“互聯(lián)網(wǎng)+OA系統(tǒng)”在高校應(yīng)用的必要性與可行性分析

馬飛+弓箭

摘 要：文章首先闡述了辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性，然后介紹了辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)發(fā)展的現(xiàn)狀，分析了辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)存在的不足，以及高校因工作職責(zé)和性質(zhì)決定了辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)功能的相同或相近。繼而闡釋了“互聯(lián)網(wǎng)+OA系統(tǒng)”在高校應(yīng)用的可行性。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；OA；可行性

中圖分類(lèi)號(hào)：G474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2017）01 — 0146 — 03

在云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的沖擊下，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的大環(huán)境下，高等院校的傳統(tǒng)行政辦公模式亟待與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行接軌，產(chǎn)生新的管理與運(yùn)行模式。辦公自動(dòng)化（OA）就是以現(xiàn)代信息管理學(xué)為理念，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員共享信息，高效地協(xié)同工作〔1〕。借助于OA 系統(tǒng)這一平臺(tái)，高校的工作人員在電腦上就可以實(shí)現(xiàn)公共信息的瀏覽，公文的傳送，網(wǎng)絡(luò)辦公與在線(xiàn)交流等一體化辦公。該系統(tǒng)的存在實(shí)現(xiàn)了辦公信息的共享化和辦公管理的自動(dòng)化，顯著提高了辦公效率〔2〕。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是“互聯(lián)網(wǎng) +”概念的提出，國(guó)內(nèi)外各方面學(xué)者把OA發(fā)展的目光投注到了互聯(lián)網(wǎng)上，基于“互聯(lián)網(wǎng) +”的OA 系統(tǒng)突破了時(shí)間和空間限制，OA 系統(tǒng)的發(fā)展更加具有前景和潛力〔3〕。而“OA 2011 辦公信息自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”的順利召開(kāi)，更是為OA 系統(tǒng)的發(fā)展注入了一針強(qiáng)心劑，該研討會(huì)的會(huì)議主題就是“綠色、低碳和轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式” 〔4〕。鑒于國(guó)內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢(shì)，以及聯(lián)合國(guó)教科文組織的倡議，可見(jiàn)“互聯(lián)網(wǎng) +”與OA 系統(tǒng)的融合已經(jīng)成為未來(lái)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公的新趨勢(shì)和新方式。該辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的推行，不僅彰顯著信息資源的最大限度共享，也代表著低碳節(jié)能工作方式的開(kāi)啟。

目前OA 系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性設(shè)計(jì)，應(yīng)用環(huán)境的設(shè)置，新功能模塊的擴(kuò)展，安全保障領(lǐng)域的開(kāi)發(fā)等方面得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，而其相關(guān)技術(shù)已經(jīng)較為成熟〔5〕。在當(dāng)今的“互聯(lián)網(wǎng) +”的大環(huán)境下，如何推廣和應(yīng)用辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)將成為業(yè)界人士今后從事研究與開(kāi)發(fā)的熱點(diǎn)。國(guó)內(nèi)諸多學(xué)者已經(jīng)開(kāi)始涉獵OA 系統(tǒng)領(lǐng)域的研究，比較有代表性的如下：薛松主要從辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)運(yùn)行中存在問(wèn)題的和出現(xiàn)的異常情況角度，對(duì)辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用進(jìn)行了探討，最后指出OA 系統(tǒng)是提高機(jī)關(guān)企事業(yè)單位整體工作效率的一個(gè)較為有效的方法和方式〔6〕；何姝等則鑒于漳村礦實(shí)施辦公信息管理自動(dòng)化的實(shí)踐情況，對(duì)OA 系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了分析和總結(jié)，并進(jìn)行了進(jìn)一步的理論探討，尋找出了相應(yīng)的解決方法和途徑〔7〕；而鮑學(xué)陽(yáng)則指出OA 系統(tǒng)就是計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)與現(xiàn)代管理學(xué)的完美碰撞與融合，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)現(xiàn)代管理學(xué)的模式進(jìn)行設(shè)計(jì)、分析和管理，以及信息的維護(hù)，OA 系統(tǒng)的應(yīng)用必將成為人類(lèi)日后常用的一款軟件 〔8〕；黃成亮則在OA 系統(tǒng)研發(fā)前輩的研究基礎(chǔ)上，以辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)（OA）的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)（OA）的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以及辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)（OA）的網(wǎng)絡(luò)安全等方面系統(tǒng)研宄為基石，探討了OA 公務(wù)管理系統(tǒng)中如何使用印章和印 “互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”是一個(gè)融入了多方元素的綜合性技術(shù)，它吸收了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，納入了系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)的知識(shí)點(diǎn)〔11〕?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)信息資源最大化的利用，達(dá)到資源的最大化共享。這一系統(tǒng)的運(yùn)用可以全面的提高各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作的質(zhì)量和效率，徹底的革新了傳統(tǒng)的辦公模式，摒棄了傳統(tǒng)辦公的諸多缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了最大限度的辦公方式的規(guī)范化與制度化?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”構(gòu)建的思想理念是以辦公信息自動(dòng)化為框架，同時(shí)融入了互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的技術(shù)手段?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的存在不再限制使用主體的工作環(huán)境與生活條件，該系統(tǒng)的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)了與世界先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的銜接，形成了先進(jìn)的管理模式，大大提高了各職能部門(mén)的辦公效率。吸收了網(wǎng)絡(luò)通訊、計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)三大技術(shù)的“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”，具有以往辦公信息化自動(dòng)化系統(tǒng)難以企及的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)〔12〕?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有信息資源的高度集成性。該款辦公信息自動(dòng)化系統(tǒng)既容納了多方信息，又兼納了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等諸多要素。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有前所未有的智能化。該系統(tǒng)的存在，讓使用主體真正體驗(yàn)到了“自動(dòng)化”、“便捷化”和“高新化”。 “互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的使用，既可以快捷、準(zhǔn)確和高效的解決日常辦公問(wèn)題，還可以敏銳的應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題，為使用者提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持與決策援助?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”與傳統(tǒng)辦公方式相比，不僅可以輕松處理數(shù)據(jù)與文字，還可以高效地、全方位的整理圖片、音頻和視頻資料，實(shí)現(xiàn)工作的最大豐富性完成?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”既可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)流動(dòng)與交換，也可以在不同單位個(gè)體之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與互通?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的目的就是希望借助互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)大平臺(tái)，通過(guò)各種高科技手段，提高職能部門(mén)的辦公效率，最大限度地節(jié)省了人員和財(cái)力，真正實(shí)現(xiàn)了智能化的辦公。

