高校學生社團檔案管理研究

胡澎

（江西環(huán)境工程職業(yè)學院，江西贛州 341000）

高校學生社團檔案是高校學生社團在發(fā)展中形成的有關(guān)社團規(guī)章制度、發(fā)展歷史、相關(guān)活動、社團文化、成員信息的原始記錄，是有保存價值的不同類型、不同載體的各類歷史資料，有利于為學生社團開展各類活動提供參考，對促進高校學生社團傳承發(fā)展和文化建設(shè)具有重要意義。

1 高校學生社團檔案的基本類型

1.1 社團文書檔案

主要包括社團章程、上級來文、內(nèi)部規(guī)章制度、組織社團負責人登記表、歷屆成員花名冊、社團注冊表、歷屆社團成員合影照片、社團內(nèi)部刊物、社員發(fā)表作品、工作計劃、工作日志、會議記錄、工作總結(jié)、簡報、報告、請示、重要會議的會議紀要、經(jīng)費使用情況表、通訊錄、大事記、社團榮譽材料、社團內(nèi)部表彰材料等。

1.2 社團活動檔案

主要包括各類活動策劃書、批復(fù)文件、活動方案、活動通知、活動海報、活動宣傳材料、活動現(xiàn)場照片、活動成果材料、活動總結(jié)等。

1.3 社團成員檔案

主要包括歷屆社團負責人和社團干部登記表、社員登記表、社員誠信記錄、社員言行錄、優(yōu)秀社員評優(yōu)申報材料、社員獲得榮譽稱號的相關(guān)材料等。

2 高校學生社團檔案的主要作用

2.1 高校學生社團檔案能發(fā)揮“資政”作用，促進社團的健康有序發(fā)展

高校學生社團檔案真實記錄了社團在發(fā)展過程中所取得了成績和存在的不足，反映了社團發(fā)展的經(jīng)驗和教訓。因此，高校學生社團通過對自身檔案的利用和已有信息的分析，有利于在工作中減少錯誤，在原有基礎(chǔ)上更好、更快地發(fā)展。同時，由于高校學生社團成員每屆任期較短，成員流動性也較大，社團人員穩(wěn)定性和流動性的矛盾較為突出，而社團檔案有利于彌合這一矛盾，社團檔案的價值進一步凸顯。

2.2 高校學生社團檔案有助于凝練社團文化，促進校園文化建設(shè)

高校學生社團檔案是學校每個時期學生精神風貌和文化品位的縮影，通過對社團優(yōu)秀文化的記錄和反映，有利于促進社團的文化傳承，并在文化傳承過程中凝練社團文化。同時，社團文化是校園文化的有機組成部分，優(yōu)秀的社團文化反映了校園文化的發(fā)展方向，并能夠發(fā)揮一定的輻射示范作用，進而推動校園文化建設(shè)。

2.3 高校學生社團檔案能發(fā)揮“育人”作用，有利于激發(fā)學生的榮譽感、責任感和歸屬感，促進學生成長成才

高校學生社團是大學生展示自我、鍛煉自我、提升自我，提升綜合素質(zhì)和某類專業(yè)特長的重要平臺，在社團中的表現(xiàn)突出的成員取得的重要成績和榮譽除當時被宣傳和表揚外，還能被社團檔案所記錄，這無疑會進一步激發(fā)學生的榮譽感并在潛移默化中提升對社團的責任感和歸屬感。同時，社團成員的獲獎材料、創(chuàng)新檔案、創(chuàng)業(yè)檔案、成功檔案、優(yōu)秀作品等都是促進學生成長成才的鮮活材料。

3 高校學生社團檔案管理的基本現(xiàn)狀

3.1 學生社團檔案管理基本處于高校檔案工作的空白地帶

目前，隨著《檔案法》的深入落實，高校檔案工作日益規(guī)范化、科學化，高校員工的檔案意識也逐步增強，但檔案的收集范圍還主要集中在日常的文書檔案、人事檔案、教學檔案和學生學籍檔案等方面，往往忽視學生活動檔案的收集，學生社團檔案管理基本處于高校檔案工作的空白地帶。即使有社團的相關(guān)指導部門可能會將社團的部分檔案收集移交至學校檔案館，但這些檔案仍處于分散狀態(tài)，無法集中整理和保管。很多高校學生社團的檔案往往由社團組織整理、保管，由于高校社團換屆周期短、人員流動性較大，很多檔案往往在社團換屆、檔案管理人員變動等因素影響下遺失。

