信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考

文/安偉紅

信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考

文/安偉紅

隨著科技的迅猛發(fā)展，信息時(shí)代檔案管理越來越多地以信息技術(shù)為依托，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段和方法來管理檔案。這是檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。盡管我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較大進(jìn)步，但仍存在一些問題。檔案工作要真正做到為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，必須不斷加深對(duì)檔案管理的規(guī)律性認(rèn)識(shí)，結(jié)合工作中遇到的問題加以研究和解決，從而提升檔案事業(yè)發(fā)展水平。

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)薄弱，對(duì)加強(qiáng)檔案工作現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的價(jià)值和作用不了解，認(rèn)為無關(guān)緊要，仍然采用傳統(tǒng)工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。一些單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化，主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)工作不到位，相關(guān)培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對(duì)人員知識(shí)技能的要求，檔案管理人員難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

2.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。由于檔案管理體系存在分散管理等特點(diǎn)，檔案管理多是根據(jù)各部門經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備。不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，存在功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整等問題，致使很多檔案無主題標(biāo)引、共享性差。這種情況發(fā)展下去，會(huì)給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患，造成大量低水平重復(fù)建設(shè)，影響檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的人才不足。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的前提是人才現(xiàn)代化。檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科。這就要求檔案工作者既是廣博知識(shí)的通才，又是精通檔案學(xué)的專才。從目前情況看，很多基層檔案管理人員受工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)的局限，無法解決在工作中遇到的新情況、新問題，檔案群體結(jié)構(gòu)性的失衡成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素。培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對(duì)人員知識(shí)技能的要求，檔案管理人員難以有效利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

二、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對(duì)策

1.增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí)。要更新觀念，檔案管理現(xiàn)代化首先要管理思想現(xiàn)代化。如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也不能稱其為檔案管理現(xiàn)代化。在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段、前沿的管理方法，轉(zhuǎn)變觀念，牢固樹立科學(xué)管理的理念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變過去檔案管理重管理輕利用等思想觀念，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理邁進(jìn)。

2.加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。首先，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通，更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，如各種數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系來實(shí)現(xiàn)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，豐富和發(fā)展檔案管理科學(xué)，確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。其次，要綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用、檔案儲(chǔ)存載體多樣化等情況，對(duì)現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定及時(shí)更新，以適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展需要。最后，要加快檔案管理通用軟件的研發(fā)和使用。各檔案管理單位可統(tǒng)一采購檔案管理系統(tǒng)軟件，統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)輸入標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一設(shè)置管理系統(tǒng)參數(shù)，方便檔案信息數(shù)據(jù)共享和提高檔案利用效率。

3.積極培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。要加大檔案人員的培訓(xùn)力度，盡快培養(yǎng)出既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和高層次管理人才。努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)管理人才。抓好檔案管理人員在職培訓(xùn)、進(jìn)修，改善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高整體業(yè)務(wù)水平。在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。只有開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，才能加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

（作者單位：通榆縣檔案局）