新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》下對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的思考

姜慧君

（上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系上海200444）

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》下對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的思考

姜慧君

（上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系上海200444）

電子會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，2016年1月1日起正式實(shí)施的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》把電子會(huì)計(jì)檔案列入會(huì)計(jì)檔案范疇并對(duì)其建立至銷(xiāo)毀一系列程序進(jìn)行了明確的制度規(guī)定。由此文章以新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為依據(jù)，對(duì)目前單位電子會(huì)計(jì)檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行思考，并針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施。

電子會(huì)計(jì)檔案 新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 管理 單位

會(huì)計(jì)檔案是記錄單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種形式，能夠?yàn)閭€(gè)體單位乃至國(guó)家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供參考依據(jù)，因此會(huì)計(jì)檔案的安全保管有著重要的意義。隨著信息化的發(fā)展，單位與外界進(jìn)行信息傳遞的過(guò)程中使用的電子會(huì)計(jì)信息越來(lái)越多，加之會(huì)計(jì)電算化技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)工作中的推廣使用，隨之出現(xiàn)了電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案的出現(xiàn)順應(yīng)了信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，幫助會(huì)計(jì)檔案人員減輕手工操作的任務(wù)量，但是電子會(huì)計(jì)檔案依賴(lài)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為中介，易受到溫度、濕度等影響，這就為電子會(huì)計(jì)檔案的安全保管提出了更高的要求。

一、電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.依賴(lài)性強(qiáng)。電子會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體，電子會(huì)計(jì)信息的記錄、電子會(huì)計(jì)檔案的建立以及移交過(guò)程中的在線傳送等都需要依賴(lài)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為中介，否則無(wú)法形成電子會(huì)計(jì)檔案。

2.安全性要求高。隨著信息化的發(fā)展，電算化已逐漸應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作中，而電算化工作的進(jìn)行必須要求在計(jì)算機(jī)載體上進(jìn)行，會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)信息的錄入、電子會(huì)計(jì)檔案的建立以及電子會(huì)計(jì)檔案部門(mén)間的在線傳送等都需要依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)下的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這就對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出了更高的高求，確保在此過(guò)程中不受到黑客攻擊等意外情況的出現(xiàn)，使得電子會(huì)計(jì)檔案的安全保管順利進(jìn)行，更好地維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

3.便捷性。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和銀行存款余額調(diào)節(jié)表等其他會(huì)計(jì)資料，而這些資料通常內(nèi)容較多、涵蓋信息范圍廣[1]。電子會(huì)計(jì)檔案的出現(xiàn)是對(duì)傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為中介的會(huì)計(jì)檔案范圍的延伸，且具備高速度、自動(dòng)化的特點(diǎn)，在提高會(huì)計(jì)工作效率的同時(shí)，也無(wú)形之中減輕了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案工作的繁瑣、機(jī)械的手工任務(wù)量，為會(huì)計(jì)檔案工作提供了便捷。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子會(huì)計(jì)檔案容易被破壞。會(huì)計(jì)電算化的使用、單位與外界間電子會(huì)計(jì)信息的傳遞，一方面使得會(huì)計(jì)人員能以低成本、高速度、自動(dòng)化進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理，提高會(huì)計(jì)工作效率；另一方面由于計(jì)算機(jī)信息的可更改性和更改的無(wú)痕性，使得電子會(huì)計(jì)檔案若被篡改難以察覺(jué)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)水平也逐漸提高，不排除存在利用黑客技術(shù)盜竊、篡改單位會(huì)計(jì)信息的情況。電子會(huì)計(jì)檔案多是在會(huì)計(jì)電算化形式下形成的，而會(huì)計(jì)電算化的安全、保密程度都與電子檔案的安全保管問(wèn)題密切相關(guān)。

2.電子會(huì)計(jì)檔案保管意識(shí)薄弱。不少單位認(rèn)為會(huì)計(jì)工作的主要任務(wù)是記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息，單方面?zhèn)戎赜跁?huì)計(jì)信息的記錄及會(huì)計(jì)報(bào)表的制定，甚至把會(huì)計(jì)檔案的歸集和管理視為會(huì)計(jì)工作完成后的附加，因此對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸集、保管、銷(xiāo)毀等不予以重視。加之對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸集整理重點(diǎn)放在紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案上，對(duì)新出現(xiàn)的電子會(huì)計(jì)檔案的歸集整理意識(shí)淡薄，且電子會(huì)計(jì)檔案多采用不同于紙質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，而計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備易受到溫度、濕度等因素的影響，無(wú)形中增加了電子會(huì)計(jì)檔案安全保管的難度。

