提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

文/徐振業(yè)

提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

文/徐振業(yè)

長期以來受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案工作固有的保密性與封閉性，使得縣級檔案館檔案信息得不到充分利用。如何適應(yīng)社會發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，便成為擺在檔案部門和檔案工作者面前的議題。

一、縣級檔案館檔案信息利用存在的問題

1.檔案信息資源陳舊匱乏。這是縣級檔案館普遍存在的問題，甚至出現(xiàn)專業(yè)檔案信息資源的空白和真空。有些縣級檔案館除了館藏的文書檔案，幾乎沒有別的檔案，涉及民生的檔案信息經(jīng)常是無法找到的，各類檔案信息資源自上傳后很少或者幾乎沒有更新。

2.利用技術(shù)服務(wù)形式單一。各縣級檔案館較少涉及高級網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一般只提供信息瀏覽服務(wù)、電子郵件服務(wù)和少量的信息咨詢和接待服務(wù)。電子郵件服務(wù)沒有大型網(wǎng)站穩(wěn)定、全面和及時；少量信息咨詢和接待服務(wù)大多“走馬觀花”，流于形式；很少有網(wǎng)站提供遠程登陸、文件傳輸、電子公告牌等服務(wù)。

3.檔案提供利用途徑有限。目前，縣級檔案館網(wǎng)站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導(dǎo)航、檢索和定位，即缺少先進的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件比較落后，檔案信息分類還很粗糙，缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

二、提高縣級檔案館檔案信息利用率的對策

1.采取有效方式整合檔案資源。一是優(yōu)化館藏。有效改變檔案館、室館藏結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，廣泛收集多種載體的優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，明確電子檔案為今后收藏的主要方向，積極積累和保存大容量、高密度、聯(lián)機聯(lián)網(wǎng)能力強的電子檔案。這樣既能讓檔案信息直接聯(lián)機上網(wǎng)，又可以節(jié)約存放空間，緩解或消除庫房緊張的狀況。二是分析統(tǒng)計。縣級檔案館要對館藏的檔案信息資源進行統(tǒng)計，查閱各檔案館的館藏介紹、全宗指南，了解和掌握檔案信息資源的分布狀態(tài)和流向，分析各檔案部門所藏檔案的系統(tǒng)性、配套性和特色性。三是數(shù)字化轉(zhuǎn)換。必須調(diào)整檔案信息資源的庫存狀況，進行必要的數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機上網(wǎng)的數(shù)字資源。有些文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件，其數(shù)字化工作需要做的只是將這類數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)化成規(guī)范格式，然后按一定的管理方式存儲；對于文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像來說，按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式或文本方式存儲掛接掃描圖文等方式進行。

2.采取有效方法優(yōu)化信息技術(shù)。一是建立技術(shù)應(yīng)用原則。建立標準化原則，建立、健全整合與共享的標準體系，確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一和整體效能的實現(xiàn)。建立安全化的原則，既要維護數(shù)字化檔案信息的真實與完整，又要保證數(shù)字化檔案信息的長期保存與可讀，防范數(shù)字化檔案信息在傳播過程中泄密。建立開發(fā)與引進相結(jié)合的原則，開放新檔，采用結(jié)盟、吸納、外包的形式，以開放的思想觀念來看待檔案信息資源共享的技術(shù)建設(shè)，從而創(chuàng)造性地運用信息技術(shù)。

二是完善技術(shù)建設(shè)。首先，對檔案信息資源共享的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施進行廣泛的市場調(diào)查和考察論證，再根據(jù)檔案部門工作的實際，以高起點、高標準、一次到位、不搞重復(fù)建設(shè)為原則，購置相關(guān)設(shè)施設(shè)備，為檔案信息資源共享創(chuàng)造一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，在軟件環(huán)境建設(shè)上必須堅持開發(fā)與引進相結(jié)合的原則。在軟件的選擇上堅持既經(jīng)濟又實用的原則，注重考慮先進性和兼容性。最后，對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進行整體規(guī)劃設(shè)計，既要堅持長遠計劃、超前先進，又要全面兼容、安全有效、方便利用，搭建起機關(guān)辦公自動化網(wǎng)和外部連接的因特網(wǎng)。

3.采取有效途徑深化檔案服務(wù)。一是建立檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)集成以下重要服務(wù)功能：檔案信息檢索功能；數(shù)字參考咨詢功能；檔案信息推送功能；個性化定制功能；館際互借與檔案文獻傳遞功能；導(dǎo)航功能；檔案信息用戶在線學(xué)習功能等。讓檔案信息用戶只需面對一臺計算機，就能享受到從咨詢、查找到打印、下載、傳遞等全過程的動態(tài)檔案信息應(yīng)用服務(wù)。二是創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式。首先，要開展檔案館主頁服務(wù)。設(shè)計制作友好、簡潔、大方的主頁界面，主頁上除了檔案館簡介、服務(wù)項目、館藏檔案目錄、光盤檔案信息資源、網(wǎng)上檔案信息資源等基本信息外，還要提供各種檔案信息資源的使用方法和網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航等服務(wù)。第二，要開展檔案信息檢索服務(wù)。為了便于用戶查找所需要的信息，要建立一個科學(xué)、系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)合理及相互配套的檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的自動化。最后，要開展檔案信息數(shù)字咨詢服務(wù)。用戶可通過電子方式提交問題，并可以限時得到檔案部門的檔案咨詢?nèi)藛T同樣方式的解答。

（作者單位：通榆縣檔案館）