回顧我國(guó)辦公信息自動(dòng)化的發(fā)展歷程，可見(jiàn)我國(guó)的辦公信息自動(dòng)化主要經(jīng)歷了三個(gè)大階段，三大演進(jìn)過(guò)程。分別是電子辦公設(shè)備的投入使用，電腦的進(jìn)入和打印機(jī)的出現(xiàn)，以及辦公自動(dòng)化和遠(yuǎn)程化理念的提出與應(yīng)用〔13〕。網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展沖擊了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，也對(duì)傳統(tǒng)辦公方式進(jìn)行了滲透。辦公信息自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)極大地便利了使用主體，但也存著一些常見(jiàn)問(wèn)題。縱觀(guān)現(xiàn)有的辦公信息自動(dòng)化系統(tǒng)，可見(jiàn)還需要簡(jiǎn)化系統(tǒng)辦公的流程，系統(tǒng)辦公還需要科學(xué)管理，還需要進(jìn)一步提高辦公效率?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的構(gòu)建既實(shí)現(xiàn)了辦公職能與責(zé)任的明確性與清晰性，更實(shí)現(xiàn)了信息資源的快速傳遞和共享。

與其他行業(yè)相比，高校 OA 系統(tǒng)的發(fā)展起步雖早，但發(fā)展速度卻相對(duì)緩慢，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的潮流驅(qū)使下，高校 OA 系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用勢(shì)在必行。高校傳統(tǒng)的行政辦公模式必將經(jīng)歷徹底的改革，必將與 OA 系統(tǒng)的研發(fā)相關(guān)聯(lián)。

《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》明確指出，應(yīng)該建立信息共享平臺(tái)，銜接各級(jí)各類(lèi)教育管理機(jī)構(gòu)和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和互聯(lián)，構(gòu)建縱橫向關(guān)聯(lián)的教育管理信息化系統(tǒng)?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)深化標(biāo)準(zhǔn)化工作改革方案的通知》（國(guó)發(fā)〔2015〕13 號(hào)）則再次強(qiáng)調(diào)和重申了要改善傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，提高行政管理辦公效率〔14〕?？梢?jiàn)進(jìn)行高校的“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”不僅是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)與科技發(fā)展潮流，更是積極響應(yīng)和貫徹國(guó)家政策的方針路線(xiàn)。

“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”憑借其自身的優(yōu)勢(shì)，在高校的推廣和應(yīng)用，可以有效地避免其他辦公化系統(tǒng)建設(shè)前期的調(diào)研和分析論證工作，節(jié)省了大量的人力和物力?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有先進(jìn)性、前瞻性、科學(xué)性、必要性和全局性，從根本上避免了一些不必要的資源普鋪張和浪費(fèi)，為國(guó)家財(cái)政節(jié)省了一筆可觀(guān)的的人才與財(cái)力，而且在信息技術(shù)層面上，還整體提升了各高校的信息技術(shù)化水平，為高水平、高層次和高質(zhì)量大學(xué)的建設(shè)提供了條件支持和軟件輔助。而各高等學(xué)校的辦公信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的推進(jìn)程度各不相同。這主要是因?yàn)榇嬖谥貐^(qū)的差異，各地區(qū)的生活水平不同，信息化水平也有差異，同時(shí)也存在著人為因素，主要與領(lǐng)導(dǎo)重視程度有關(guān)，以及與各職能部門(mén)工作人員的認(rèn)識(shí)程度和對(duì)辦公信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的了解程度有重要關(guān)系。無(wú)論是各高校辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)建設(shè)與推進(jìn)的早晚，還是自行研發(fā)與直接購(gòu)買(mǎi)，辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)在高校的正常政務(wù)運(yùn)行中，必然會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)問(wèn)題，這些出現(xiàn)的問(wèn)題具有普遍性。因此在革新傳統(tǒng)行政管理辦公模式，推行辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)之前，都需要各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行需求調(diào)研和系統(tǒng)調(diào)試。涉及的部門(mén)主要包括辦公室和教育技術(shù)信息部門(mén)，辦公室主要負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的需求調(diào)研，系統(tǒng)模塊的按需設(shè)置，以及對(duì)辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)劃流程；而教育技術(shù)信息部門(mén)主要承擔(dān)該辦公自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的調(diào)試與功能完善?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”出現(xiàn)則可化繁為簡(jiǎn)，各高等學(xué)校之間通過(guò)強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)，將存在問(wèn)題和解決方法實(shí)現(xiàn)最大的共享化，這樣各高校實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就可以免去上述的諸多環(huán)節(jié)，因此各高校因工作職責(zé)和性質(zhì)，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的幫助下，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的互通化，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的最大化，可見(jiàn)在高校推行“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有完全的可行性和必需性。

