藏處理、手工加工的質量和有效性，影響著圖書館服務的整體水平。外包的編目、入藏處理、手工加工業(yè)務出現(xiàn)加工質量問題，主要是因為在外包管理中，圖書館缺乏對業(yè)務外包過程的監(jiān)控，或監(jiān)控和管理難度太大。因此，圖書館要想更好地利用業(yè)務外包的優(yōu)勢，為讀者提供優(yōu)質高效的服務，就要對外包業(yè)務的質量提出要求，規(guī)范和強化外包業(yè)務的質量控制管理。

2 東莞圖書館編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 東莞圖書館編目業(yè)務外包的現(xiàn)狀

東莞圖書館實行了部分業(yè)務外包的現(xiàn)代新型管理模式，其中包括采編業(yè)務中的編目、圖書館集群管理系統(tǒng)的驗收入藏處理、手工加工處理等業(yè)務的外包，即將圖書館內部的編目、驗收入藏處理、手工加工業(yè)務通過合同外包給圖書供應商來完成。外包的內容包括：編目、驗收入藏和貼條形碼、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼還書期限表、貼書標等手工處理過程。這些業(yè)務通過外包降低了成本，節(jié)約了人力資源，且加快了文獻處理速度，有效解決了圖書積壓問題，使文獻的采編周期大大縮短，新采購的圖書能及時投入流通，從而滿足讀者對文獻信息時效性的需求。

經過多年的探索和實踐，從2013年開始，東莞圖書館的編目、入藏處理、加工的外包業(yè)務實行異地加工，圖書館與圖書供應商之間簽訂采書合約，圖書供應商負責將圖書館采訪人員采購的圖書以網絡為平臺進行異地加工，即將新采購的圖書完成編目、驗收入藏、手工加工處理后再送到圖書館。也就是說，東莞圖書館在完成購書的同時，也在本館Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)中完成了圖書的編目、驗收入藏以及手工加工。這種外包且異地加工的形式避免了圖書館對圖書加工人員的直接管理，優(yōu)化了文獻加工處理流程，縮短了文獻加工處理周期，提高了文獻加工處理效率。

2.2 東莞圖書館編目業(yè)務外包存在的質量問題

2.2.1 書目信息不正確或不完整。圖書分編必須保證圖書館書目數(shù)據(jù)的有效性，做到規(guī)范化和標準化。但是，在數(shù)據(jù)錄入時，書目數(shù)據(jù)可能存在書目重復、著錄結果不完整、反映的文獻信息不全、信息錯誤等問題，如書名不符、價格錯誤、缺少主題詞和載體形態(tài)項等內容。

2.2.2 館藏信息不正確或不完整。①圖書驗收入藏時沒有對應正確的書目數(shù)據(jù)，導致館藏信息與文獻實物內容不一致（書名不符）。②多種圖書重號。③圖書入藏時條碼號錄入錯誤。④圖書驗收時入藏價格失實，包括手工錄入時價格填寫錯誤，驗收多卷冊的文獻時沒有區(qū)分是單冊驗收方式還是整套驗收方式，沒有據(jù)此輸入正確的卷冊信息和卷冊數(shù)量以致套價誤作單價等。⑤沒有按正確版本項給出索書號等。

2.2.3 手工加工不規(guī)范。圖書加工（包括蓋館藏章、貼條形碼、貼書標、貼還書期限表、裝防盜磁條等）應做到藏書章要蓋得清晰、端正；書標要貼得端正、牢固、整齊；索書號、書標號要一致，不得錯號、亂號；一冊書配備一根磁條，磁條須深入書脊，并做到牢固、隱蔽。

2.2.4 圖書配送數(shù)量與入藏數(shù)量不一致。①到館圖書數(shù)量與該批次圖書入藏數(shù)量不一致。②各包圖書的清單合計與匯總單不一致。③缺少清單（圖書包數(shù)）。④不同批次的圖書混亂。⑤圖書入藏價格與圖書訂單價格不符。

2.2.5 其他問題。采編業(yè)務外包存在的其他問題包括圖書入藏時不按要求格式設置批次號、批次號設置不正確、圖書中夾有書商本身的磁條、書商沒有正當使用圖書館提供的加工材料，以及書商自行提供的加工材料質量差等問題。

3 建立圖書館采編業(yè)務外包質量保證體系

3.1 選擇合適的承包商

承包商的工作質量在很大程度上影響著圖書館的服務水平。因此，對于承包商的實力如何、是否擁有一支高素質的專業(yè)隊伍、能否提供高質量的加工業(yè)務以及是否有能力滿足圖書館的要求等問題，圖書館需要進行深入調查選擇合適的承包商。

3.2 通過合同明確外包業(yè)務的質量要求

圖書館必須與承包商簽訂合同，合同內容應包括外包業(yè)務內容、加工質量要求、加工周期以及其他有關的加工環(huán)節(jié)、加工費用等細節(jié)。圖書館必須通過細化外包合同，明確承包方需要完成的加工業(yè)務內容；在質量標準方面，規(guī)定最低質量要求，以及如果未能按質量要求完成加工的補救措施；在加工周期方面，規(guī)定承包方完成加工要求的時限。合同中還要明確，對于承包方加工質量不符合合同規(guī)定的要求，以及承包方造成的加工周期延長等情況的違約處理條款。

