基于門戶網(wǎng)絡(luò)的高校檔案信息管理

文/魯達志 辛玉明

基于門戶網(wǎng)絡(luò)的高校檔案信息管理

文/魯達志 辛玉明

門戶網(wǎng)站(簡稱門戶)是指通向某類綜合性互聯(lián)網(wǎng)信息資源并提供有關(guān)信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要分為索引式門戶、綜合性門戶、地方生活門戶以及校園綜合性門戶四類。門戶技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)的結(jié)合，通過對普通門戶和專業(yè)門戶的權(quán)限分級設(shè)置及信息反饋，能良好地對個人信息、公共信息及機密信息進行管理，極大地提高工作效能。

一、建立檔案管理系統(tǒng)門戶的必要性

傳統(tǒng)手工歸檔工作以及現(xiàn)行的計算機輔助手工檔案管理工作不足以滿足當前快速發(fā)展的高校，出現(xiàn)了很多亟待解決的問題。

1.檔案收集、歸檔的延時性。傳統(tǒng)的歸檔工作中，專職檔案員與各個歸檔單位常需面對面地溝通，降低了檔案標準及建檔立卷的溝通時效性、統(tǒng)一性。歸檔單位對歸檔進度把握的不準確性，導(dǎo)致專職人員對歸檔進度的把握，缺乏實時監(jiān)督性，歸檔細節(jié)問題頻發(fā)，歸檔進度松散，歸檔堆積問題嚴重，復(fù)審耗時、耗力。

2.特殊檔案材料保管的繁瑣性。聲像、實物類檔案由于自身特性，需要獨立的保存空間。例如，存儲聲像檔案的光盤、磁盤等要放到防潮、防磁的空間。實物檔案要根據(jù)其特定形狀單獨包裝，增加了檔案利用時查找、驗對、拆除保護、拿取的繁瑣性，同時極大增加了特殊檔案材料的破損率。

3.檔案利用的低效性。檔案最終目的是利用，傳統(tǒng)檔案利用要經(jīng)過利用者提出需求，檔案館工作人員核對案卷目錄，入庫查找相應(yīng)的檔案卷宗。如果發(fā)生偏差，就要反復(fù)進行查找。有的高校還涉及跨校區(qū)查檔，再通過傳真或是掃描電子傳輸?shù)姆绞竭M行傳遞，工作量大，效率低下。

二、檔案管理系統(tǒng)門戶的功能與結(jié)構(gòu)

1.檔案收集歸檔。基于門戶的高校檔案管理系統(tǒng)弱化歸檔單位的兼職檔案員概念，通過劃分系統(tǒng)管理員、管理員、錄入員、游客等相關(guān)權(quán)限，在檔案管理系統(tǒng)進行賬號權(quán)限設(shè)置。通過門戶檔案管理系統(tǒng)的查檔及歸檔系統(tǒng)，完成學(xué)籍信息網(wǎng)絡(luò)立卷、歸檔、查找、利用；財務(wù)與檔案系統(tǒng)歸檔互聯(lián)；機密檔案電子文件保存等工作。做到網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)性強，管理便捷，錄入系統(tǒng)制度準則統(tǒng)一化、網(wǎng)絡(luò)立卷獨立性及實物檔案歸檔同一性。弱化各歸檔單位兼職檔案員的工作時間、地點，做到隨時可立卷，實時可歸檔，歸檔標準統(tǒng)一。

2.檔案保管。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作需要專職檔案員通過檔案管理系統(tǒng)行使專職檔案員的操作監(jiān)管權(quán)。專職檔案員可在系統(tǒng)上同時管理多個歸檔單位，并且進行監(jiān)督檢查；通過網(wǎng)絡(luò)建檔信息審核及不合格信息反饋、問題答疑平臺在線答疑等途徑，及時有效地做好建檔立卷的監(jiān)管審核工作。

實物檔案歸檔保管工作需要各單位與專職檔案員協(xié)調(diào)配合完成。學(xué)籍檔案歸檔，由個人網(wǎng)絡(luò)建檔，打印相關(guān)附件，由各培養(yǎng)單位統(tǒng)一送至檔案館；財務(wù)系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，在財務(wù)報賬的同時即完成財務(wù)建檔立卷工作，再由財務(wù)統(tǒng)一收集送至檔案館；機關(guān)單位及個人，實行特殊檔案建檔工作，網(wǎng)絡(luò)自行建檔及信息錄入，再由個人報送至檔案館，由專職檔案員進行各類檔案的入庫、保管工作。

3.檔案利用。一是公對公檔案業(yè)務(wù)。這是指來檔案館查借閱檔案的是具有行政職能的單位，查閱檔案前要提供單位開具的介紹信等證明材料。這類業(yè)務(wù)要查看的檔案相對來說要廣，查看的內(nèi)容有一定的隱秘性，多數(shù)與本單位的行政活動有關(guān)或進行一些信息認證。二是個人對公檔案業(yè)務(wù)。這是指以個人身份查閱行政文件，一般是查閱與個人有關(guān)的行政批文，包括任免、獎勵、處罰、派遣等。三是個人對個人檔案業(yè)務(wù)。這是指查閱的是自己在高校學(xué)習過程中產(chǎn)生與自己有關(guān)的學(xué)籍檔案。查詢這類檔案時，只需要提供查閱者的個人信息即可，涉及到其他人信息的部分要遮擋覆蓋。

三、基于門戶檔案管理系統(tǒng)的擴展及優(yōu)勢

檔案管理工作在門戶管理中的應(yīng)用，在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，以檔案信息載體為核心，工作對象由紙張、塑膠等載體材料變?yōu)闄n案信息，不僅可輔助檔案管理、利用，更可開發(fā)對接擴展應(yīng)用。與學(xué)校的信息辦公和其他檔案管理系統(tǒng)的對接擴展應(yīng)用，是高校建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶發(fā)展的必由之路，也是今后發(fā)展的目標。

建立高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)門戶，需要構(gòu)建和完善數(shù)字信息檔案管理的局域網(wǎng)，有效提高高校檔案管理門戶的普及率及應(yīng)用水平。結(jié)合校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)局域網(wǎng)及校外廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮門戶網(wǎng)站的多渠道、多領(lǐng)域、多端口優(yōu)勢，提高高校檔案管理系統(tǒng)的涵蓋面和普及率。

基于門戶檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在建檔立卷更加科學(xué)規(guī)范和人性化、查詢檢索功能強大和方便快捷。降低實物檔案使用頻率，延長檔案保存時間及現(xiàn)實利用價值。

（作者單位：吉林大學(xué)檔案館）