論符合時代發(fā)展的企業(yè)辦公室管理

王玉鵬　陳媛

摘 要 企業(yè)辦公室管理對企業(yè)來說至關(guān)重要。雖然企業(yè)辦公室管理已經(jīng)形成比較成熟的理論，但隨著技術(shù)的革新，時代的變化，原先的管理方式會越來越不適應(yīng)企業(yè)在當今社會發(fā)展的需要。若想持續(xù)發(fā)展下去，對社會產(chǎn)生長久的價值，除了產(chǎn)品、商業(yè)模式、營銷等需要跟上時代的步伐外，企業(yè)辦公室的管理方式、理念及制度也需要不斷更新升級。因此，在新環(huán)境下，需要對企業(yè)辦公室管理不斷地進行改進與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 辦公室 管理

很多人希望自己能處理好辦公室員工之間的各種關(guān)系和問題，讓企業(yè)的工作效率倍增，提高公司效益。但在管理時總會苦于難以解決很多問題。下面針對辦公室管理中的七個主要環(huán)節(jié)：“招聘、制度、辦公室氛圍、文化、激勵、領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)、使命和愿景”做簡要的論述，希望能對處于新環(huán)境的企業(yè)有所啟發(fā)。

1人才招聘

為一流的人才花錢是值得的。一般而言，不能因為雇用人才的費用太高而放棄，因為人才總會創(chuàng)造比其工資高得多的價值。相反，不要花小錢去雇對公司幾乎沒用甚至產(chǎn)生惡劣影響的人，因為即便這些人再廉價，也是公司的多余成本。 雇用與公司價值觀一致的人，即便雇來的人不會一開始就贊同公司所有的制度、使命和價值觀，但至少進入公司的人在最主要的價值觀上應(yīng)該和公司一致，否則即便他能力再強，早晚都會出問題。要雇用人品和道德良好的人，否則當公司和他的利益發(fā)生沖突時，他的行為不知道將會對公司造成多大的傷害?？傊凑照衅钢贫葒栏窈Y選，雇用最適合團隊而不是最厲害的人。

2辦公室制度

公司的制度一般存在三個問題：（1）制定時，管理層在桌子上拍拍腦袋就決定了，并沒有充分結(jié)合公司最前線的實際情況來制定。這樣的規(guī)章制度往往停留在書面上，員工很難執(zhí)行，沒法落實；（2）制度寫的很好，停留在嘴和紙面上，沒有花足夠的功夫或用科學(xué)的方法將其貫徹和落實；（3）制度寫的很好，落實的也很好。但是沒有隨著時代的改變?nèi)ジ律墶，F(xiàn)在市場風(fēng)云莫測，幾乎沒有任何一家成功公司的規(guī)章制度能在幾年之內(nèi)保持絲毫不變的，制度應(yīng)該隨著市場的變化而更化。當然也不能輕易改變，應(yīng)該通過科學(xué)的方式來做出決策，否則很容易被市場淘汰。

3辦公室氛圍

一個好的辦公室應(yīng)該是一個優(yōu)秀的團隊，應(yīng)該有一個或幾個“教練”帶領(lǐng)大家，將大家凝聚到一起。教練需要將企業(yè)文化和經(jīng)營理念、使命、團隊文化用很好的方式傳授給大家，使大家運用它來工作。我的個人建議是：員工個人利益應(yīng)與公司的總目標保持一致，實現(xiàn)雙贏。讓大家一起經(jīng)歷完成任務(wù)過程中的困難和成功時的喜悅，增強大家的凝聚力和歸屬感。當然也可以巧妙地利用演講、活動以及培訓(xùn)來達到這個目的。做到不讓團隊里的任何一個人失敗，不落下任何一個人。在辦公室營造一種沒有一件事小到不值得去做，沒有一個細節(jié)應(yīng)該被忽略的氛圍。要時時刻刻細致再細致，認真再認真。真正做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在自己手中延誤，不讓需要辦理的事情或文件在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同事在我這里受到冷落。讓每個員工都明白自己的工作內(nèi)容、擁有的權(quán)利、能夠得到的資源支持和應(yīng)盡的義務(wù)，實現(xiàn)精細化管理。讓每一個員工都意識到，在最艱難的時候，大家會相互支撐，不必擔心自己會孤立無援。