4 制定圖書館采編業(yè)務外包管理制度

在采編業(yè)務外包的實施過程中，圖書館應不斷完善業(yè)務外包的管理制度，建立各種相關的工作細則，如業(yè)務外包管理辦法、采編業(yè)務外包工作細則等；建立嚴密的質量控制制度，并嚴格執(zhí)行質量控制標準。

4.1 建立嚴格的質量檢查制度

圖書館不僅要在業(yè)務外包實施合同中明確質量要求，還要建立嚴格的質量檢查制度，按照相關的規(guī)定和標準對承包方交付的圖書加工情況進行驗收。東莞圖書館根據(jù)本館采編業(yè)務外包的內容，制定了編目、驗收入藏和手工加工的驗收流程，分別從編目、驗收入藏、手工加工的各個環(huán)節(jié)檢查加工質量。①對書目數(shù)據(jù)實行抽查制度，控制文獻分編差錯率。由圖書館專業(yè)編目人員對各承包商的書目數(shù)據(jù)進行檢查。②圖書到館收貨時，認真核對圖書批號和包數(shù)，要嚴格分清批號，不得錯亂。③圖書到館后，驗收人員應認真核對到館圖書實物和數(shù)量是否與送貨清單相符，核對圖書的價格是否與送貨清單一致，檢查圖書的完好性、檢測磁條的安裝情況。④圖書完成驗收后，核對到貨量與入藏量是否相符，確認無誤后才能進入典藏環(huán)節(jié)。在業(yè)務外包的情況下，典藏已經不是單純的館藏分配和館藏登記了。在館藏登記環(huán)節(jié)，館員要嚴格檢查圖書入藏條形碼錄入的有效性，圖書復本數(shù)量是否符合要求，核對題名、價格等入藏信息是否與實物一致，確認文獻流通類型。⑤對于批典藏的圖書，輸出整批清單，檢查條形碼錄入的有效性、文獻流通類型、文獻價格等。⑥按批次輸出總括賬，檢查分類是否正常；再次核對入藏量與到貨量是否相符，如若不符，應查明原因。

采編業(yè)務外包過程中，圖書館要定期檢查承包方的工作質量，建立承包商檔案，將承包商對圖書加工的完成情況，以及外包過程中出現(xiàn)的各種問題、案例進行整理、匯總，編寫外包業(yè)務質量資料，將質量問題和注意事項及時反饋給承包商，并要求其進行改進。

4.2 建立嚴格的質量問題獎懲制度

嚴格的質量問題獎懲制度可以增強承包方及其業(yè)務加工人員的質量意識，有效控制書目數(shù)據(jù)的著錄、標引誤差率和加工質量。圖書館如發(fā)現(xiàn)承包方的加工質量不符合合同規(guī)定的要求、加工進度拖延、加工材料不按要求使用等情況，應及時與承包方協(xié)商采取補救措施，敦促其嚴格按照合同規(guī)定進行，必要時可以依法索賠。

4.3 承包方工作人員實行培訓上崗

采編部要負責培訓承包方涉及本館采編業(yè)務流程的相關工作人員，各承包商相關工作人員也要熟悉圖書館的圖書分編工作細則、圖書加工細則等。圖書館還要定期組織各承包商相關編目員參加編目業(yè)務交流，使工作人員不斷提高編目工作質量。

4.4 構建暢通的溝通渠道

圖書館要加強與承包商的聯(lián)系及溝通，重視對業(yè)務外包過程的管理。雙方在充分溝通與相互理解的基礎上，加強協(xié)調與合作，及時處理和解決業(yè)務外包過程中的問題和矛盾，使外包業(yè)務流程暢通。在文獻分編、驗收入藏、手工加工等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不明確情況時，承包方應主動與圖書館相關工作人員溝通，保證加工質量。

采編部根據(jù)合同約定，采取動態(tài)的管理方式，根據(jù)需要為承包方提供必要的協(xié)作條件，如圖書加工所需的材料條形碼、防盜磁條、書標、還書期限表等；還要指定專人跟進，定期檢查加工材料的使用情況，并針對存在的問題與承包方進行有效溝通。

4.5 引入競爭機制，進行質量控制

在市場經濟環(huán)境下，圖書館要切實引入競爭激勵機制，從而要求承包商增強質量意識，并對承包商的能力水平、承包業(yè)務成果實行考評，實施獎懲措施。

5 結語

圖書館只有對采編業(yè)務外包進行有效的監(jiān)控和管理，保證采編業(yè)務外包的質量，才能繼續(xù)發(fā)揮業(yè)務外包的優(yōu)勢，使業(yè)務成果向標準化和規(guī)范化方向發(fā)展，從而提高圖書館的服務質量和水平，加大圖書館的競爭優(yōu)勢，保持圖書館的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)圖書館采編業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標。

參考文獻：

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[2]錢麗.圖書館業(yè)務外包存在問題的博弈論分析[J].科技信息，2011（5）：619-620.

[3]林雪華，宋麗華.高校圖書館的編目與服務[J].現(xiàn)代情報，2006（10）：179-180.

（編校：周雪芹）