高校檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險研究

文/石劍文

高校檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險研究

文/石劍文

外包（outsourcing），最早源于工業(yè)企業(yè)的一種新的經(jīng)營管理理念、方法。它是企業(yè)將本應(yīng)由企業(yè)人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)包轉(zhuǎn)給專業(yè)服務(wù)提供商，借助外部專業(yè)資源實現(xiàn)對相關(guān)業(yè)務(wù)的高效經(jīng)營和管理。近年來，隨著檔案信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化技術(shù)短板日益顯現(xiàn)，越來越多的機構(gòu)將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機構(gòu)。中國人民大學(xué)檔案館、同濟(jì)大學(xué)檔案館、陜西科技大學(xué)檔案館、貴州師范大學(xué)檔案館等一些高校已經(jīng)嘗試將高校的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包給社會上的專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化處理，并取得了理想的預(yù)期效果。

高校檔案數(shù)字化過程主要包括了“調(diào)卷宗—編卷號—編頁碼—掃卷宗—還卷宗—質(zhì)檢—著錄—總檢—掛接—備份”等10余個流程。這些工序全部交由檔案信息中介服務(wù)公司完成，若其中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會給檔案工作帶來很大的負(fù)面影響。因此，及時掌握高校檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險點，最大限度地降低和預(yù)防風(fēng)險發(fā)生，成為目前高校檔案數(shù)字化外包工作亟待解決的問題。

一、高校檔案數(shù)字化外包現(xiàn)實意義

（一）提高檔案管理效率。高校檔案館中的學(xué)生檔案占有相當(dāng)大的比例，近年來，隨著高校擴招規(guī)模的不斷擴大，高校檔案館每年所承擔(dān)的檔案工作也日趨繁重。檔案數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)將高校檔案館中保存在紙張、錄音錄像帶、微縮膠片等媒介上的檔案信息轉(zhuǎn)換成保存在磁帶、磁盤和光盤等載體，并通過模數(shù)轉(zhuǎn)換（ADC）或者數(shù)模轉(zhuǎn)換（DAC）等技術(shù)，轉(zhuǎn)化成能夠被計算機所能夠識別的數(shù)字文本、數(shù)字圖像以及音頻視頻等數(shù)字文件。借助檢索工具，通過輸入“主題詞”、“文件分類號”等手段快速檢索相關(guān)的檔案信息，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化、快捷性。高校檔案館管理的是龐大的檔案信息，將所有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，需要對館藏的檔案進(jìn)行相應(yīng)的卷號和頁碼的編輯、卷宗的掃描、著錄、掛接和備份等多道工序，勢必需要大量的人力物力和時間。如果將檔案數(shù)字化實行外包，則不需要采購專門的檔案數(shù)字化設(shè)備和器材，也不需要安排專門人員進(jìn)行數(shù)字化工作，節(jié)約了大量寶貴的人力資源和財政資金，還可以借用外包公司的專業(yè)技術(shù)，精簡檔案業(yè)務(wù)管理流程，提升管理效率。

（二）優(yōu)化檔案管理資源。我國許多高校的檔案管理投入不足。伴隨著高校改革、辦公自動化和信息化程度的不斷深入，學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師檔案以及高校管理過程中形成的大量具有保存價值的電子檔案大量產(chǎn)生。高校檔案數(shù)量大，增長速度快，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，高校檔案管理的任務(wù)更加繁重。檔案數(shù)字化包括了卷號、頁碼的編輯、卷宗的掃描以及著錄、質(zhì)檢等多個環(huán)節(jié)，如果全部由高校檔案管理者利用自身條件去處理，勢必需要大量的人力、物力和財力的投入，不利于檔案數(shù)字化工作的開展。高校檔案管理多以學(xué)年周期為歸檔特點，如果檔案數(shù)字化全部由高校自身力量解決，勢必會造成檔案管理硬件和軟件方面的資源浪費。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為了保證高校檔案的電子信息的持續(xù)可讀性，需要對高校的館藏檔案文件適時遷移，對檔案數(shù)字化所需要的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行必要的更新升級，這些都會增加高校檔案工作的運營成本。因此，如果將高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去，交由專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行專門的數(shù)字化處理，高校可以將有限的人力、財力資源應(yīng)用到后期的檔案維護(hù)和管理中，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

