學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

李香峰

摘要：隨著學(xué)校的高速率高質(zhì)量發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作管理方式已經(jīng)不能跟上教學(xué)發(fā)展的步伐。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理對于提升檔案管理工作的水平效率以及促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化有著非常重要的作用。文章通過分析檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的特點(diǎn)，以及促進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施，以此提高教學(xué)發(fā)展的水平。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理

一、檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性

高校檔案管理工作是反映學(xué)校管理水平和教學(xué)、科研質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志，是提高學(xué)校各項(xiàng)工作水平的重要保障，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。日前，很多高校的檔案管理方式還停留在最基礎(chǔ)的階段，其管理能力的低下導(dǎo)致教學(xué)質(zhì)量水平的落后，檔案管理工作的方式還不能得到很好的提高。高校的管理人員應(yīng)該要明確了解檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對教學(xué)質(zhì)量的提高以及將管理系統(tǒng)邏輯化的重要性。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的特點(diǎn)

（一）系統(tǒng)存儲(chǔ)量大、查閱方便

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及在教學(xué)中的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代‘辦公無紙化已經(jīng)滲透在學(xué)校教育的各個(gè)方面。現(xiàn)代化管理系統(tǒng)多應(yīng)用電腦辦公，采用文字處理軟件，WPS表格以及圖形展示的方式對教學(xué)管理做相應(yīng)的處理并組成學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)能夠方便查詢、閱讀、以及存儲(chǔ)管理過程中的大量信息。

（二）管理成本較低

檔案管理的整理、分類、收集、錄入等環(huán)節(jié)都需要管理人員認(rèn)真的態(tài)度去處理，各部門的檔案管理人員隨意、松散的檔案整理態(tài)度會(huì)給檔案整理增加很多不必要的用材、空間。而現(xiàn)代化檔案管理相比從前的管理方式多了許多存儲(chǔ)容量，可以存儲(chǔ)所有學(xué)生的相關(guān)信息以及教師的教學(xué)和日常信息，雖然信息量多且繁雜可是將管理系統(tǒng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化之后就只需要少量人力來清查檔案管理。因此，在檔案整理的過程中要求規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可以有效地節(jié)約成本，并且在再次查看時(shí)節(jié)約了尋找檔案資料的時(shí)間。

（三）具備科學(xué)、合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)

眾所周知，檔案的種類多，涉及的方面廣，保存的時(shí)間長短不統(tǒng)一，因此，將檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化使其具備科學(xué)、合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)有著重要作用。檔案館的資料齊全，而后要大量涌入不同的地方區(qū)域，雜亂無章的檔案整理顯然不能適應(yīng)檔案管理的這個(gè)特征。要把檔案質(zhì)量和類型都做到規(guī)范整理就要具備科學(xué)、合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，而將檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化就能將管理持續(xù)有效地進(jìn)行。

三、促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

（一）做好檔案管理基礎(chǔ)工作

在檔案管理工作開展中，公文制發(fā)是促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)和前提，同樣，做好文書處理與公文制發(fā)也是保證檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作部分。許多檔案管理人員因?yàn)樵谑占臅ぷ鞣矫娴姆爆嵤乱硕型倒p料的嫌疑，使得檔案管理工作在收集與制作方面有所缺漏。公文制發(fā)的質(zhì)量直接影響著管理工作的進(jìn)行，因此，在檔案的收集錄入過程中，應(yīng)注意對于公文制發(fā)的規(guī)范化以與標(biāo)準(zhǔn)化保證檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。其次，應(yīng)在公文制發(fā)的檔案收錄管理中進(jìn)行檢查，保證內(nèi)容合理，格式規(guī)范，避免不規(guī)范的字，以方便檔案管理過程中的便利性。

（二）及時(shí)清理檔案案卷，保證檔案時(shí)效性

在檔案管理的開展中，及時(shí)清理失去價(jià)值意義的檔案信息對于檔案管理有重要作用。及時(shí)清理檔案案卷，保證檔案案卷的時(shí)效性可以有有效空出部分空間讓其他檔案合理利用。通常情況下，檔案管理工作人員都會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi)檢查檔案的時(shí)效性，若檔案在一定時(shí)間之后失去了其價(jià)值，則能夠?qū)⑵淝謇礓N毀，若檔案具有永久時(shí)效性，則需要對其永久管理并保存，這也在一定程度上保證了檔案的安全性，給檔案管理帶來了方便。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員作為檔案管理工作開展的重要組成部分，檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理保護(hù)操作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性也有著很大的直接作用影響。管理工作人員掌握著所有的資料信息，事檔案管理安全性能的直接影響者，這就要求管理人員對檔案有著絕密的保護(hù)性。特別是在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，管理人員交接檔案信息的可靠性是檔案能被完整保護(hù)的關(guān)鍵。目前國家也有相關(guān)法律條例禁止檔案管理人員將檔案信息泄露給無關(guān)人員。以此看來，檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也是檔案管理的必備條件。

四、結(jié)語

學(xué)校檔案管理關(guān)系著全校師生的重要信息，將其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對教學(xué)有著不可忽略的積極作用。要做好學(xué)校檔案管理工作，就要切實(shí)把檔案管理放在重要的位置，統(tǒng)一思想認(rèn)知，調(diào)動(dòng)全員積極性完善學(xué)校檔案管理工作。當(dāng)然，影響教學(xué)質(zhì)量的因素不止檔案管理，可是，檔案管理在一定程度上影響著學(xué)校發(fā)展是不可否認(rèn)的事實(shí)。學(xué)校檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化能夠有效地在學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)程中起到關(guān)鍵作用。

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