4企業(yè)文化

企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂，通過企業(yè)文化能充分調(diào)動員工積極性和創(chuàng)造性。先進和優(yōu)秀的企業(yè)文化應(yīng)該具有方向性，能夠提供思想指導(dǎo)、價值觀、道德和行為準則、文化知識、精神養(yǎng)分。既遵循企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展的方向，又承載企業(yè)發(fā)展的動力因子；具有凝聚作用，可以向員工提供一種共同的價值觀；具有約束力，能使辦公室人員正確地支配和控制自己的行為；具有激勵作用，激勵大家為實現(xiàn)目標而奮斗；具有輻射作用，使大家明白只有集體有發(fā)展，員工才能得到更多的利益，讓大家為實現(xiàn)企業(yè)的目標而攜手奮進；具有品牌功能，有助于樹立良好的企業(yè)形象，進而對供應(yīng)商、經(jīng)銷商、投資人、人才、消費者形成引力作用。

5激勵

團隊激勵能提高大家工作的積極性，能開發(fā)員工巨大潛能。研究發(fā)現(xiàn)，一般情況下，人只需要發(fā)揮20%～30%的潛能就能完成工作。如果給予充分的激勵，就能發(fā)揮到80%～90%，并保持高昂的激情；能起到示范作用，通過對優(yōu)秀員工和先進事件的表揚及獎勵，對不良行為的批評和懲罰，激發(fā)成員的榮譽感和羞恥感。引導(dǎo)企業(yè)成員樹立正確的價值觀、是非觀；能提高大家對企業(yè)要求的認識，用來約束和監(jiān)督自己的行為，同時培養(yǎng)大家的進取心和堅強的意志，促進企業(yè)目標的實現(xiàn)。

6領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)

企業(yè)想做大、做得長久，必須有企業(yè)的核心競爭優(yōu)勢。領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)幾乎是每一個領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的必修課。領(lǐng)導(dǎo)必須有很高的威望、令人信服的判斷力、對部下關(guān)懷備至、善于鼓舞人心、能用通俗易懂的語言解釋需要做的事，從而得到他們的信賴。領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)有一定的經(jīng)驗和專業(yè)知識，有能預(yù)測未來技術(shù)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢的能力。應(yīng)培養(yǎng)出自己的一種超越現(xiàn)實的特殊感覺。

7企業(yè)使命和愿景

當一個公司沒有足夠的資源、物質(zhì)、金錢的時候，要靠公司的使命和愿景領(lǐng)導(dǎo)大家；要給大家跟你堅持干下去的理由，讓大家看到未來的希望，覺得現(xiàn)在一切的付出都是值得的；當一個公司發(fā)展穩(wěn)定時，若想長久地發(fā)展下去，除了薪資福利之外，還要靠公司的使命和愿景領(lǐng)導(dǎo)大家；當一個公司迷失方向的時候，依然需要靠企業(yè)的使命和愿景來找到方向，回歸初心。什么是愿景？愿景是最高領(lǐng)導(dǎo)者對未來的設(shè)想，是對企業(yè)長的期愿望及未來的藍圖。什么是使命？使命是企業(yè)對社會發(fā)展做出的承諾，對自己的定位，是企業(yè)存在的理由。除了現(xiàn)實之外，還應(yīng)該讓員工對自己的未來有想象空間。因此，要給出切實的升職路線，讓大家朝著這個方向努力。

綜合來講，企業(yè)辦公室的管理不僅需要招聘、制度、工資、獎懲機制等硬實力來約束和管理，還要結(jié)合企業(yè)愿景、使命、文化、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)等軟實力來引導(dǎo)和鼓勵。只有這樣，才能讓辦公室管理高效地為企業(yè)創(chuàng)造利潤和價值。

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