學(xué)生人事檔案管理變革的思考

錢(qián)丹紅 薛四新

（清華大學(xué)檔案館 北京 100084）

學(xué)生人事檔案管理變革的思考

錢(qián)丹紅 薛四新

（清華大學(xué)檔案館 北京 100084）

根據(jù)中組部相關(guān)規(guī)定，從2014年底開(kāi)始，清華大學(xué)檔案館集中精力對(duì)校內(nèi)中層領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核，在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有不少人事檔案管理中需要改進(jìn)的地方。人事檔案起始于學(xué)生階段，做好學(xué)生檔案的收集、歸檔與利用等工作，對(duì)于規(guī)范人事檔案的各項(xiàng)工作至關(guān)重要。

干部檔案 專項(xiàng)審核 學(xué)生檔案 檔案管理

人事檔案作為個(gè)人的成長(zhǎng)見(jiàn)證，是真實(shí)記錄個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、懲獎(jiǎng)和業(yè)績(jī)的憑證，在人們的日常生活和學(xué)習(xí)、工作中扮演著非常重要的角色，它是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查且認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。簡(jiǎn)言之，人事檔案是記錄和反映個(gè)人德能勤績(jī)等方面情況的、經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料[1]。干部檔案是人事檔案的重要組成部分，主要記錄了干部人員的思想政治、道德素養(yǎng)、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平以及相關(guān)業(yè)績(jī)懲獎(jiǎng)等基本信息，是涉及求職加薪、工作調(diào)動(dòng)、升遷的重要依據(jù)，因此，需要不斷加強(qiáng)干部檔案審核工作，確保檔案能如實(shí)、詳細(xì)地反映干部的具體情況。學(xué)生檔案是干部人事檔案的源頭，是干部在學(xué)生期間各種重大表現(xiàn)的記載，學(xué)生檔案收集完備、管理嚴(yán)謹(jǐn)必然對(duì)干部檔案有著深遠(yuǎn)的影響，為此，干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理先要從學(xué)生檔案做起。

一、干部檔案審核工作的歷史背景和重大意義

由于檔案所具有的歷史價(jià)值，任何檔案的所有相關(guān)材料都理應(yīng)歷史真實(shí)，材料完整。然而，干部人事檔案管理的疏漏的嚴(yán)重卻有些出人意料。作為上級(jí)組織考察和選用干部的依據(jù)和憑證，干部人事檔案更應(yīng)真實(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)；然而現(xiàn)實(shí)卻并不盡如人意。《新京報(bào)》于2012年7月通報(bào)了兩則駭人聽(tīng)聞的消息，有兩位領(lǐng)導(dǎo)干部因檔案造假被免職，造假內(nèi)容涉及出生年月日和學(xué)歷等基本信息。早在2006年，中組部就下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展干部人事檔案審核工作通知》，具體部署全國(guó)范圍內(nèi)的干部人事檔案審核工作，對(duì)審核工作提出明確要求。為了切實(shí)維護(hù)干部人事檔案的公信度和嚴(yán)肅性，保證干部隊(duì)伍的質(zhì)量，為黨選用更優(yōu)秀、更適合的人才，經(jīng)過(guò)幾年不懈的努力和經(jīng)驗(yàn)的積累，從2014年10月開(kāi)始，中組部在全國(guó)范圍內(nèi)分三批部署開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。于是，全國(guó)各地陸續(xù)開(kāi)展新一輪干部人事檔案分級(jí)、分批的專項(xiàng)審核。審核檔案是為了完善檔案，更是為了加強(qiáng)干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮干部檔案在識(shí)人、用人方面的基礎(chǔ)作用，也是第一次直接向干部檔案造假亂象毫不留情地“亮劍”。通過(guò)此次檔案審核工作，以期在今后的檔案管理過(guò)程中能做到更有效地把握干部任職資格及各項(xiàng)相關(guān)條件，以防某些干部“帶病上崗”或是“帶病提拔”。