二、高校檔案數(shù)字化外包安全風(fēng)險

安全保密問題是高校檔案數(shù)字化外包工作所必須要解決的現(xiàn)實問題。這里的安全既包括檔案信息的外泄，也包括檔案實體受損等風(fēng)險。具體來說，主要表現(xiàn)在：

（一）檔案實體安全風(fēng)險。高校檔案數(shù)字化外包過程中涉及到的工序環(huán)節(jié)多。有的高校限于場地條件不好，在檔案數(shù)字化外包時將大量檔案移出庫房或檔案館，常常由于外包手續(xù)的不完善或者檔案移出核對不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案順序混亂、交接不清，還會造成實體檔案的丟失。檔案數(shù)字化掃描、拍照等過程中，需要對原始檔案進(jìn)行必要的拆分、裝訂，并對一些檔案進(jìn)行重新編碼，外包公司常常以檔案掃描量計算報酬或成本，過多追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，而非質(zhì)量最好，勢必容易破壞檔案實體。外包公司與高校之間由于“信息不對稱”，缺乏必要的信息溝通，風(fēng)險難以掌控，勢必對檔案實體安全構(gòu)成不利影響。

（二）檔案信息安全風(fēng)險。高校檔案的數(shù)字化外包過程環(huán)節(jié)多，涉及計算機軟、硬件以及人為因素，容易導(dǎo)致檔案信息泄漏，增加了檔案信息的安全風(fēng)險系數(shù)。高校檔案數(shù)字化外包的范圍在現(xiàn)實中難以確定，容易將一些重要的、不可開放的檔案信息外包給專業(yè)公司處理，雖然大多簽訂了保密協(xié)議，但在數(shù)字化過程中還是難以有效避免重要信息泄密的風(fēng)險。高校檔案數(shù)字化工作流程操作的環(huán)節(jié)多也是增加信息安全風(fēng)險的重要因素，在對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，常常涉及檔案的鑒定、掃描、數(shù)據(jù)掛接以及校對等多道工序，任何一個環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，都存在信息泄露的風(fēng)險。現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息泄露更加“容易”，電子檔案具有易復(fù)制、易傳輸、易保存等特點，外包公司在數(shù)字化業(yè)務(wù)完成后清理不及時，也會加劇檔案信息的泄露風(fēng)險。

（三）后續(xù)檔案數(shù)字化維護(hù)風(fēng)險。高校檔案數(shù)字化外包是一項專業(yè)性很強的業(yè)務(wù)工作。高校檔案管理部門對于外包的檔案數(shù)字化質(zhì)量好壞的判斷缺少必要的專業(yè)技術(shù)和人才支撐，受到自身人力、技術(shù)及檔案數(shù)據(jù)量較大等方方面面限制，對于外包公司所完成后的數(shù)字化檔案驗收往往也只能采取抽檢的方式進(jìn)行。加之，外包公司與高校檔案數(shù)字化管理者之間的信息不對稱，檔案數(shù)字化外包質(zhì)量可能會打折扣。高校檔案數(shù)字化外包常常與外包公司簽署外包合同、協(xié)議。外包公司為了追求自身利益的最大化，往往會在短時間里按照協(xié)議的約定，完成相關(guān)業(yè)務(wù)，然后將數(shù)字化檔案移交給高校檔案管理部門，并對檔案室工作人員進(jìn)行必要的數(shù)字化使用業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)后的后續(xù)維護(hù)往往關(guān)注較少。高校檔案管理者或者具體檔案工作人員由于之前對于數(shù)字化業(yè)務(wù)涉及較少，只是參與到最后一個應(yīng)用管理環(huán)節(jié)，所以很難獨立開展維護(hù)。再者，“填鴨式”的短時間培訓(xùn)難以保障后期數(shù)字化檔案維護(hù)的需要。

三、高校檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險防范

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包具有數(shù)字化效率高、投資成本低等優(yōu)勢，普遍適用包括高校檔案數(shù)字化管理在內(nèi)的各類檔案數(shù)字化加工。數(shù)字化外包的前提和基礎(chǔ)是做好檔案數(shù)字化的外包風(fēng)險防范工作。根據(jù)國家檔案局下發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號）文件精神，以及高校檔案數(shù)字化外包現(xiàn)狀，做好風(fēng)險防范應(yīng)抓住三條關(guān)鍵“防線”：

