高校文書檔案收集工作問(wèn)題探析

葉麗群

（廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廈門 361012）

科學(xué)管理

高校文書檔案收集工作問(wèn)題探析

葉麗群

（廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廈門 361012）

公文處理不規(guī)范、收文材料收集不及時(shí)、內(nèi)容不完整齊全及歸檔材料缺乏有機(jī)連續(xù)性是高校文書檔案收集工作中存在的主要問(wèn)題。文中提出了可以采用熟練掌握公文處理環(huán)節(jié)、切實(shí)加強(qiáng)檔案意識(shí)，利用系統(tǒng)及時(shí)收集材料、主動(dòng)提供檔案服務(wù)，增強(qiáng)工作責(zé)任心、深入了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，熟練掌握歸檔范圍、積極參加檔案專業(yè)培訓(xùn)等措施，以加強(qiáng)文書檔案的收集工作。

高校文書檔案 收集 問(wèn)題 原因 解決

現(xiàn)代科技的日新月異對(duì)人們的生活和工作產(chǎn)生了廣泛影響，它改變了許多行業(yè)的生命周期，加快了各行各業(yè)的工作進(jìn)程，對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，也是如此。在實(shí)際的工作中，因科學(xué)技術(shù)的改變，檔案的形成周期變短了，更新加快了，人們對(duì)檔案的利用服務(wù)要求也在不斷提高。而要提供高效的檔案利用服務(wù)，就要有高質(zhì)量的檔案整理和管理作為保障。而檔案的收集工作是檔案整理和管理的前提和基礎(chǔ)，是做好文書檔案工作的根本保證。因此，加強(qiáng)文書檔案的收集工作，對(duì)提升高校文書檔案管理水平，從而對(duì)高校存史資政、服務(wù)師生具有重要的意義。本人僅以一名高校綜合檔案室的檔案管理員的身份，通過(guò)工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校文書檔案收集工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和原因進(jìn)行分析，并提出解決的方案。

一、文書檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.公文處理不規(guī)范。高校的文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)[1]94－196。實(shí)際工作中文書工作人員在公文處理過(guò)程中只考慮文書的辦理和使用情況，沒有考慮文書作為日后的檔案在生成過(guò)程中需要注意的一些問(wèn)題。如有公文格式不規(guī)范，發(fā)文會(huì)簽單填寫不完整、字體不統(tǒng)一，日期和發(fā)文編號(hào)漏寫、錯(cuò)寫，沒有附件或附件不全等情況。

2.收文材料收集不及時(shí)。收文是文書工作的另一大重要內(nèi)容。實(shí)際工作中，往往對(duì)收文的收集不夠及時(shí)。主要體現(xiàn)在上級(jí)單位發(fā)來(lái)的收文很大一部分是要求上報(bào)本單位的相關(guān)資料或報(bào)表數(shù)據(jù)等內(nèi)容，本單位根據(jù)要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行了上報(bào)，但由于一般情況下檔案部門的大量工作是在第二年正式進(jìn)行的，對(duì)當(dāng)時(shí)辦理完畢的上報(bào)材料沒有采取及時(shí)歸到檔案部門的做法，等到第二年要求歸檔時(shí)經(jīng)常會(huì)碰到一些上報(bào)材料已經(jīng)無(wú)處可找。

3.內(nèi)容不完整齊全。材料內(nèi)容的不完整齊全主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是單位發(fā)文的請(qǐng)示文的批復(fù)不完整；二是歸檔的內(nèi)容只歸體現(xiàn)在本單位保管期限表中的常規(guī)工作材料，職能部門開拓的新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的相關(guān)材料常常沒有歸檔，而這部分內(nèi)容對(duì)以后的工作通常更具有重要參考作用；三是還沒有網(wǎng)絡(luò)歸檔的意識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的與本單位相關(guān)的具有保存價(jià)值的相關(guān)批復(fù)、通知、報(bào)道等沒有下載歸檔；四是一些歸檔材料沒有加蓋部門印章，大大減弱了這類材料的效力，更談不上檔案作為憑證參考的作用。

4.歸檔材料缺乏有機(jī)連續(xù)性。存在歸檔材料缺乏連續(xù)性現(xiàn)象。一些常規(guī)的材料，如教職工花名冊(cè)、年度考核表、數(shù)據(jù)報(bào)表等，由于歸檔人員的更替及對(duì)業(yè)務(wù)的不夠熟悉等問(wèn)題，出現(xiàn)了多年未歸的情況。一件事物的系列報(bào)道材料，出現(xiàn)“有頭無(wú)尾”或“有尾無(wú)頭”現(xiàn)象。事件的經(jīng)過(guò)和結(jié)果之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，出現(xiàn)了在日常的查閱利用中，要用的材料未歸全，已歸的材料因缺乏某些年份的素材而利用價(jià)值不高的結(jié)果。

