事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

陳 云 （東莞市文化綜合服務(wù)中心 523000）

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

陳 云 （東莞市文化綜合服務(wù)中心 523000）

檔案管理工作是事業(yè)單位管理重要內(nèi)容，檔案管理質(zhì)量對事業(yè)單位工作效率及未來發(fā)展具有非常重要的作用。我國事業(yè)單位要正視當(dāng)前檔案管理工作在制度、管理模式及人員方面存在的問題，采取積極措施實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、專業(yè)化和現(xiàn)代化發(fā)展，為事業(yè)單位管理體制改革奠定良好的基礎(chǔ)。

事業(yè)單位；檔案；優(yōu)化；制度

檔案管理工作在事業(yè)單位日常管理中起著非常重要的作用，檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化與否直接決定著事業(yè)單位的工作效率及管理水平。然而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷普及，事業(yè)單位體制、機構(gòu)、人事及管理制度等改革的不斷深入，現(xiàn)行檔案管理工作中制度不健全、技術(shù)手段匱乏、人員素質(zhì)較差等問題逐漸暴露，不僅嚴重影響了事業(yè)單位的工作效率，而且還制約了我國事業(yè)單位未來的良性發(fā)展。因此要想促進我國各類事業(yè)單位長久健康發(fā)展，就必須對事業(yè)單位的檔案管理工作進行優(yōu)化創(chuàng)新，適應(yīng)信息時代的需求。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作主要指通過對事業(yè)單位檔案信息的搜集、整理和歸納而為單位提供信息服務(wù)的工作，是衡量管理水平與業(yè)績最重要尺度之一。檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新對我國事業(yè)單位深入發(fā)展具有非常重要的意義：首先，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新通過對相關(guān)人員的培訓(xùn)與系統(tǒng)教育，可以極大提高其管理技巧，提升事業(yè)單位檔案管理的效率。其次，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新可幫助事業(yè)單位實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，讓單位能獲得更準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)檔案，提升事業(yè)單位系統(tǒng)化、科學(xué)化及網(wǎng)絡(luò)化管理水平。最后，事業(yè)單位通過對檔案管理人員和手段的優(yōu)化，有利于單位及時發(fā)現(xiàn)及解決管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，在理論與實踐上完善檔案管理體制，推進事業(yè)單位管理的體制化建設(shè)進程。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

隨著我國事業(yè)單位管理模式及服務(wù)模式的不斷創(chuàng)新，檔案管理工作已經(jīng)取得了顯著發(fā)展，但是其在制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面還是存在一定的問題，具體來說主要表現(xiàn)為：首先，管理制度不規(guī)范。當(dāng)前絕大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是在實際工作中卻在檔案搜集、整理、歸納、借閱、歸檔等方面缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案丟失、破損等現(xiàn)象比比皆是，嚴重影響了檔案信息的后續(xù)使用。其次，檔案管理方式落后。當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案信息量日漸龐大，然而很多管理部門卻仍遵循賬目記錄的方式，導(dǎo)致大量信息無法有效快速存入檔案庫，同時由于缺乏信息化檔案管理設(shè)備，在一定程度上也影響了檔案的查找與查閱效率。第三，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低。當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理人員大都缺乏檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)背景，導(dǎo)致其在建檔、檔案管理、歸檔等方面的專業(yè)技能與事業(yè)單位管理需要存在嚴重的矛盾。同時部分管理人員缺乏必要的信息素養(yǎng)，無法充分利用網(wǎng)絡(luò)及信息管理平臺提升工作效率。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

檔案管理工作是事業(yè)單位歷史面貌重要原始記錄，同時也是事業(yè)單位工作、總結(jié)教訓(xùn)經(jīng)驗，探討未來發(fā)展重要依據(jù)和參考。因此，事業(yè)單位必須著眼于未來發(fā)展，根據(jù)當(dāng)前存在的問題，對檔案管理工作進行優(yōu)化創(chuàng)新以滿足其未來發(fā)展需求。

