電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策

文/駱樹喬 曲紅巖

電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策

文/駱樹喬 曲紅巖

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，檔案也開始向著電子化的方向發(fā)展，檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，一種更加開放和便捷的管理模式開始出現(xiàn)在人們的視野中。電子檔案模式滿足了人們的生產(chǎn)生活需求，但同時也出現(xiàn)了很多問題，尤其是安全性問題。對這些問題科學(xué)有效地解決是保證檔案信息安全和電子檔案更進(jìn)一步開放的前提和基礎(chǔ)。

一、電子檔案開放利用信息安全管理現(xiàn)狀概述

在我國，傳統(tǒng)的檔案保存和使用都是紙質(zhì)的，在使用過程中容易丟失和損壞。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案向著電子檔案方向發(fā)展。傳統(tǒng)的書面模式逐漸被電子檔案所替代，且電子檔案管理模式、存在類型及儲存方式都在隨著計算機網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)的不斷革新而變化。數(shù)據(jù)化和智能化管理是電子檔案發(fā)展的最終目標(biāo)。但是，由于黑客和計算機病毒的存在，檔案信息泄露案件在世界各國都頻繁發(fā)生，不僅損害了國家和人民的利益，也降低人們對電子檔案這一新生事物的可信度。如何確保電子檔案在開放使用中的信息安全，已成為計算機網(wǎng)絡(luò)工程師的重要任務(wù)。

二、電子檔案開放利用中存在的安全問題

第一，互聯(lián)網(wǎng)引發(fā)的外部安全問題。在計算機網(wǎng)絡(luò)工程中，病毒攻擊和黑客攻擊是電子檔案信息安全面對的最多的外部問題。病毒攻擊的速度之快總是出于人們的意料之外，它借助互聯(lián)網(wǎng)的途徑以隱蔽的方式存在。眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)是電子檔案開放利用的前提和基礎(chǔ)，這給病毒攻擊電子檔案提供了可能性。一旦防護(hù)意識松懈，電子檔案信息的安全性就會受到威脅，致使電子檔案信息發(fā)生泄漏。而黑客的攻擊實際上也是利用病毒來實現(xiàn)電子檔案信息的盜取。

第二，電子檔案自身的問題。電子檔案開放利用的主要介質(zhì)是計算機，一旦計算機安全受到破壞，就預(yù)示著電子檔案的安全也會受到?jīng)_擊。計算機硬盤是電子檔案依存的基礎(chǔ)，當(dāng)計算機硬盤受到震動、灰塵污染等破壞時，就會使電子檔案信息安全性受到危險。

第三，人為因素引起的電子檔案信息安全問題。電子檔案的使用最終是由人來操作的，當(dāng)人們在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布檔案信息時，由于疏忽或故意等因素，造成電子檔案中的機密信息被泄露。

三、電子檔案開放利用安全保障對策

第一，加強安全理念，提高安全意識。在檔案信息系統(tǒng)中存在著許多環(huán)節(jié)，只有所有環(huán)節(jié)安全運行，才能保障整個電子檔案信息系統(tǒng)的良性運行。如果某一個環(huán)節(jié)在安全性上出現(xiàn)了紕漏，就會嚴(yán)重影響整個電子檔案信息系統(tǒng)。所以，在實際工作中，工作人員要提升安全理念，提高自身的安全意識，要用“整體安全”的概念去維護(hù)整個電子檔案信息系統(tǒng)的安全。同時，要做好檔案的收集、儲存、整理等基礎(chǔ)工作，防止檔案機密的外泄。只有這樣，才能使電子檔案的發(fā)展始終處于一個安全的環(huán)境。

第二，完善電子檔案管理制度。規(guī)范的管理制度是任何工作得以圓滿完成的基礎(chǔ)。在電子檔案開放利用過程中，每一級檔案單位都必須實事求是地建立一套科學(xué)有效的電子檔案管理制度，并制定安全責(zé)任制。電子檔案管理制度的完善是確保整個電子檔案系統(tǒng)安全的前提和基礎(chǔ)。另外，當(dāng)電子檔案在開放利用中一旦出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，電子檔案單位必須要有有效的應(yīng)急預(yù)案，從而將信息泄露造成的損失降到最低。

第三，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)。在電子檔案安全性保障方面，需要培養(yǎng)復(fù)合型人才。復(fù)合型人才在電子檔案開放利用中的作用是巨大的，能將電子檔案管理員身份與編寫電子檔案運用軟件程序員身份集于一身，從而解決了傳統(tǒng)檔案管理人員與IT公司編寫的運行軟件之間的磨合問題，提高了電子檔案信息的安全性。

第四，加強計算機軟硬件的管理。計算機硬盤是電子檔案依存的基礎(chǔ)，我們要重視計算機硬盤的保護(hù)和使用，防止硬盤受到震動，及時清理硬盤的灰塵等。電子檔案開放利用的依托是計算機互聯(lián)網(wǎng)，我們要通過互聯(lián)網(wǎng)加密技術(shù)提高計算機軟件的安全性，防止病毒和黑客的攻擊。另外，將所有的電子檔案保存一份備份，以防意外情況發(fā)生。

綜上所述，計算機網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理模式的改變。電子檔案以其在存儲和數(shù)據(jù)化處理上的優(yōu)越性得到了人們的認(rèn)可。電子檔案的開放利用也隨著社會需要逐步普及。雖然電子檔案在開放利用中存在著外部的、內(nèi)部的安全性問題，但是只要我們根據(jù)實施情況采取行之有效的方法和對策，就一定能夠在電子檔案開放利用安全性保障上有所突破和創(chuàng)新。

（作者單位:吉林市船營區(qū)檔案局）