檔案信息化建設(shè)思考

文/張會(huì)秋

檔案信息化建設(shè)思考

文/張會(huì)秋

檔案信息具有原生態(tài)、系統(tǒng)性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進(jìn)、發(fā)展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價(jià)值。加快檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的客觀需求，是檔案管理的發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)卷宗管理為主，儲(chǔ)存于庫房之中，利用時(shí)手工查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴(yán)重限制了檔案作用的有效發(fā)揮。

第一，重視不夠。一些單位對(duì)檔案管理投入不足，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件有待進(jìn)一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，干部隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步提高。

第二，管理難度大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管對(duì)保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強(qiáng)度、查閱頻率等都會(huì)影響檔案壽命，還有諸如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等一些自然因素也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案的安全。

第三，利用不便。查檔時(shí)，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據(jù)目錄標(biāo)示到庫房中查找檔案原件，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了利用者等待時(shí)間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級(jí)黨委、政府和社會(huì)各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級(jí)黨委、政府的重要職責(zé)。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》提出：在新的形勢(shì)下，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要全社會(huì)共同努力，各級(jí)黨委和政府要以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務(wù)惠及廣大人民群眾。

檔案信息化建設(shè)本質(zhì)是檔案管理模式從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容數(shù)字化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)存儲(chǔ)管理檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案、數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。當(dāng)前，亟需對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲(chǔ)、分類、查閱等變得方便快捷。

第一，要加強(qiáng)制度建設(shè)。各級(jí)黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，明確檔案管理人員的職責(zé)任務(wù)。要定期學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法規(guī)、制度，及時(shí)制定、修改適合本地本部門的檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制，促進(jìn)檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。加大檔案人才培訓(xùn)力度，充實(shí)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，有計(jì)劃、有目的地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識(shí)，提高技能，牢固樹立檔案科學(xué)管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制。

第二，要加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費(fèi)和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計(jì)算機(jī)房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器，建立良好的數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)環(huán)境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項(xiàng)目分類、功能、年度、檔號(hào)、密級(jí)等進(jìn)行靈活檢索。還要配備復(fù)印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描，為檔案數(shù)字化提供保證。加強(qiáng)對(duì)各種系統(tǒng)和軟件的學(xué)習(xí)和開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及信息資源開發(fā)利用的目標(biāo)。

第三，要加強(qiáng)安全管理。實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化管理為主要內(nèi)容的檔案信息化管理模式，做好檔案復(fù)制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，加強(qiáng)檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。

第四，要建立懲治機(jī)制。逐步建立健全對(duì)違反檔案法律、法規(guī)行為的懲治機(jī)制，對(duì)檔案違法違規(guī)行為依法依規(guī)予以懲處，以此強(qiáng)化管理人員及其他違反檔案法規(guī)人員依法管檔、依規(guī)用檔的意識(shí)。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，不會(huì)一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新方法，積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，跟上時(shí)代步伐，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：松原市寧江區(qū)水利局）