(一) 樹立檔案管理意識

檔案管理在事業(yè)單位中屬于服務(wù)性工作范疇，因此檔案管理必須要充分體現(xiàn)出以人為本的服務(wù)理念，滿足新時期事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展訴求。而為提升事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作效率，管理者應(yīng)在做好管理本職工作基礎(chǔ)上，重視并保證單位內(nèi)檔案工作重要地位，同時提升管理者自身服務(wù)意識，對檔案管理工作進行精確定位，充分保證檔案的有效利用效率。另外，檔案管理者要加強對檔案管理的宣傳，通過單位公告欄、局域網(wǎng)、講座等方式讓檔案使用者、檔案室專兼職工作人員及單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案及檔案管理形成全方位的科學(xué)認識，明確檔案管理的各項要求，從而在事業(yè)單位內(nèi)建立“服務(wù)性、人本性、公共性”的檔案管理意識，為檔案管理后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）健全落實檔案管理機制

完善的檔案管理機制是事業(yè)單位檔案管理的基本保障，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)其實際情況和發(fā)展需求，健立更為科學(xué)的管理制度，在檔案管理實踐中實現(xiàn)有章可循、有法可依。與此同時，事業(yè)單位要健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制度。主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)總責(zé)，而各級分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定專職人員做好部門檔案搜集、歸檔的工作，單位檔案部門應(yīng)定期檢查驗收、總結(jié)評比，開展集中統(tǒng)一的管理。除了要制定制度外，事業(yè)單位也要重視檔案管理制度落實情況，根據(jù)具體的檔案管理規(guī)范制定內(nèi)部考核細則，將檔案管理納入部門、責(zé)任人員考核范圍，讓檔案工作實現(xiàn)具體化，真正融入事業(yè)單位管理各個環(huán)節(jié)，滿足信息時代對事業(yè)單位管理的要求，向著制度化、科學(xué)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

（三）改革傳統(tǒng)檔案管理模式

隨著信息技術(shù)發(fā)展及普遍應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作也必須根據(jù)技術(shù)發(fā)展，對現(xiàn)有管理模式進行改善，實現(xiàn)由傳統(tǒng)手工檔案管理向著信息化檔案管理模式發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以便更高效、更快捷地為單位決策提供數(shù)據(jù)參考，為單位內(nèi)員工提供檔案服務(wù)。而要想實現(xiàn)管理模式的改革，一方面事業(yè)單位要加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，尤其是要建立檔案管理平臺，通過檔案系統(tǒng)平臺實現(xiàn)檔案資源共享、管理及利用。在檔案管理平臺構(gòu)建中，事業(yè)單位要逐步提升其應(yīng)用深度，采取條形碼等方式，提高檔案歸檔與借閱效率。另一方面，事業(yè)單位要做好檔案的信息化資源轉(zhuǎn)化或開發(fā)。事業(yè)單位要根據(jù)工作重點，分析單位檔案內(nèi)容特點、需求特點、借閱方式特點，編制適合單位改革與發(fā)展的檔案電子資料，實現(xiàn)被動式檔案服務(wù)向主動式的轉(zhuǎn)變。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人員，只有充分發(fā)揮檔案專業(yè)管理人才優(yōu)勢，才能讓事業(yè)單位檔案管理更具活力和動力，實現(xiàn)有效持久的發(fā)展。首先，加速事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)拓展和知識更新。 事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要對內(nèi)部管理人員進行檔案理論及業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，同時在培訓(xùn)基礎(chǔ)上加強對檔案管理人員信息技術(shù)、辦公自動化、數(shù)字檔案管理等現(xiàn)代化檔案及相關(guān)管理知識的培養(yǎng)，豐富管理人員的知識結(jié)構(gòu)以適應(yīng)管理體制改革對其綜合素質(zhì)的要求。其次，重視加強檔案專兼職人才隊伍建設(shè)。在事業(yè)單位管理實踐中，一方面管理者要積極推進檔案管理專職隊伍的建設(shè)，提升管理的穩(wěn)定性。管理者應(yīng)該積極引入檔案管理專業(yè)人才，讓其承擔(dān)檔案管理的主要工作，提升檔案管理專業(yè)水平。另一方面，管理者應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的變化，適時、適量挑選兼職人員對檔案管理隊伍進行補充，適當(dāng)減輕專職檔案管理人員工作壓力，實現(xiàn)檔案管理人員的合理利用。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，是我國事業(yè)單位管理效率和管理水平提高的重要保障。事業(yè)單位要根據(jù)當(dāng)前管理中存在的問題，從制度、管理方式、人員素質(zhì)等方面采取積極措施，打造更為規(guī)范、科學(xué)、現(xiàn)代化的管理體系，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的作用。

[1]李海珠.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].今日中國論壇，2013（10）：185-186.

[2]孫長美. 淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國市場，2015（01）：88-89.