淺談高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略

毛清玉

摘 要：高校檔案工作作為我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，不斷改革創(chuàng)新檔案管理，才是高校檔案管理工作的正確發(fā)展道路。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，我國(guó)高校應(yīng)該從信息化管理技術(shù)、管理機(jī)制、基礎(chǔ)檔案的數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、人員素質(zhì)的提高等方面著手，全力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)

前言

高校檔案是高校各項(xiàng)管理活動(dòng)的歷史記錄，也是“師生最關(guān)心、最現(xiàn)實(shí)、最直接的利益問(wèn)題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)，在這樣的時(shí)代背景下，高校檔案部門的戰(zhàn)略作用顯得尤為突出。與此同時(shí)，高校檔案館如何能做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制和服務(wù)方式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來(lái)的條件優(yōu)勢(shì)，深入推進(jìn)檔案信息化服務(wù)，更加靈活、高效、快捷，更加人性化地為利用者提供檔案信息，解決用戶數(shù)量劇增而導(dǎo)致工作人員服務(wù)壓力加大且檔案庫(kù)房壓力的困難，是高校檔案工作者面臨的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。

一 高校檔案信息化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

1.高校檔案管理信息化程度低。

檔案工作，尤其是高校檔案工作的核心是要形成一套為師生快捷高效使用檔案提供便利的工作體系，而該工作體系形成的關(guān)鍵則在于檔案工作的信息化。當(dāng)前我國(guó)高校都基本實(shí)行了數(shù)字化校園系統(tǒng)，許多管理信息系統(tǒng)通過(guò)對(duì)接、整合等方式基本實(shí)現(xiàn)一體化協(xié)同辦公的機(jī)制。但就在這樣的形勢(shì)之下，檔案工作的整合、信息化問(wèn)題顯得較為突出，這主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字化校園系統(tǒng)缺乏檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前的數(shù)字化校園系統(tǒng)在檔案信息化管理方面很多都處于一個(gè)空白狀態(tài)，眾多高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，校內(nèi)各部門之間的管理數(shù)據(jù)與檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)相互轉(zhuǎn)換，電子文檔也無(wú)法直接進(jìn)行歸檔；二是很多高校檔案管理工作目前缺乏一套基于數(shù)字化校園技術(shù)的收集、開放和信息安全方面的管理制度及操作細(xì)則，這無(wú)形中限制了檔案的使用效果，也阻礙高校檔案工作的全面提升；三是檔案資源分散，缺乏有效整合，檔案利用者一旦利用檔案需要奔走于多個(gè)部門，影響高校檔案的利用效率。

2.高校檔案管理機(jī)制不完善，效率低。

由于高校檔案在工作流程以及管理制度上缺乏一個(gè)統(tǒng)一的部門和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校檔案利用困難。許多高校由于各種各樣的原因，進(jìn)來(lái)的工作人員無(wú)論文化程度高低無(wú)論身體健康狀況是否良好，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的順利進(jìn)行。而且，高校檔案利用中，經(jīng)常出現(xiàn)當(dāng)用人單位需要某高校提供畢業(yè)生某類檔案信息時(shí)，許多高校以保護(hù)個(gè)人隱私為由拒絕提供的情況。此外，檔案利用手續(xù)繁瑣，不便于查閱。加上相關(guān)部門各自為政，尚未能實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)，從而降低了利用率和效果。

3.高校檔案工作人員的素質(zhì)還有待提高。

工作人員要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、準(zhǔn)確獲取判斷運(yùn)用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，是既會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理、又會(huì)檔案管理的復(fù)合型人才。

高校檔案工作人員的工作理念與新時(shí)期高校檔案信息利用服務(wù)工作需求不相適應(yīng)，部分檔案工作人員觀念滯后，習(xí)慣扮演“倉(cāng)庫(kù)保管員”的角色，缺乏主動(dòng)服務(wù)和創(chuàng)新服務(wù)的先進(jìn)觀念，還有許多人存在“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”的陳舊觀念，將檔案保密與檔案利用對(duì)立起來(lái)，對(duì)開放利用檔案資源有所顧慮。 其次，高校檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和崗位技能還不能滿足新時(shí)期檔案信息利用服務(wù)工作的需要。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)“有良好的組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新精神”，“熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷”。然而但就目前的情況來(lái)說(shuō)，高校檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，同時(shí)具備檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和編研能力的復(fù)合型人才較少。

4.資金投入規(guī)模大，籌集資金難，導(dǎo)致我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的各類基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重滯后，有待改善。

要搞信息化，就要完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。檔案管理信息化建設(shè)的前提就需要軟件和硬件兩個(gè)方面的條件。大多高校檔案館（室）都沒(méi)有配備專門的信息化管理方面的人才，雖然有的高校在硬件方面都做得比較好，但在實(shí)際工作中并沒(méi)有完全利用這些設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理，也極大地浪費(fèi)了資源。且檔案信息化設(shè)備的購(gòu)置需要較大的經(jīng)費(fèi)投入，而電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入以定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用同樣是檔案館所需考慮的一筆大花銷。