以上所列的都是平時(shí)的工作中遇到的具體問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在勢(shì)必影響到文書收集的規(guī)范、及時(shí)、完整、齊全和有機(jī)聯(lián)系，從而影響到以后文書檔案的質(zhì)量。

二、高校文書檔案收集工作問(wèn)題產(chǎn)生的原因

高校檔案收集工作之所以會(huì)產(chǎn)生這些問(wèn)題，有好幾方面的原因。既有客觀原因，也有主觀原因。由于高校檔案的主要功能是在對(duì)材料收集和整理的基礎(chǔ)上，為廣大教職員工提供查詢、借閱服務(wù)的，其工作范圍主要是在高校內(nèi)部進(jìn)行的活動(dòng)，它扮演的是輔助服務(wù)的角色，無(wú)論是從長(zhǎng)期還是短期來(lái)看，都未能產(chǎn)生直接可見的經(jīng)濟(jì)效益，其工作性質(zhì)決定了它不可能成為行政管理核心部門，而學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注的工作非常多，可以說(shuō)不太可能將關(guān)注焦點(diǎn)放到檔案工作上。檔案工作在高校行政工作中逐漸被邊緣化，這是檔案收集工作開展不暢的根源所在。其次，各部門的檔案員基本上都是行政人員兼職的，檔案只是其中占比較小的工作，他們手上還有其他大量的工作。而專職檔案管理員更是長(zhǎng)期配備不足，在工作量較大的現(xiàn)實(shí)面前，個(gè)人無(wú)法做到所有工作內(nèi)容都能顧及。最后，檔案管理工作的專業(yè)性和實(shí)踐性較強(qiáng)，需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是信息時(shí)代技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的周期變短、更新加快，在能提高工作效率的情況下，更是需要檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，定期參加繼續(xù)教育與培訓(xùn)。但由于現(xiàn)實(shí)中多種因素的影響，高校的檔案管理員，特別是兼職檔案員參加檔案的繼續(xù)教育和培訓(xùn)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有的兼職檔案員幾乎沒有參加過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對(duì)檔案業(yè)務(wù)不了解、檔案的規(guī)章制度不清楚，歸檔意識(shí)不強(qiáng)烈，最終導(dǎo)致收集工作開展不暢。

三、加強(qiáng)高校文書檔案收集工作的對(duì)策

1.熟練掌握公文處理環(huán)節(jié)，切實(shí)加強(qiáng)檔案意識(shí)。文書人員要熟練掌握公文處理的環(huán)節(jié)以及提高檔案意識(shí)。文書工作人員要熟悉《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及建立健全本校關(guān)于公文處理的相關(guān)規(guī)定，要對(duì)本校公文的種類、格式、發(fā)文辦理和行文程序及收文辦理等基本知識(shí)熟記于心，然后在此基礎(chǔ)上，對(duì)辦理完畢的公文進(jìn)行逐一檢查，檢查的內(nèi)容包括文件標(biāo)題與內(nèi)容是否一致，發(fā)文日期、發(fā)文號(hào)、發(fā)文會(huì)簽單是否簽寫完整，有附件的文件附件是否齊全，文件有無(wú)印章等。這些檢查內(nèi)容雖說(shuō)是很細(xì)小的問(wèn)題，但如果這些環(huán)節(jié)沒有做好，對(duì)日后成為檔案的這些文件，其作為檔案的憑證作用就會(huì)失去效力。文書人員要時(shí)時(shí)謹(jǐn)記辦理完畢的公文就是日后的檔案，要按檔案的要求對(duì)待。而檔案人員在收集材料時(shí)，除了做好交接記錄外，要認(rèn)真核對(duì)以上內(nèi)容是否處理完畢，只有處理完畢的材料才能收集歸檔。文書人員和檔案人員要相互配合，心中一定要有“檔案”意識(shí)，只有處理好公文的細(xì)節(jié)問(wèn)題，收集的文件質(zhì)量才有保證。

2.利用系統(tǒng)及時(shí)收集材料，主動(dòng)提供檔案服務(wù)。隨著數(shù)字校園建設(shè)的推廣，國(guó)內(nèi)許多高校已采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）進(jìn)行辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化辦公[2]28－31。學(xué)校的收文通過(guò)辦公系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，不僅安全、可靠、方便，而且可以大大加快工作進(jìn)度。因此，文書工作人員要充分利用本校辦公系統(tǒng)的功能來(lái)提高歸檔效率。通過(guò)OA系統(tǒng)帳戶權(quán)限的設(shè)置，文書工作人員可以隨時(shí)查閱辦理情況。對(duì)于上級(jí)要求上報(bào)的內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)的批示、由哪個(gè)部門主辦，辦理的情況如何都可以在系統(tǒng)中查看。文書工作人員通過(guò)跟蹤辦理情況，對(duì)那些辦理完畢的事項(xiàng)，可及時(shí)向主辦部門收集材料，改變過(guò)去要等到第二年再統(tǒng)一收集材料的習(xí)慣，這樣不僅可以對(duì)材料進(jìn)行及時(shí)清理，化繁為簡(jiǎn)，更是大大減少了材料丟失的情況。同時(shí)，檔案工作人員要定期向文書工作人員收集材料，及時(shí)整理、統(tǒng)計(jì)，適時(shí)開展編研。檔案工作者要充分利用編制好的專題，特別是一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，主動(dòng)提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門使用。這樣不但可以宣傳檔案的重要性，而且可以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員對(duì)檔案工作的重視。

