淺論街道檔案信息化管理

文/孫英敏

淺論街道檔案信息化管理

文/孫英敏

街道辦事處（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“街道辦”）作為城市行政管理體制中一個(gè)極其重要的基礎(chǔ)管理層次，承擔(dān)著越來(lái)越多的工作任務(wù)，其檔案管理工作是整體工作的基礎(chǔ)。做好檔案工作，既是街道、社區(qū)自身發(fā)展的需要，又是檔案工作貼近現(xiàn)實(shí)、貼近社會(huì)、服務(wù)大局、服務(wù)轄區(qū)、服務(wù)群眾的重要保證，是黨和政府聯(lián)系居民的紐帶，是踐行黨的群眾路線的具體體現(xiàn)。

一、街道辦檔案管理的基本狀況

一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。這大大制約了街道辦檔案的科學(xué)管理與有效利用率，無(wú)法滿(mǎn)足動(dòng)態(tài)管理的需要，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。

二是專(zhuān)業(yè)人才缺乏。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須要有與之相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，檔案信息化管理人員與計(jì)算機(jī)、電子軟件、網(wǎng)絡(luò)等打交道，不僅要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，和獲取判斷運(yùn)用信息的能力，還要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。從目前看，街道辦現(xiàn)有的部分檔案干部知識(shí)結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)水平難以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，極大地制約了縣級(jí)檔案部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性

一是方便快捷。無(wú)論是在街道建設(shè)中形成的，如衛(wèi)生、計(jì)生、環(huán)境和文化建設(shè)等方面的內(nèi)容，還是在街道服務(wù)工作中形成的，如服務(wù)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、居民家庭、就業(yè)、培訓(xùn)、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成完整的、準(zhǔn)確的街道辦轄區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用其強(qiáng)大的分類(lèi)組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能來(lái)建立完整的街道辦檔案管理系統(tǒng)，完全可以滿(mǎn)足社會(huì)的各項(xiàng)要求，凸現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢(shì)，能夠減少人力、物力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項(xiàng)不再是期盼和無(wú)休止的等待。實(shí)踐證明，街道辦檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化運(yùn)行，既提高了城市管理的檔次，又為創(chuàng)建和諧社會(huì)提供了服務(wù)保障，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了看得見(jiàn)，摸得著的效益和優(yōu)越性。

二是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

三是安全可靠。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。為充分保證檔案信息的安全性，應(yīng)采取物理安全策略；訪問(wèn)控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等，以確保系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。

三、提高街道辦檔案信息化管理水平的有效途徑

一是立足管理手段現(xiàn)代化。應(yīng)把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤(pán)棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享。

二是做好檔案編研工作。從了解的情況看，縣級(jí)街道辦檔案管理幾乎沒(méi)有編研機(jī)構(gòu)，這就難以提高信息化建設(shè)水平。街道辦檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據(jù)不同的編研內(nèi)容，把分散的資料，按照利用規(guī)律有機(jī)地編制起來(lái)，以利于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。比如轄區(qū)內(nèi)的名勝古跡、市街名稱(chēng)、名人故居等歷史沿革都具有歷史的考查作用，都可以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供決策參考。

三是加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

四是要建立一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的第一資源和首要依托。街道辦檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。實(shí)現(xiàn)街道辦檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視建設(shè)一支精通街道辦管理且熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。為現(xiàn)職工作人員創(chuàng)造條件鼓勵(lì)他們崗位成才。

(作者單位：洮南市團(tuán)結(jié)街道辦事處)