論民生水利檔案資源利用體系優(yōu)化服務(wù)

文/趙麗娜

論民生水利檔案資源利用體系優(yōu)化服務(wù)

文/趙麗娜

水利檔案資源利用服務(wù)是指水利檔案機構(gòu)以其所擁有的水利檔案信息資源，通過一定的方式與方法，為用戶提供憑證依據(jù)的服務(wù)。民生水利著力于解決涉及人民切身利益的水利問題，包括飲水安全、建設(shè)保障民生重大水利工程等。作為記載其發(fā)展歷史軌跡，記錄當代水利事業(yè)開拓創(chuàng)新過程的檔案資源，如何更好地適應(yīng)民生水利發(fā)展實際需求至關(guān)重要。

一、水利檔案信息資源利用優(yōu)化服務(wù)的重要性

1.水利檔案信息資源利用的優(yōu)化服務(wù)是充分發(fā)揮其價值和作用的重要方式。水利檔案作為水利建設(shè)真實的記錄，具有相當高的憑證性、真實性，是歷代水利人從事水利行政管理及進行勘測、設(shè)計、科研、基本建設(shè)等實踐活動的歷史記錄。提供檔案信息資源利用和優(yōu)化服務(wù)，可以最大限度地滿足民生水利建設(shè)持續(xù)快速發(fā)展所需要的各種檔案信息。

2.水利檔案資源利用的優(yōu)化服務(wù)是民生水利建設(shè)持續(xù)快速發(fā)展的需要。近年來，隨著民生水利建設(shè)持續(xù)快速發(fā)展，作為直接記述和反映工程建設(shè)全過程的檔案，不僅是檢查、評價、分析工程質(zhì)量的“第一手材料”和落實工程質(zhì)量責任終身制的重要依據(jù)。同時，也是工程管理、運行與維護不可缺少的重要材料。民生水利建設(shè)持續(xù)快速發(fā)展，也必將更加有力地推動水利檔案信息資源的利用服務(wù)。

3.建立系統(tǒng)完備的民生水利檔案信息資源體系是水利檔案利用服務(wù)的前提。隨著民生水利建設(shè)的迅猛展開，相關(guān)水利檔案增量日趨明顯。有數(shù)據(jù)表明，一方面，民生水利建設(shè)的大規(guī)模開展，極大豐富了水利檔案的內(nèi)容與數(shù)量，為水利檔案利用服務(wù)的廣度和深度奠定了基礎(chǔ)。另一方面，非紙質(zhì)載體檔案、資料仍然明顯偏少，在一定程度上顯示了館藏資源形式與結(jié)構(gòu)不盡合理，這無疑為水利檔案利用服務(wù)方式帶來了一定的局限。

4.檔案利用是體現(xiàn)檔案價值必不可少的重要手段。檔案工作的目的不僅在于保存歷史，更為重要是通過提供利用服務(wù)進而發(fā)揮其價值和作用。民生水利的快速發(fā)展，帶動了水利檔案利用需求的急劇增長。隨著檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展更新，網(wǎng)絡(luò)檔案使用日漸流行。在其為檔案用戶提供快捷、便利服務(wù)的同時，亦為進一步優(yōu)化水利檔案資源利用服務(wù)帶來了不可回避的挑戰(zhàn)。

二、水利檔案信息資源利用優(yōu)化服務(wù)策略

一要強化服務(wù)理念，建立良性互動運行機制。強化利用服務(wù)理念有利于充分有效地發(fā)掘水利檔案的最大價值。當務(wù)之急是優(yōu)化其利用服務(wù)。一方面，在政策、規(guī)章方面，亟待強化工作人員對水利檔案進行利用服務(wù)的引導(dǎo)，提升管理人員提供服務(wù)的水平和途徑。另一方面，培養(yǎng)用戶的檔案利用意識，提高相關(guān)用戶利用水利檔案信息資源的能力，有利于逐步營造水利檔案資源優(yōu)化服務(wù)的良性互動環(huán)境。與此同時，建立良好的檔案信息資源需求預(yù)測和利用情況反饋機制，根據(jù)水利檔案信息資源過往利用情況及水利事業(yè)發(fā)展的趨勢等，對水利檔案信息資源利用需求進行分析和預(yù)測，可以及時、主動地為利用者提供檔案信息資源，逐步形成檔案工作者主動提供服務(wù)，用戶積極利用服務(wù)的良性互動，不斷擴展并優(yōu)化水利檔案資源的利用效率。

二要夯實水利檔案資源利用服務(wù)基礎(chǔ)。要開展廣泛和深層次的檔案資源利用服務(wù)，必須以保有內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的水利檔案資源為基礎(chǔ)。檔案部門既要注重文書檔案，又要注重科技檔案、專門檔案等其他類別檔案的收集、整理、歸檔。就載體而言，既要有紙質(zhì)檔案，又要有音像、光盤等數(shù)字化資源以及實物類檔案。構(gòu)建數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化、富有特色的水利檔案資源體系，能夠為優(yōu)化水利檔案資源利用服務(wù)體系奠定堅實基礎(chǔ)，進一步提高水利檔案資源整合和共享能力。

三要拓展水利檔案資源利用服務(wù)方式。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使檔案工作的客觀物質(zhì)基礎(chǔ)發(fā)生了重大變化。檔案信息載體的變化使海量的檔案信息資源可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更加便捷地呈現(xiàn)給更多用戶。單純對實體檔案進行管理已無法適應(yīng)當今網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)快速發(fā)展需要。因此，水利檔案部門更應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，加強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，早日形成內(nèi)容完備、類型多樣并極具水利檔案特色的數(shù)據(jù)庫和大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸，盡快提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，進而強化檔案信息資源利用的優(yōu)化服務(wù)。

（作者單位：白城市水利勘測設(shè)計院）