二、干部人事檔案審核過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

根據(jù)中央組織部《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展干部人事檔案審核工作的通知》和《干部人事檔案審核工作培訓(xùn)培訓(xùn)材料》及《中共中央組織部關(guān)于印發(fā)〈全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案〉的通知》（組通字[2014]32號(hào)）等文件的有關(guān)要求，清華大學(xué)從2014年12月底啟動(dòng)干部檔案審核工作，按照中組部關(guān)于干部人事檔案專項(xiàng)審核要求，對(duì)《干部任免審批表》中涉及干部的“三齡兩歷一身份”及干部家庭成員、獲獎(jiǎng)情況等內(nèi)容對(duì)照干部人事檔案進(jìn)行逐卷、逐頁(yè)、逐項(xiàng)審核，依據(jù)審核內(nèi)容填寫(xiě)《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表》。通過(guò)歷時(shí)兩年多的審核工作，發(fā)現(xiàn)了不少不容忽視的問(wèn)題。第一，“三齡兩歷一身份”歸檔材料把關(guān)不嚴(yán)?！叭g兩歷一身份”是干部人事檔案的主心骨，也是使用率最高的材料，是各種履歷表必填內(nèi)容。在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，不同材料的同項(xiàng)內(nèi)容有前后填寫(xiě)不一，或者材料有涂改的跡象；學(xué)歷部分缺少相應(yīng)證明材料；另外，缺少干部身份證明等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。第二，檔案內(nèi)容分布不均。1980年，中組部頒發(fā)《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部檔案工作條例》中將干部人事檔案正本分為十大類(lèi)，分別是：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定考察材料；④學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評(píng)定崗位技能的材料；⑤政治歷史審查材料；⑥入黨入團(tuán)材料；⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料；⑧處分材料；⑨錄用、任免、出國(guó)（出境）、工資、待遇及各種代表會(huì)議代表的材料；⑩其他可供組織參考的材料，即上述九類(lèi)未包括的、對(duì)組織上有參考和保存價(jià)值的材料[2]。審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有些材料明顯偏多，而有些嚴(yán)重不足，這種失衡現(xiàn)象很可能影響檔案的參考價(jià)值。第三，歸檔材料不規(guī)范。有些任免表和履歷表填寫(xiě)不完整，缺照片、沒(méi)有組織蓋章、無(wú)本人簽字等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。

三、學(xué)生檔案規(guī)范管理的幾點(diǎn)思考

個(gè)人人事檔案起始于學(xué)生時(shí)代并伴隨一個(gè)人一生。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案價(jià)值愈發(fā)明顯，甚至在當(dāng)事人去世后，其檔案仍有后續(xù)使用價(jià)值。

1.提高思想認(rèn)識(shí)。檔案部門(mén)應(yīng)采取各種形式積極宣傳檔案對(duì)個(gè)人及社會(huì)的作用和意義，提高教職工和學(xué)生對(duì)認(rèn)真填寫(xiě)各類(lèi)表格的重視程度和重要信息的及時(shí)歸檔意識(shí)。各個(gè)相關(guān)部處和院系的人事檔案工作人員都要積極參加單位組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握相關(guān)的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)知識(shí)，確保在工作中做到端正態(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格要求，盡可能減少問(wèn)題的產(chǎn)生。

2.建立一支專業(yè)負(fù)責(zé)的檔案人員隊(duì)伍。檔案工作的收集、歸檔、利用、管理等都需要專業(yè)檔案工作者來(lái)完成，這一系列步驟中收集歸檔是起始階段。首先，工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案工作人員應(yīng)提醒個(gè)人填表時(shí)需認(rèn)真書(shū)寫(xiě)、字跡清晰，盡量避免因?yàn)闀?shū)寫(xiě)原因?qū)е滦畔⒛：蚯昂蟛灰恢碌那闆r。其次，工作人員在收集整理的過(guò)程中應(yīng)做到收集“全”，鑒別“真”，整理“細(xì)”，認(rèn)定“穩(wěn)”；收集檔案后以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)需要?dú)w檔的材料進(jìn)行專業(yè)把關(guān)和審核。再者，檔案工作人員應(yīng)有主動(dòng)收集檔案材料的意識(shí)，因?yàn)椴牧系膩?lái)源往往是多渠道、多形式的，應(yīng)盡量避免因?yàn)橄嚓P(guān)人員送檔不及時(shí)，以至檔案轉(zhuǎn)遞后給歸檔帶來(lái)不必要的麻煩。另外，歸檔過(guò)程切記認(rèn)真仔細(xì)，避免裝材料時(shí)張冠李戴。

3.建立長(zhǎng)效機(jī)制，優(yōu)化審核制度。（1）建立干部檔案材料歸檔把關(guān)、材料使用登記等管理制度，健全六種基本登記簿冊(cè)，分別是：材料收集歸檔、材料接收、材料借出、查閱檔案、材料撤出銷(xiāo)毀、各類(lèi)檔案專項(xiàng)審核材料補(bǔ)充或銷(xiāo)毀等。（2）建立規(guī)章制度，確保被外借或查閱檔案的安全性，嚴(yán)防對(duì)檔案的蓄意涂改、添加、撤銷(xiāo)等違反檔案法的行為。必須始終堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的基本原則，一手抓安全防范，一手抓受損檔案搶救和保護(hù)，努力避免和減少各種外來(lái)因素對(duì)檔案安全的不利影響[3]。（3）拒收不合格、不符合要求的材料；查閱手續(xù)必須符合相關(guān)規(guī)定，否則不提供服務(wù)。要根據(jù)檔案工作發(fā)展新形勢(shì)，對(duì)既成的規(guī)章制度進(jìn)行及時(shí)必要的修改，查漏補(bǔ)缺，做到保護(hù)檔案的同時(shí)充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。要加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)管和追究制度，既要對(duì)弄虛作假的干部問(wèn)責(zé)，也要對(duì)授意、幫助作假或工作失誤的干部追責(zé)。通過(guò)建立長(zhǎng)效機(jī)制，保證檔案的安全性、完整性，檔案工作人員時(shí)刻保持警鐘長(zhǎng)鳴的狀態(tài)，從而穩(wěn)步提升檔案管理水平。

