醫(yī)院檔案管理工作中精益管理理念的介入

文/杜 青

醫(yī)院檔案管理工作中精益管理理念的介入

文/杜 青

在醫(yī)院管理過程中，要結(jié)合實際管控結(jié)構(gòu)和管理需求，踐行現(xiàn)代化管理理念和具體條款，提高檔案管理的落實程度，才能有效提升整體管理效果。將精益管理理念注入到醫(yī)院檔案管理中，既能在提升醫(yī)院整體管理水平的同時，確保效率和基礎(chǔ)設施的進一步完善，也能降低醫(yī)院檔案管理的難度，確保管控模型和管理結(jié)構(gòu)貼合實際需求。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性和精益管理應用現(xiàn)狀

在醫(yī)院日常管理項目中，檔案能為醫(yī)院的優(yōu)化發(fā)展提供較為原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是醫(yī)護人員日常工作的參照資料。只有建構(gòu)完整且有效的檔案管理機制和管理措施，才能保證醫(yī)院管理工作有序進行，正是基于此，相關(guān)部門需要給予相關(guān)工作必要的重視。在醫(yī)院檔案管理項目運行過程中，要針對醫(yī)院的日常醫(yī)療項目、研究項目以及管控措施進行集中匯總，留存最真實的記錄，利用不同的途徑進行集中標注和綜合管控，提高整體管理效果。醫(yī)院檔案管理不僅僅是維護醫(yī)院自身利益的重要途徑，也是醫(yī)院與外界進行溝通的重要憑證。醫(yī)院管理者能借助檔案管理建構(gòu)更加貼合與醫(yī)院發(fā)展的階段性目標，推進醫(yī)院研究工作和常規(guī)化工作有序進行。將精益管理理念融入到檔案管理項目，是順應時代發(fā)展的必然趨勢，是從消費者的角度深度思考管理項目的具體條款。最早提出“精益管理”理念的是豐田汽車，利用精益管理結(jié)構(gòu)能一定程度上減少生產(chǎn)過程中存在的非價值活動，保證生產(chǎn)效率得到有效提升，不僅能減少資源的過度浪費，也能有效降低生產(chǎn)成本，順利實現(xiàn)經(jīng)濟收益的提高。將精益管理理念轉(zhuǎn)嫁到醫(yī)院檔案管理過程中，能在提高整體檔案管理質(zhì)量的同時，減少管理難度，為醫(yī)院的日常研究活動以及醫(yī)療體系的健全完整提供有價值的參考建議。

二、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題分析

醫(yī)院日常管理模型，更多側(cè)重于學術(shù)研究以及醫(yī)院病人日常管理，缺乏對檔案管理的認知；管理體制和管理模型存在一定的缺失，整體管控效果不佳，導致相關(guān)問題得不到有效解決，造成醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出一種無秩序的混亂模式，無法為醫(yī)院檔案管理人員提供便利。

1.醫(yī)院檔案管理過程中管理體制缺失。在醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院管理人員缺乏管理認知和對管理體制的透徹分析，導致多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面存在一定的漏洞，整體管控結(jié)構(gòu)較為松散，在沒有制度約束的情況下，管理效果也不好。醫(yī)院檔案遺失以及管理混亂問題較為嚴重，這給醫(yī)療研究以及日常醫(yī)護活動的開展帶來了不便，制約了醫(yī)院的日常管理效率。另外，由于管理模型中管理框架和管理需求得不到滿足，管理體制不健全的問題逐漸凸現(xiàn)出來，檔案管理形同虛設。醫(yī)護人員不能在檔案中及時尋找相關(guān)科學研究資料，這也是工作效率下降的重要原因。在管理體系建構(gòu)過程中，沒有針對具體問題提出有效的解決路徑，精益化管理落實程度不徹底，都是導致醫(yī)院檔案管理項目收效降低的原因。

2.醫(yī)院檔案管理過程中信息整體化缺失。信息化發(fā)展是新時代各個行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，只有將信息化管理機制和管理要求融合在醫(yī)院檔案管理中，才能順應現(xiàn)代管理要求，提高管理效果和管理實效性。但是，在醫(yī)院檔案管理項目中，由于管理人員缺乏信息化管理意識，檔案管理的實際作用無法得到有效升級，導致管控模型出現(xiàn)諸多問題，檔案管理工作無法發(fā)揮其自身的實效性，無法更好的配置資源，醫(yī)院的整體管理水平受到了嚴重的制約和約束。

3.醫(yī)院檔案管理過程中檔案收集機制缺失。在醫(yī)院日常檔案管理項目中，陳舊的管控體系嚴重制約了工作的良性發(fā)展進程。部分醫(yī)院檔案管理工作還是依靠人工，管理標準和管理模型不統(tǒng)一，使得整體醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了嚴重的混亂狀態(tài)。粗放型管理模式是醫(yī)院檔案管理中最大的問題。另外，相關(guān)管理人員不能針對管理結(jié)構(gòu)和管理模型制定有效的管理規(guī)范，整合機制和應用措施不符合標準。例如，醫(yī)院檔案管理模型中，管理內(nèi)容缺乏主次之分、檔案形式較為混亂、檔案沒有統(tǒng)一立卷等等，導致管理結(jié)構(gòu)缺乏科學性，具體管理機制和管理模型也就失去了效力。在醫(yī)院檔案管理工作運行過程中，由于精益管理模型受阻，檔案無法發(fā)揮其自身優(yōu)勢。檔案管理模型的日常研究工作以及運行機制缺乏實效性，一定程度上阻礙了醫(yī)院日常管理工作的良性發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理過程中精益管理應用路徑分析