3.銷(xiāo)毀工作不完善。會(huì)計(jì)檔案是記錄單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的一種形式，各單位每年都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，每年也會(huì)存在部分會(huì)計(jì)檔案到期的情況，因原《辦法》未明確規(guī)定銷(xiāo)毀前負(fù)責(zé)人的權(quán)屬和責(zé)任，且已到期檔案中可能存在未了結(jié)事項(xiàng)，致使單位負(fù)責(zé)人對(duì)這部分資料所屬的會(huì)計(jì)檔案不敢銷(xiāo)毀，不能處理故而放置；加之電子會(huì)計(jì)檔案本身屬于后出現(xiàn)的，一些單位可能任意歸集整理或根本未對(duì)直接存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中進(jìn)行歸集整理，造成大量無(wú)已保管價(jià)值的檔案占據(jù)庫(kù)存，浪費(fèi)了資源，加大了保管成本。

三、新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定

2015年12月11日，經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》公布（以下稱(chēng)為新《辦法》）于2016年1月1日起施行。

1.明確把電子檔案歸于會(huì)計(jì)檔案定義范圍。新《辦法》第三條重新界定了會(huì)計(jì)檔案的范圍，加入電子會(huì)計(jì)檔案，且明確規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案是什么，即為“通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的”[2]3會(huì)計(jì)檔案。該定義從根本上指出了電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的不同之處，并且區(qū)分了其和紙質(zhì)檔案掃描版本的差別[3]，兩者雖有相似的地方，但從來(lái)源來(lái)看完全是兩種方式。新《辦法》的規(guī)定擴(kuò)大了會(huì)計(jì)檔案的范圍，更加符合信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理從紙質(zhì)化檔案管理到以計(jì)算機(jī)等設(shè)備為載體的數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)管理方式的轉(zhuǎn)變趨勢(shì)。

2.明確電子會(huì)計(jì)檔案能以電子形式保存的管理要求。新《辦法》中不但在會(huì)計(jì)檔案定義范圍中加入電子會(huì)計(jì)檔案，還指明單位對(duì)于符合要求的電子會(huì)計(jì)檔案能直接使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段進(jìn)行管理。新《辦法》中多條提及電子會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題，首先對(duì)于什么樣的電子會(huì)計(jì)資料能夠以電子形式保存作出了規(guī)定，即符合電子會(huì)計(jì)檔案的定義要求且來(lái)源真實(shí)、電子會(huì)計(jì)檔案信息能夠有效接收和讀取、符合電子會(huì)計(jì)檔案保管要求、能夠采取有效措施以保證電子會(huì)計(jì)檔案信息不被篡改、建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫纫苑乐挂馔馇闆r發(fā)生、電子會(huì)計(jì)資料非具永久保存性或者重要保存價(jià)值性、電子會(huì)計(jì)資料符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的的電子簽名的[2]9。以上是新《辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案能夠以電子形式保存的具體規(guī)定，其重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)電子會(huì)計(jì)信息來(lái)源的真實(shí)性、電子會(huì)計(jì)信息內(nèi)容的可用性、電子會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，以及電子會(huì)計(jì)檔案安全保管過(guò)程中措施的完善性。

3.電子會(huì)計(jì)檔案移交與接收的管理規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案的移交與接收工作不僅是會(huì)計(jì)工作的一部分，也是檔案工作的重要組成部分。新《辦法》在規(guī)定會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，不僅限于對(duì)紙質(zhì)檔案移交的規(guī)定，且對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交作出了明確的說(shuō)明——“電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交”[2]12。該規(guī)定明確了電子會(huì)計(jì)檔案的元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)格式等技術(shù)要求，這是鑒于電子會(huì)計(jì)檔案依托計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為中介，各單位可能采用不同的軟件進(jìn)行管理，為了方便國(guó)家整體對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理故此規(guī)定，其目的是確保電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)源的真實(shí)性有據(jù)可查、數(shù)據(jù)的可靠性有據(jù)可依。

新《辦法》第十二條規(guī)定，單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要對(duì)其接收的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)。這是因?yàn)殡娮訖n案的移交和接收從傳送方式上分在線接收和離線接收兩種方式，以接收對(duì)象分為單位內(nèi)部之間的移交與接收和單位與其他單位之間的移交與接收。而無(wú)論從哪個(gè)形式分，都要明確電子會(huì)計(jì)檔案的移交和接收的具體流程。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)既是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的可靠性、可傳遞性、可解讀性、無(wú)病毒性進(jìn)行保障，也是進(jìn)一步對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的移交部門(mén)與接收部門(mén)從事移交與接收工作謹(jǐn)慎性和責(zé)任界定性的要求。

4.電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀。新《辦法》中既對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生、移交與接收作出了規(guī)定，也對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀進(jìn)行的界定，這就使得新《辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案從產(chǎn)生到銷(xiāo)毀的過(guò)程進(jìn)行了完整的規(guī)定。新《辦法》規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)由單位會(huì)計(jì)管理部門(mén)與單位的檔案管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同參與，這樣一方面可以防止銷(xiāo)毀錯(cuò)誤的電子會(huì)計(jì)檔案，另一方面符合單位內(nèi)部組織監(jiān)銷(xiāo)的管理要求，進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序，增強(qiáng)監(jiān)督力度。