二 推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展策略

1.完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，利用數(shù)字化校園技術(shù)，搭建暢通的信息化服務(wù)平臺(tái)。

目前，我國(guó)大多數(shù)高校都以校園網(wǎng)為媒介建設(shè)了自己的網(wǎng)站，但其功能主要是對(duì)外宣傳檔案館、展示檔案工作成果，利用服務(wù)的功能不強(qiáng)，需要在此基礎(chǔ)上不斷完善提升，研發(fā)能夠與高校檔案利用內(nèi)容、利用需求相匹配的信息化服務(wù)系統(tǒng)。南昌大學(xué)開啟的遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)和同濟(jì)大學(xué)上線的“檔案網(wǎng)上服務(wù)利用系統(tǒng)，均是在檔案館網(wǎng)站上增加的新的服務(wù)功能。另?yè)?jù)介紹：南京信息工程大學(xué)檔案信息網(wǎng)具有兩大功能：一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，為學(xué)校教學(xué)、科研和全校廣大師生提供多層次、多渠道、多種形式的電子檔案查詢等檔案利用服務(wù)；二是為學(xué)校檔案工作提供對(duì)外宣傳、交流的窗口。并且，為推動(dòng)檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)，可充分利用信息化檔案管理軟件，有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化，如將建校以來(lái)的學(xué)籍、畢業(yè)生照、各類獎(jiǎng)勵(lì)、部分文書等檔案進(jìn)行全文掃描、數(shù)碼錄入和數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)，并轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，方便本單位的有關(guān)人員了解工作情況，同時(shí)加快檔案信息資源網(wǎng)上共享的發(fā)展進(jìn)程，以實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索和在線利用。

2.完善高校檔案體系法制化建設(shè)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。

高校檔案體系法制度化是實(shí)現(xiàn)普遍化的一個(gè)重要途徑。當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理相關(guān)規(guī)定尚不完善，高校檔案管理依托于高校檔案管理辦法，高校檔案的范圍和其他方面都缺少明確規(guī)定，導(dǎo)致很多高校檔案內(nèi)容有多有少，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為高校檔案管理和利用造成極大困難，因而必須逐步推進(jìn)高校檔案體系法制化建設(shè)，為高校檔案管理和利用提供法律依據(jù)。并且加大二級(jí)院校檔案工作的檢查和指導(dǎo)力度，按照國(guó)家檔案法律法規(guī)，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展需求，及時(shí)修訂學(xué)校檔案管理制度，制定檔案工作各項(xiàng)規(guī)章以及規(guī)范性文件，完善檔案規(guī)章制度。提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，科學(xué)整合高校檔案資源。

3.突出抓好檔案人才的培養(yǎng)，提高隊(duì)伍素質(zhì) 。

在高校檔案管理信息化的過(guò)程中，用戶與信息資源之間的聯(lián)系是由檔案工作者來(lái)維系的，檔案工作者在現(xiàn)代檔案管理中扮演著非常重要的角色。要做好檔案工作，必須建立一支具備專業(yè)知識(shí)和文化素質(zhì)、政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好、肯干、實(shí)干、甘于奉獻(xiàn)、懂現(xiàn)代科技的人才隊(duì)伍。目前我國(guó)高校檔案信息化服務(wù)在這方面缺乏專業(yè)人員和隊(duì)伍。要解決這個(gè)問(wèn)題：一是領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視，有一定的投入；二是引進(jìn)人才，引進(jìn)或招聘能勝任檔案工作需求的高素質(zhì)人才；三是繼續(xù)教育培養(yǎng)現(xiàn)有的人員，選送自有的檔案工作人員去學(xué)習(xí)，接受再教育，提高專業(yè)技能，達(dá)到符合檔案工作的需求，推動(dòng)檔案信息化服務(wù)。高校必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理人才的重要性，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案信息管理人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，這樣才有助于推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

三 結(jié)束語(yǔ)

檔案自黨的十七大以來(lái)，就備受各界人士關(guān)注，也是“十二五”期間檔案工作的重點(diǎn)。因此，必須加快檔案信息化管理步伐，創(chuàng)新管理理念，探索檔案管理新思路、新方法、新途徑，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案利用和服務(wù)機(jī)制得到不斷創(chuàng)新，更加突出為民、親民、便民、惠民的主題，從而真正實(shí)現(xiàn)檔為民用的目的。與此同時(shí)，高校應(yīng)更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，把檔案工作納入到學(xué)校整體工作規(guī)劃之中，切實(shí)推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。高校檔案工作者應(yīng)把握時(shí)機(jī)，不斷提高檔案資源信息化建設(shè)，積極開發(fā)利用檔案資源服務(wù)民生，促進(jìn)高校檔案事業(yè)跨上新臺(tái)階。建立檔案信息化管理平臺(tái)，通過(guò)互動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，在確保安全的條件下，整合各類檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，最大限度地服務(wù)于社會(huì)。

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