3.2 學生社團檔案管理缺少制度規(guī)范保障

目前，絕大多數(shù)高校未建立學生社團管理制度或辦法，高校檔案館對大學生社團檔案管理不夠重視，社團檔案工作缺少業(yè)務(wù)指導和專業(yè)人員，甚至一些高校社團未明確負責社團檔案管理的職能部門。同時，社團檔案管理缺少標準和規(guī)范，管理手段、管理方法和檔案內(nèi)容五花八門，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息缺失、裝具和存檔材料不統(tǒng)一、電子檔案信息安全意識不強等問題。

3.3 學生社團檔案利用程度低

目前，由于高校學生社團檔案意識不足，管理水平低，缺少制度規(guī)范保障，導致高校學生社團檔案管理散亂，檔案內(nèi)容單一不完整，事實記錄不全面，有價值的檔案材料較少。因此，高校學生社團檔案可利用程度較低，對社團發(fā)展的參考借鑒意義不大。

4 高校學生社團檔案管理的對策建議

4.1 提高高校學生社團檔案意識

高校檔案管理部門、學生社團管理機構(gòu)、學生社團及其成員要提高學生社團檔案意識，充分認識到學生社團檔案在固化社團記憶、凝練傳承社團文化中的價值和作用，做到思想上重視，行動上支持，工作上落實，讓學生社團在具體工作中養(yǎng)成及時收集檔案材料，定期歸檔整理的習慣，使學生社團檔案能夠不斷充實，更好地為社團發(fā)展和校園文化建設(shè)服務(wù)。

4.2 加強高校學生社團的檔案制度建設(shè)

高校學生社團檔案制度建設(shè)是搞好學生社團檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，高校檔案館（室）和高校社團聯(lián)合會要根據(jù)檔案工作規(guī)范和學生社團實際，以《高等學校檔案管理辦法》為指導，突出學生社團檔案育人功能和學生特點，制訂內(nèi)容完備、操作性強的本校高校學生社團檔案管理有關(guān)的制度、標準和規(guī)范等指導性、規(guī)范性文件，建立健全工作職責和考核辦法，將社團檔案管理工作納入年度社團考核指標體系，倒逼學生社團提高檔案意識，重視社團檔案管理工作，積極主動開展檔案管理工作，促進學生社團檔案工作制度化、規(guī)范化。

4.3 提升高校學生社團檔案管理水平

針對高校學生社團檔案工作實際，通過多種手段和辦法建立科學管理體系，提升高校學生社團檔案管理水平。一是建立由學校檔案館牽頭管理，團委和學生社團各歸口管理部門協(xié)助指導，學生社團聯(lián)合會建立檔案工作部具體開展日常檔案管理工作，各學生社團密切配合的管理體制，保證社團檔案管理工作順利開展。二是開展學生社團檔案工作隊伍建設(shè)。根據(jù)學校實際，采用學生社團選派、檔案管理部門定期培訓、學生社團聯(lián)合會監(jiān)督考核的辦法，培養(yǎng)一批批專業(yè)水平較高，工作認真負責、積極主動的學生管理隊伍。三是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，提升學生社團檔案信息化水平。積極采用紙電同步工作模式開展檔案收集整理工作，提倡使用光盤、移動硬盤、云盤等多種信息存儲手段。必要時可建立學生社團檔案門戶網(wǎng)站、引進電子文件管理系統(tǒng)。

4.4 促進高校學生社團檔案開發(fā)利用

開發(fā)利用是高校學生社團檔案工作的基本落腳點。要做好高校學生社團檔案的開發(fā)利用首先要做好檔案材料的收集工作，做到材料按時移交、全面準確、沒有遺漏。其次是方便查閱利用，要改變服務(wù)理念和方式，通過提供電話預(yù)約、網(wǎng)上查閱等方式方便學生利用檔案。最后做好學生社團檔案的開發(fā)工作。學生社團和學生社團聯(lián)合會等組織可組織人員對社團檔案進行開發(fā)，如按年度編輯學校社團年鑒、社團年度工作報告（匯編）等材料，提升社團檔案利用水平。

[1]高飛.加強高校學生社團檔案管理[J].經(jīng)營與管理，2016(4):154-156.

[2]王洪凱,張曉瑛.高校學生社團檔案價值的實現(xiàn)路徑探討[J].蘭臺世界，2014(29):9-10.

[3]高飛.高校大學生社團檔案的管理[J].蘭臺世界,2016(16):48-50.