（一）確定高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍。確定高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)范圍是開展外包工作的第一步，也是最具基礎(chǔ)性的一步。根據(jù)高校館藏檔案現(xiàn)狀，以及數(shù)字化進(jìn)程的現(xiàn)實需要，首先是要區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，對于涉密檔案應(yīng)嚴(yán)格做好保密，并按照傳統(tǒng)的檔案信息保存方式繼續(xù)保存，不得數(shù)字化，不得上網(wǎng)共享；對于不涉密的檔案信息，則與具有國家秘密載體印制資質(zhì)（檔案數(shù)字化）、省級檔案數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)備案證（有效期）及良好信用記錄的檔案外包公司簽訂檔案數(shù)字化加工合同和安全保密協(xié)議，明確外包公司應(yīng)履行的職責(zé)內(nèi)容。其次是要對高校檔案進(jìn)行分批次外包。根據(jù)高校檔案管理的現(xiàn)實需要，以及數(shù)字化建設(shè)的要求，重要的、利用率高的檔案信息要先外包，并不影響檔案的利用；其他檔案則根據(jù)數(shù)字化進(jìn)展逐步推開，最終要達(dá)到館藏檔案信息的全部數(shù)字化，提升高校檔案數(shù)字化的建設(shè)和利用水平。

（二）加強檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司監(jiān)管。首先是選擇合適的服務(wù)機構(gòu)。目前，全國從事檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的中介機構(gòu)眾多，高校在選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)時，要綜合考察其綜合實力和業(yè)務(wù)成績，優(yōu)先考慮具有省級保密行政管理部門授予的“國家秘密載體資質(zhì)（檔案數(shù)字化）”服務(wù)機構(gòu)。重點要考察服務(wù)公司的專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、技術(shù)能力、設(shè)施和設(shè)備狀況、公司的財務(wù)狀況等等。其次是簽訂檔案安全的保密協(xié)議。根據(jù)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)要求，與外包服務(wù)公司簽訂必要的保密條款，以合同條款的方式確定外包公司在數(shù)字化過程中所要履行的檔案信息安全義務(wù)和責(zé)任。做好對保密協(xié)議的運行進(jìn)行全程監(jiān)督管理，確保檔案安全無損。再次是建立與外包公司暢通的溝通渠道。高校與檔案數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)本質(zhì)上是合同關(guān)系，都是互為獨立的實體存在。因此，雙方的日常溝通和協(xié)作顯得尤為重要，例如，高校要如實告知服務(wù)機構(gòu)此次檔案外包的詳細(xì)情況，重點需要做好哪些防范，尤其是一些重要檔案更要做好安全防護(hù)工作。服務(wù)機構(gòu)，要及時將檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的各種情況如實告知校方，要對檔案數(shù)字化的關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行安全管理，確保檔案實體、信息以及存儲介質(zhì)的安全，共同做好檔案安全防范工作。

（三）做好高校檔案數(shù)字化安全管理。高校檔案管理選擇進(jìn)行數(shù)字化外包業(yè)務(wù)，展現(xiàn)出檔案管理人員的超前的管理理念。要從安全制度的建立、日常安全防范以及安全監(jiān)管等方面做好高校檔案數(shù)字化安全管理，為數(shù)字化外包奠定扎實基礎(chǔ)。首先是做好制度防線，要進(jìn)一步規(guī)范高校檔案業(yè)務(wù)外包的各項規(guī)章制度，建立健全檔案數(shù)字化外包所涉及到的關(guān)于人、財、物尤其是安全方面的規(guī)范和工作細(xì)則，以嚴(yán)密的制度保障檔案外包數(shù)字化的安全。其次是做好環(huán)境防線。一方面要保證數(shù)字化場所的安全，配備滿足安全管理所需要的視頻監(jiān)控設(shè)備、符合“八防”要求，數(shù)字化加工場所要封斷無線網(wǎng)絡(luò)功能，防止發(fā)生泄密。再次是做好人員防線。加強檔案外包數(shù)字化具體操作人員的保密安全教育，有針對性地開展安全技能培訓(xùn)和演練，堅持預(yù)防為主，增強保護(hù)檔案安全的意識、能力和水平。

注：本文系福建省教育廳教師教育科研項目“基于數(shù)字化校園環(huán)境下高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究”（課題編號：JAS160896）課題階段性成果。

（作者單位：福建船政交通職業(yè)學(xué)院）