數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作分析

文/楊靜

數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作分析

文/楊靜

數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)模式是對(duì)傳統(tǒng)文本檔案管理與服務(wù)形式的提質(zhì)增效，是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)信息庫(kù)，有益于檔案資源原始、完整、持久、便捷、規(guī)范、安全、海量性保存，有益于滿(mǎn)足國(guó)家對(duì)檔案管理和使用的要求，有益于滿(mǎn)足用戶(hù)的普遍性和特殊性需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。因此，充分認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案管理與檔案服務(wù)工作的特點(diǎn)，探索其規(guī)律性是提高檔案管理工作水平，發(fā)展我國(guó)的檔案事業(yè)的必然命題。

一、數(shù)字化檔案管理模式的內(nèi)涵和特點(diǎn)

檔案的內(nèi)涵。在我國(guó)，檔案管理是隸屬于黨和國(guó)家管理和受法律法規(guī)保護(hù)的事業(yè)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案的內(nèi)涵做出了明確的規(guī)定：“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄?！?/p>

數(shù)字化檔案管理模式的內(nèi)涵和特點(diǎn)。數(shù)字化檔案管理模式區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的歸檔、保護(hù)是以手工操作的形式對(duì)檔案原件進(jìn)行收集、整理、鑒定、編碼、歸類(lèi)、庫(kù)存、查閱。對(duì)于檔案信息的需求者說(shuō)來(lái)，唯有到檔案館或檔案室實(shí)地調(diào)閱才能滿(mǎn)足研用需要，很受時(shí)間和空間的限制。傳統(tǒng)檔案管理模式下的每一份檔案都是孤本，安全保障系數(shù)低，利用效率低，難以實(shí)現(xiàn)信息共享。數(shù)字化檔案管理模式是建立在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)基礎(chǔ)上的，采用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化的方式把檔案原件制成圖片、聲音等文件，可以通過(guò)各種比較方便的查詢(xún)檢索工具達(dá)到查詢(xún)檢索目的的。數(shù)字檔案管理構(gòu)建起來(lái)的檔案信息存儲(chǔ)和查閱結(jié)構(gòu)是由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備構(gòu)成的，數(shù)字檔案館將館藏有價(jià)值的紙質(zhì)資料，通過(guò)動(dòng)態(tài)的計(jì)算機(jī)技術(shù)加以識(shí)別、錄入、分析、整合成電子信息，用網(wǎng)絡(luò)形式將信息高度共享，可以集管理、查詢(xún)、發(fā)布、挖掘信息于一體，能夠?qū)?shù)字檔案館變成一個(gè)名副其實(shí)的電子化信息平臺(tái)和海量資源庫(kù)。

二、數(shù)字化檔案管理模式下的服務(wù)工作

管理檔案信息的目的原則上可概括為兩個(gè)方面，一為保存，也即要將必須收集和保管的檔案信息收集全、保存完整、管理到永遠(yuǎn)；另一方面為使用，也即滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的使用需求。本文所談及的第一個(gè)論題可以視為如何保存檔案資源，其形式是數(shù)字化管理；而在使用這個(gè)意義層面說(shuō)來(lái)，所要具體闡述的是檔案管理單位和檔案管理工作者如何基于數(shù)字化檔案管理模式來(lái)開(kāi)展好服務(wù)工作，這方面的舉措是多維的，以下所闡釋的兩點(diǎn)是多維舉措中的必然。

1.堅(jiān)持以滿(mǎn)足用戶(hù)需要為導(dǎo)向。無(wú)論是檔案管理單位還是檔案信息管理工作者都必須加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，堅(jiān)持以滿(mǎn)足用戶(hù)需要為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)觀念。數(shù)字化檔案管理模式盡管有其固定的實(shí)現(xiàn)形式，但是在實(shí)際運(yùn)行中，承擔(dān)具體工作職責(zé)的檔案管理人員需要在能夠滿(mǎn)足用戶(hù)查全、查準(zhǔn)、查快的基礎(chǔ)上來(lái)完成好所承擔(dān)的具體工作任務(wù)，不能因?yàn)閿?shù)字化檔案管理模式的“電子信息化”特點(diǎn)，而忽略自身所應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的服務(wù)效能。鑒于數(shù)字化檔案管理模式的科技含量，要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)的學(xué)習(xí)，在數(shù)字化管理能力上不斷提升個(gè)人素質(zhì)。要求檔案管理單位不斷提高數(shù)字化檔案管理水平，提高滿(mǎn)足用戶(hù)檔案多種需求的服務(wù)水平。

2.充分挖掘檔案信息資源的知識(shí)含量。檔案信息資源既具有“本真”性、“增值”性?！氨菊妗毙约粗该恳环輽n案資料都是真實(shí)的寶貴的歷史遺存。我們要收集和保護(hù)好每一份原件。即便是在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案管理部門(mén)也必須保證提供給用戶(hù)的檔案信息的真實(shí)性，絕不能因?yàn)楣ぷ鬟^(guò)程中的任何疏漏而導(dǎo)致給用戶(hù)提供了失真的檔案信息?！霸鲋怠毙允侵笝n案信息資源所內(nèi)蘊(yùn)的知識(shí)可挖掘，從而使之所具有的“以史鑒今”“以史明理”的作用發(fā)揮得更明顯、更有力量和效果。譬如日本歪曲史實(shí)，欲將我國(guó)的國(guó)土釣魚(yú)島據(jù)為己有。我國(guó)據(jù)理力爭(zhēng)，要就需要檔案信息作為鐵證。我國(guó)第一歷史檔案館研究員鞠德源先生以大量檔案史實(shí)來(lái)論辯，著成《日本國(guó)竊土源流釣魚(yú)列嶼主權(quán)辨》這部100多萬(wàn)字的力作，給予日本政府以有力的抨擊，這其中體現(xiàn)出的不僅僅是檔案原始信息資源的調(diào)用，亦體現(xiàn)出在數(shù)字管理模式的云數(shù)據(jù)中，檔案服務(wù)的知識(shí)含量應(yīng)如何充分挖掘的問(wèn)題。

（作者單位：吉林市豐滿(mǎn)區(qū)婦幼保健院）