4.推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。目前，全國(guó)檔案事業(yè)正在加大信息化系統(tǒng)的建設(shè)與推廣使用，人事檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)跟上步伐，采用現(xiàn)代信息技術(shù)方法來(lái)開(kāi)展人事檔案的信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。紙質(zhì)檔案無(wú)論在收集利用還是管理等各個(gè)方面均存在一定的滯后現(xiàn)象，建立電子檔案，創(chuàng)辦并不斷優(yōu)化檔案館電子文件管理項(xiàng)目的通用功能，等等。這些舉措必將大大提高檔案的利用和管理效率以及館際交流。早在2007年，中國(guó)人民大學(xué)馮惠玲教授在調(diào)研地方性綜合檔案館的基礎(chǔ)上，提出較為完善的綜合性檔案館電子文件管理項(xiàng)目理應(yīng)具備的功能：第一,綜合性檔案館的電子文件管理項(xiàng)目（機(jī)構(gòu)）必須承擔(dān)起長(zhǎng)久保管電子文件的使命；第二，一般說(shuō)來(lái)，電子文件管理不需要在形成機(jī)關(guān)和檔案館之間建立中間性管理系統(tǒng),檔案館電子文件管理系統(tǒng)可以直接從生成機(jī)關(guān)接收或捕獲電子文件并實(shí)施永久保管[4]。清華大學(xué)檔案館薛四新研究員于2015年申請(qǐng)到國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)系會(huì)議辦公室立項(xiàng)的科研項(xiàng)目——《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，筆者有幸成為該項(xiàng)目組成員，該項(xiàng)目就是考慮建立通用檔案管理信息系統(tǒng)，通過(guò)設(shè)置系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊達(dá)到不同類(lèi)別用戶自由訪問(wèn)、網(wǎng)上鑒定、與其他檔案部門(mén)的資源共享、提高檔案的編研價(jià)值等目的。

在教育部的要求下，相關(guān)機(jī)構(gòu)逐漸為高中以上的學(xué)生建立檔案，經(jīng)過(guò)幾十年的努力，學(xué)生檔案工作取得了很大的發(fā)展。然而，成就與問(wèn)題并存，在此項(xiàng)干部檔案審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在很可能會(huì)給組織和個(gè)人對(duì)人事檔案的利用帶來(lái)不必要的麻煩。與此同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，社會(huì)也對(duì)檔案管理利用提出更高的要求。針對(duì)以上情況，高校應(yīng)提出相應(yīng)的改革建議，并積極落實(shí)到實(shí)際工作中去，努力建立與學(xué)校教學(xué)管理、國(guó)內(nèi)高等教育及社會(huì)要求相結(jié)合的學(xué)生檔案，為提高檔案價(jià)值做好基礎(chǔ)性工作。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2002.

[2]代紅.從干部審核看干部人事檔案功能的完善[J].北京檔案,2012（11）.

[3]孫大東.我們檔案安全體系建設(shè)研究綜述[J].檔案管理,2012（1）.

[4]馮惠玲.檔案館電子文件管理項(xiàng)目的功能定位[J].檔案學(xué)通訊,2007（6）.

Thinking of Management Innovation of Students' Personnel Archives

Qian Danhong, Xue Sixin

(The Archives of Tsinghua University, Beijing 100084, China)

According to the policies of Central Organization Department, since the end of 2014, the Archives of Tsinghua University has been focusing on auditing archives of the middle-level cadres in our university, and we find many areas that should be improved in personnel archives management. Personnel archives begin from student phase, thus improving work in collecting, filing, and utilizing students' archives is fairly important for perfecting personnel archives work.

cadres ' archives; special audit; students' archives; archives management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.03

錢(qián)丹紅，清華大學(xué)檔案館館員，研究方向?yàn)閷W(xué)生檔案管理和利用等。薛四新，清華大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)闄n案信息化、電子文件管理與數(shù)字檔案館等。

G271

A

2016-11-29