高校的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，以及工作的職能與職責(zé)決定了“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的功能與職責(zé)屬性。高校的主要辦公內(nèi)容可以簡(jiǎn)要概括為“三辦”，即辦文、辦會(huì)和辦事，具體化到詳細(xì)環(huán)節(jié)上，復(fù)制到“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”上，可以詳化為幾大服務(wù)板塊，這幾大板塊主要為、通知公告板塊、會(huì)議安排板塊、車(chē)輛出入板塊、客餐預(yù)定板塊、辦公用品管理板塊、以及郵件接發(fā)和及時(shí)通訊板塊和協(xié)同辦公板塊與電子文檔管理板塊等。這些板塊中通知公告板塊是“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的最常見(jiàn)和最基礎(chǔ)的管理應(yīng)用，沒(méi)有技術(shù)要求指數(shù)，操作沒(méi)有技術(shù)難度；而公文 CPU 板塊、會(huì)議安排板塊、車(chē)輛出入板塊、客餐預(yù)定板塊和辦公用品管理板塊是高校職能辦公的核心內(nèi)容，更是“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的自動(dòng)化處理的核心功能，這就需要編輯程序，確定規(guī)劃建設(shè)規(guī)范的流程，統(tǒng)籌安排來(lái)實(shí)現(xiàn)。無(wú)論是公文的上傳下達(dá)，還是會(huì)議安排、車(chē)輛出入、客餐預(yù)定和辦公用品管理等綜合性事物的審批流程都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與制度。因此在“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”里編輯上述這些審批流程的程序是具有完全可行性的。尤其其中一些職能手續(xù)的簽訂都是較為簡(jiǎn)單的，可以按照管理權(quán)限設(shè)置，猶如游戲闖關(guān)一樣，只有按照規(guī)定的順序進(jìn)行逐一“闖關(guān)”，才能順利實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審批通過(guò)。而公文的“上傳下達(dá)”在傳統(tǒng)辦公中相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，涉及的環(huán)節(jié)與手續(xù)較多，同樣在“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”當(dāng)中公文 CPU 板塊的設(shè)置也比較需要技術(shù)指數(shù)，為實(shí)現(xiàn)公文的順利“上傳下達(dá)”，“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”當(dāng)中公文 CPU 板塊的設(shè)置可以參考《黨政機(jī)關(guān)公文處 理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號(hào)），該處理工作條例可以為公文 CPU 板塊提供基本的規(guī)劃設(shè)置。該工作條例中關(guān)于“公文辦理”這一項(xiàng)中已經(jīng)對(duì)收文辦理主要程序和發(fā)文辦理主要程序進(jìn)行了明確的界定與制定?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”就可以參照這個(gè)條例，再結(jié)合高校自身的情況，進(jìn)行符合高校情況的公文 CPU 板塊個(gè)性化設(shè)置。

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)還應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，緊扣時(shí)代的主旋律，緊盯國(guó)家政策方針，“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的出現(xiàn)正好滿(mǎn)足了高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的需要?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”是一款融合了高精尖計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有“更新?lián)Q代快” 特征的新型高校信息辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)著重規(guī)劃的前瞻性，著眼于規(guī)劃建設(shè)的全局性?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)可以融入高校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中來(lái)，該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以與高校的人事、教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)和檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接與資源共享?！盎ヂ?lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”利用其強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以快捷的獲取與借鑒各高校，各機(jī)構(gòu)的政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和構(gòu)建模式，還可以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，快速適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，進(jìn)行系統(tǒng)的更新?lián)Q代。

“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)對(duì)高校的政務(wù)進(jìn)行了系統(tǒng)化的規(guī)范，對(duì)工作的流程進(jìn)行了嚴(yán)密的審核，既提升了高校的管理水平，又增強(qiáng)了高校的整體信息化水平，為創(chuàng)辦高水平大學(xué)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔責(zé)任編輯：侯慶?！?