1.利用精益管理實現(xiàn)檔案歸檔。在醫(yī)院檔案管理過程中，借助精益管理理念，能在提升整體管理結(jié)構(gòu)有效性的同時，確保其應用結(jié)構(gòu)和應用領(lǐng)域更加廣泛。這就需要相關(guān)業(yè)務負責人員提高對檔案管理重要性的認知，根據(jù)醫(yī)院的實際情況建構(gòu)動態(tài)化的資料收集機制，不僅要保證檔案歸檔的完整度，也要保證其科學性。在實際管理過程中，要根據(jù)實際情況建立不同類別的檔案模型，利用不同的運行機制和收集框架進行集中管理和綜合管控，一定程度上建構(gòu)分類信息較為清晰的檔案管控體系，實現(xiàn)分類分檔的歸檔機制，并對歸檔過程進行集中的調(diào)查和研究，建立相關(guān)記錄，以減少檔案混亂帶來的問題。值得一提的是，在檔案管理中進行有序的精益管理，能建構(gòu)系統(tǒng)化歸檔機制，有效規(guī)避檔案丟失問題，也從根本上避免了檔案管理的盲目性，科學化的收集和整合運行機制，能夠確保管理層級結(jié)構(gòu)貼合實際需求，使檔案管理模型更加具體且細致。在醫(yī)院檔案管理過程中積極運行精益化管理措施，能有效降低管理人員的工作難度，保證管理工作和管控體系的完整度。

2.利用精益管理實現(xiàn)制度建設。在醫(yī)院檔案管理項目中，要結(jié)合實際管控需求和管理層級結(jié)構(gòu)，建構(gòu)有效的管理制度。只有建構(gòu)系統(tǒng)化管控模型，才能滿足新時代背景下醫(yī)院的實際發(fā)展需求，提升管理工作的整體水平，確保管理制度貼合實際需求。也就是說，在醫(yī)院檔案管理過程中，利用精益管理能實現(xiàn)制度建設的有序性，能提高檔案管理的管控效率，也能有效提升整體管理水平，在完善管理制度的同時，進一步提高整體檔案管理工作的有效性。精益管理理念，最大的優(yōu)勢就是能實現(xiàn)不同環(huán)節(jié)不同類別的有序劃分，有一套完整的考核標準，能對檔案管理人員進行定期的能力考核和測定，從而提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，真正落實精益管理項目的實際價值，保證整體管控項目貼合實際需求。

除此之外，醫(yī)院檔案管理人員要針對具體問題進行集中處理，建構(gòu)更好的信息化運行機制，結(jié)合信息化管理模型和管理要求，提高醫(yī)院檔案管理和信息化控制機制的貼合程度，保證檔案管理工作的合理化和規(guī)范化。

3.利用精益管理實現(xiàn)檔案日常管控。將精益管理應用在醫(yī)院日常檔案管理項目中，能真正發(fā)揮其科學合理的管控優(yōu)勢，保證檔案管理項目和管控工作與現(xiàn)代化管理理念接軌，并且進一步提高整體管控結(jié)構(gòu)的實效性，在提高醫(yī)院檔案管理科研水平和醫(yī)療水平的基礎(chǔ)上，保證檔案管控工作能按照標準化流程實現(xiàn)效果的優(yōu)化，強化日常管理實效性和時序性，保證管理工作運行機制的完整度。在醫(yī)院檔案日常管控過程中，相關(guān)管理內(nèi)容較為繁瑣，既包括病人的病例、醫(yī)護人員的檔案等，也包括各個部門的日常分工，要將常規(guī)化管理工作和網(wǎng)絡管理模型融合在一起。因此，需要相關(guān)管理人員結(jié)合醫(yī)院的實際需求和管理模型，借助不同的醫(yī)院檔案管理模型對相關(guān)工作進行集中處理。特別要注意的是，醫(yī)院在運行精益化管理模型的過程中，需要設置不同部門和不同管控人員，建立分崗責任制，然后進行總體匯總和規(guī)劃，保證工作的完整度。醫(yī)院管理人員只有強化日常管控的規(guī)范性，才能進一步提升醫(yī)院檔案管理和現(xiàn)代化管理理念的契合度，優(yōu)化資源配置結(jié)構(gòu)，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

總而言之，在醫(yī)院日常管理過程中，積極落實精益化檔案管理模型和具體條款，能在提高整體管控效果和管理有效性的同時，確保檔案管理模型貼合醫(yī)院的實際需求。合理化應用精益化管理機制，能提高醫(yī)院檔案管理水平，保證管理中各個環(huán)節(jié)有序進行，從根本上促進醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展，減少管控模型中出現(xiàn)的紕漏，確保醫(yī)院和患者的利益實現(xiàn)雙贏，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（作者單位:臨沂市中醫(yī)醫(yī)院）