對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

文/徐 沖

對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

文/徐 沖

數(shù)字檔案室，是指機(jī)關(guān)（團(tuán)體和其他社會(huì)組織）在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和數(shù)字化檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、豐富數(shù)字資源

電子檔案是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，檔案數(shù)字化形成的是檔案的數(shù)字副本。電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄，涵蓋了歸檔前的電子文件、歸檔電子文件（電子檔案），以及形成電子文件的歷史信息等。數(shù)字檔案室應(yīng)以電子文件為主，這樣便于對(duì)各種檔案信息進(jìn)行管理。另外，電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)，其密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀信息介質(zhì)。技術(shù)在進(jìn)步，電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。數(shù)字檔案室恰恰具有對(duì)數(shù)據(jù)“海量存儲(chǔ)”的特點(diǎn)。

數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案室的核心，各單位應(yīng)建立面向全部室藏檔案的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、常用和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，集中存儲(chǔ)并管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。對(duì)于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，應(yīng)根據(jù)要求，準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)100%各類室藏檔案的電子目錄。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件的歸檔。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化要按照要求開展數(shù)字化工作，并與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立數(shù)據(jù)掛接。電子文件歸檔要根據(jù)要求實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，要按照規(guī)定，開展照片檔案、音像檔案的數(shù)字化工作和建庫(kù)工作。

二、做好技術(shù)保障

檔案資源網(wǎng)絡(luò)化。檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理規(guī)定確定等級(jí)，明確安全域。檔案室應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

檔案管理電子化。一是建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)。歸檔管理過(guò)程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。二是建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)。應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。三是建立檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)。按照要求，整理電子文件，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交報(bào)送。四是檔案查詢利用系統(tǒng)。

三、確保運(yùn)行安全

數(shù)字檔案室檔案管理工作的安全運(yùn)行，主要是數(shù)字檔案室能夠確保數(shù)字資源真實(shí)、可用、完整、可靠。真實(shí)，指文件形成的每一步都應(yīng)有相應(yīng)的記錄。可用，指電子文件能夠被定位、查找和檢索。完整，指電子文件是齊全的，并未加改動(dòng)?？煽?，指電子文件的內(nèi)容可信。數(shù)字檔案室能通過(guò)檔案系統(tǒng)，對(duì)進(jìn)入的各類信息按不同的要求進(jìn)行分類排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等，確保其真實(shí)、可用、完整、可靠，使之形成一個(gè)有序的信息空間。

為保證數(shù)字檔案室的安全運(yùn)行，優(yōu)秀的檔案人才是必不可少的。有著更高的檔案專業(yè)知識(shí)，能更為深入地發(fā)掘檔案的信息價(jià)值，保證檔案安全。一直以來(lái)，檔案部門地位缺失，檔案的作用得不到重視，檔案人員的積極性受挫，檔案服務(wù)水平下降，更加動(dòng)搖檔案部門的地位，形成惡性循環(huán)。為了打破這一現(xiàn)象，檔案人員必須用更專業(yè)的知識(shí)，更熱情的態(tài)度，向社會(huì)公眾提供滿意的服務(wù)，讓人們體會(huì)到檔案的價(jià)值，并借此擴(kuò)大檔案的影響力，從而提升檔案部門的地位。

四、加大宣傳力度

實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理，是數(shù)字檔案室信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享的前提。要使數(shù)字檔案室系統(tǒng)平臺(tái)具有開放性和互聯(lián)性，各個(gè)數(shù)字檔案室之間必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等。如此才能利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息的直接存取，所形成的檔案信息也自然是規(guī)范的電子文件。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室的宣傳，讓數(shù)字檔案室這種優(yōu)質(zhì)的管理方式深入人心。

“酒香也怕巷子深”。只有主動(dòng)地去宣傳，才能讓檔案系統(tǒng)和社會(huì)公眾對(duì)數(shù)字檔案室更為了解。在宣傳內(nèi)容上，應(yīng)強(qiáng)調(diào)建設(shè)數(shù)字檔案室，可以建成單一式的，即一個(gè)單位建立一個(gè)數(shù)字檔案室，也可以建成集成式的，即多個(gè)單位共同組建一個(gè)數(shù)字檔案室。為節(jié)省資金，還可以將數(shù)字檔案室納入單位的信息化建設(shè)規(guī)劃中去。檔案宣傳需要更加貼近生活，需要更多的趣味性。對(duì)于宣傳，首先想起的就是報(bào)紙、雜志、電視等，但宣傳不僅僅是要讓受眾看見，更要讓受眾記住，宣傳工作需要?jiǎng)?chuàng)新，需要想象力，需要特色，讓受眾了解數(shù)字檔案室的獨(dú)特之處。

（作者單位：《蘭臺(tái)內(nèi)外》雜志社）