3.增強(qiáng)工作責(zé)任心，深入了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。檔案工作者要切實(shí)加強(qiáng)工作的責(zé)任心。為了檔案的完整及今后的有效利用，要對(duì)所有請(qǐng)示及相關(guān)的報(bào)告進(jìn)行核查，主要核查是否有批復(fù)和落實(shí)處理意見。針對(duì)有批復(fù)文件的，在歸檔時(shí)要將請(qǐng)示與批復(fù)整理在一起；對(duì)于沒有正式批復(fù)但有處理意見的，比如向上級(jí)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)直接轉(zhuǎn)賬給財(cái)務(wù)部門的，要在請(qǐng)示文件中備注情況，并在備注處加蓋擬辦部門公章；對(duì)于沒有批復(fù)的，要在請(qǐng)示文中說(shuō)明情況，以利于今后的查閱。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，我們有多種渠道可以了解部門業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，如學(xué)校的辦公系統(tǒng)、官網(wǎng)、官方微信、微博及相關(guān)教育平臺(tái)等。通過(guò)這些渠道，在職能部門開展新業(yè)務(wù)之初，檔案工作者可以主動(dòng)與相關(guān)部門檔案員溝通交流，充分發(fā)揮好各部門檔案員在檔案收集工作中的橋梁樞紐作用。這就要求檔案工作者在平時(shí)的工作中要盡可能去了解并熟悉各部門的主要業(yè)務(wù)和功能，關(guān)注其開展的工作，最好能熟悉其工作流程。在與學(xué)校業(yè)務(wù)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)查閱中，有學(xué)校相關(guān)內(nèi)容的材料，一定要養(yǎng)成下載保存的習(xí)慣，盡可能收集到更加完整、齊全的材料。

4.熟練掌握歸檔范圍，積極參加檔案專業(yè)培訓(xùn)。檔案材料能否收集齊全、完整、準(zhǔn)確，移交工作起著主導(dǎo)作用[3]267－268。檔案材料進(jìn)行交接，可以依據(jù)本單位制定的各部門歸檔范圍及保管期限表的內(nèi)容進(jìn)行逐一核對(duì)，其中特別注意的是對(duì)主要職能部門的材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，要熟悉掌握各部門常規(guī)的歸檔材料，只有這樣才能對(duì)出現(xiàn)多年未歸的材料了如指掌，才有可能去落實(shí)清楚及備注說(shuō)明；其次，檔案工作者要學(xué)會(huì)總結(jié)材料規(guī)律，準(zhǔn)確把握材料內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步帶來(lái)檔案的周期變短，更新加快的情況，也對(duì)我們檔案工作者的專業(yè)水平、計(jì)算機(jī)操作能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。我們要及時(shí)改變工作理念，加快工作步伐，能在平時(shí)處理完畢的事情，盡量做到日日清。而對(duì)于學(xué)校提供的繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，檔案工作人員要積極參與，才能熟練掌握檔案業(yè)務(wù)，從而能在檔案收集工作中，化“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，收集到符合客觀事實(shí)、邏輯連續(xù)強(qiáng)、系統(tǒng)實(shí)用的檔案材料。

材料收集工作是檔案的基礎(chǔ)性工作，它關(guān)系到檔案后期的一系列環(huán)節(jié)，繼而影響檔案的整體質(zhì)量。它要求文書和檔案人員要有良好的職業(yè)道德，高度的工作責(zé)任感、認(rèn)真的工作態(tài)度和過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)，尤其要學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科技手段來(lái)提高工作效率及掌握檔案管理的相關(guān)技能。高校檔案員在收集工作中要堅(jiān)持以本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的材料為主，工作中要做到及時(shí)收集、科學(xué)分類，規(guī)范整理，以保持事件的歷史原貌為前提，保持事物之間的有機(jī)連續(xù)為基礎(chǔ)，以便能為日后的查閱利用提供參考和憑證作用。

[1]周毅.淺談高校文書檔案、學(xué)生檔案的管理和利用[J].常州工學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（2）.

[2]李月娥，周曉林，賈玲，李真，陸江.數(shù)字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實(shí)踐探索[J].檔案建設(shè)，2016（4）.

[3]李萍.淺議高校文書檔案工作的規(guī)范化管理[J].情報(bào)雜志，2009（6）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.19

葉麗群，廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2017-1-10