四、對(duì)單位更好地執(zhí)行新《辦法》中關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案制度的建議

1.強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的重視。電子會(huì)計(jì)檔案制度的完善與否很大程度上取決于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位電子會(huì)計(jì)檔案的重視程度，加大單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的重視程度，不但可以使得單位能夠投入足夠人力、物力、財(cái)力到電子會(huì)計(jì)檔案的保管上來(lái)，而且可以強(qiáng)化會(huì)計(jì)工作人員和檔案保管人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，以確保電子會(huì)計(jì)檔案的建立、移交、接收和安全保管順利進(jìn)行。

2.建立完善的電子會(huì)計(jì)檔案制度。建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案制度，明確劃分責(zé)任權(quán)屬，加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門(mén)和檔案部門(mén)的溝通交流，確保各職能部門(mén)在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案移交、接收等過(guò)程中合作的順利進(jìn)行。對(duì)于到期應(yīng)予以銷(xiāo)毀的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)認(rèn)真對(duì)待及時(shí)予以匯報(bào)，會(huì)計(jì)部門(mén)要確定將要銷(xiāo)毀的電子會(huì)計(jì)檔案中無(wú)未了解事項(xiàng)，并且銷(xiāo)毀過(guò)程的進(jìn)行由檔案管理部門(mén)、信息系統(tǒng)管理部門(mén)共同監(jiān)督。

3.加強(qiáng)對(duì)負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)。電子會(huì)計(jì)檔案的移交與接收在實(shí)際的操作過(guò)程中會(huì)遇到這樣那樣的問(wèn)題，且新《辦法》下的電子會(huì)計(jì)檔案制度的建立對(duì)技術(shù)、人員儲(chǔ)備都提出了更高的要求。尤其對(duì)于有著眾多子公司的大型上市公司，電子會(huì)計(jì)檔案可能數(shù)量十分龐大，這不但要求單位內(nèi)部建立統(tǒng)一、完善的電子會(huì)計(jì)檔案制度，還要求加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)，使其熟知電子會(huì)計(jì)檔案制度，有能力分析和處理在電子會(huì)計(jì)檔案中遇到的問(wèn)題，從而對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的建立，以及后續(xù)的保管和銷(xiāo)毀等工作起到效率化作用。

4.加大對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案的建立、歸集時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定是采用在線移交還是離線移交。對(duì)于在線移交的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)與檔案部門(mén)進(jìn)行溝通，確保在線傳送的順利進(jìn)行。對(duì)于需要離線移交的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)該確保其已進(jìn)行準(zhǔn)確、完整地歸集，無(wú)重復(fù)或遺漏，并且在符合安全性、可用性的要求后及時(shí)地向檔案管理部門(mén)等移交，并加大對(duì)此工作進(jìn)程的監(jiān)管力度。此外單位每年都會(huì)存在到期的電子會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于此，單位可以根據(jù)實(shí)際情況確定是否安排人員進(jìn)行定期鑒定，確保不存在未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)等未了結(jié)的項(xiàng)目，以更好地維護(hù)單位的經(jīng)濟(jì)利益。

電子會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案工作的重要組成部分，其建立、移交、接收、銷(xiāo)毀需要單位會(huì)計(jì)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)、信息系統(tǒng)管理部門(mén)等相互協(xié)調(diào)、共同完成，新《辦法》對(duì)此進(jìn)行了明確的規(guī)定。為了單位更好地執(zhí)行新《辦法》中對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的條例規(guī)定，應(yīng)加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的重視程度以確保電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)制度在單位內(nèi)早日建立和完善，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)，使其熟知電子會(huì)計(jì)檔案制度，能夠有能力分析和處理在電子會(huì)計(jì)檔案中遇到的問(wèn)題。做好電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作，有利于整個(gè)會(huì)計(jì)檔案工作更加規(guī)范化、制度化、效率化。

[1]成法民,張世舉.會(huì)計(jì)信息化檔案的安全與維護(hù)[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化, 2006（7）.

[2]中華人民共和國(guó)財(cái)政部、檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z]. 2015-12-11.

[3]蔡盈芳.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之二）[J].中國(guó)檔案，2016（3）.

Thought on the Management of Electronic Accounting File Under the New"Accounting File Management Method"

Jiang Huijun
（Department of Library,Information and Archives of Shanghai University,Shanghai 200444,China）

Electronic accounting file is an important part of the accounting file.Since January 1,2016,electronic accounting files have been put into the category of accounting archives in the new"Accounting File Management Methods"，which clearly provides a series of procedures from the establishment of electronic accounting files to the destruction.Based on the new"Accounting File Management Method",the article ponders over the problems existing in the work of unit electronic accounting files and puts forward corresponding solutions to these problems.

electronic accounting file;new"Accounting File Management Method";management;unit

G271.3

A

2017-01-05

姜慧君，上海大學(xué)2015級(jí)圖書(shū)情報(bào)研究生，研究方向?yàn)榍閳?bào)學(xué)。