發(fā)揮院系資料室優(yōu)勢促進科研檔案管理

王華 張磊

（1.中國礦業(yè)大學深部煤炭資源開采教育部重點實驗室 2.中國礦業(yè)大學礦業(yè)學院 徐州 221116）

發(fā)揮院系資料室優(yōu)勢促進科研檔案管理

王華1，2張磊1，2

（1.中國礦業(yè)大學深部煤炭資源開采教育部重點實驗室 2.中國礦業(yè)大學礦業(yè)學院 徐州 221116）

高校院系資料室是高校開展教學、科研工作不可缺少的教輔機構，是高校教師進行教學科研所需資料管理的重要場所?？蒲袡n案是科研工作者從事科學研究過程中所產(chǎn)生出來的最重要的文字數(shù)據(jù)和理論依據(jù)，是提升科研工作者研究水平的重要智力支持。文章闡述了發(fā)揮資料室優(yōu)勢，促進科研檔案管理，探討了科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新思路。

高校 院系資料室 科研檔案 管理創(chuàng)新

教育工作離不開教學和科研這兩項工作，隨著國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的貫徹實施，為加快推進教育現(xiàn)代化，全面提升高?？萍紕?chuàng)新能力，更好地促進地方經(jīng)濟發(fā)展做出重要貢獻。我國高校尤其是全國重點高校，國家“211工程”和“985優(yōu)勢學科創(chuàng)新平臺項目”建設高校，開始逐漸成為我國科學研究的主要陣地，研究出許多高水平的科研項目成果。高校科研檔案作為高校開展科學研究活動中產(chǎn)生出來的極具重要價值的檔案材料，是高?？蒲谢顒幼钤嫉闹苯佑涗洠且环N最為可靠和真實的情報信息資源，在一定程度上真實反映出高校的科研實力和教育水平。作為高校教學和科學研究最基層的具有學科特色的院系資料室來說，對科研檔案管理將日趨起到越來越重要的不可替代的作用。發(fā)揮資料室優(yōu)勢，促進科研檔案管理，探索科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新思路勢在必行。

一、高校院系資料室工作特點

高校院系資料室是屬于國家科技情報系統(tǒng)的最基層單位，是高等學校圖書情報部門的重要組成部分，是高等學校開展教學和科學研究工作不可缺少的教育輔助機構，是高校教師進行教學科研和本、碩、博學生進行學習交流、畢業(yè)論文撰寫的重要場所。其室藏規(guī)模和工作流程狀況，不僅直接反映了整個學校各二級學院整體教學、科研和圖書資料管理水平現(xiàn)狀，也對學院教師學術水平和本、碩、博學生檢索中外文獻能力的提高起到十分重要的作用。

院系資料室藏書的最大特點是專業(yè)性強，能夠較全面、系統(tǒng)地體現(xiàn)本學科的歷史與現(xiàn)狀，其室藏文獻是本學院所有學科和相近專業(yè)的國內外文獻。資料室工作人員非常熟悉本學院的教學安排和課程設置，同時也熟悉本院教師的教學、科研及進展情況，按照教學科研的需求，對學科專業(yè)資料進行二、三次文獻搜集、整理和編制工作。另外，從地理位置來說，院系資料室一般設在本學院辦公樓內，享有獨特的位置優(yōu)勢，方便師生隨時查閱文獻資料，而且均為開架閱覽，可以很直觀地向師生展示室藏文獻，極大地提高了書刊資料的流通率和利用率。因此，加強建設院系資料室工作，包括軟、硬件環(huán)境及工作人員素質的進一步提高，對提升高等學?？蒲袡n案管理的發(fā)展都具有極其重要的現(xiàn)實意義。

二、高校科研檔案內涵及其歸檔范圍的界定

高?？蒲袡n案是指高校師生在科學技術研究活動中，經(jīng)科學整理而形成的具有一定實用價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和音視頻等各種形式的科研類信息檔案資源。它包括國家、省、市和部級等所屬學科專業(yè)的縱向課題以及與地方社會經(jīng)濟效益等關系十分密切的橫向課題，國家發(fā)明專利、實用專利等內容。它作為高校師生進行科研活動的一段歷史記錄，是高等學校發(fā)展過程中一項非常重要的科技信息資源，能直接反映出該學院教師的專業(yè)水平和研究能力，同時也能夠反映出高校的教學研究水平和教育管理水平，這對于促進高校的健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要的作用。高?？蒲袡n案從內容形式上來進行劃分，主要分為科研項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案三大類型。

院系資料室科研檔案歸檔范圍的界定內容，著重要堅持其記錄性和成果性并舉，主要偏重于后者，也就是指院系教師公開發(fā)表在學術期刊上的學術論文和自己編寫的學術著作，以及所獲獎項和證書、專利及其技術成果轉讓等資料復印件?？蒲谐晒臄?shù)量是該學院的學科與科學研究實力大小的重要依據(jù)，因此，在科研檔案管理中，對科研成果部分檔案的管理占有重要的位置，其重要原因就是“有利用價值”，這就表明了歸檔范圍必須要堅持科研檔案的成果性。而它的記錄性強調的是其完整性和憑證性，有些科研檔案也許沒有較好的成果性和較強的利用價值，但是它從某種程度反映了學?？蒲邪l(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，這些檔案也應妥善保存。因此，在確定科研檔案歸檔范圍時，一定要兩者兼顧，互為補充，堅持雙重性質并舉。

三、院系資料室對高校科研檔案管理的促進作用

科研檔案是科研工作者科學研究的重要組成部分。做好科研檔案工作是提升高校科技創(chuàng)新能力，以及推動高校不斷向前發(fā)展的重要的基礎工作之一，更是衡量一所高等學?？蒲泄芾硭降闹匾獦酥?。院系資料室的工作特點決定了其與科研檔案管理的密切關系，二者密不可分，相互促進。高校院系資料室建立科研檔案管理系統(tǒng)，有利于加強高?？蒲行畔①Y源的綜合利用和科研管理水平的提高，還可以有效地把圖書資料、情報和科研檔案進行一體化的科學管理，這也有利于學校整體教學、科研水平的提高，從而促進高校院系資料室科學研究的快速發(fā)展。院系資料室本來一直收藏著科研檔案的部分資料，實際上就是部分科研檔案的歸屬地，高?？蒲袡n案的發(fā)生、發(fā)展離不開院系資料室這個重要場所。因此對高校院系資料室工作應加大力度投資與建設，更好地促進科研檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，具有非常重要的作用，尤其在當今的網(wǎng)絡信息與大數(shù)據(jù)時代，院系資料室對科研檔案的支撐作用是不可忽視的。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術和通信技術手段，搭建起院系資料室與學校檔案館的網(wǎng)絡信息平臺，是院系資料室工作創(chuàng)新的需求，同時也是提升院系資料室更好地為學校教學科研活動提供信息服務的一種創(chuàng)新模式。

四、探索科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展新思路

高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。院系資料室利用先進的方法、技術和現(xiàn)代化手段，發(fā)揮學科人才優(yōu)勢，緊跟形勢，圍繞國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要精神，抓好科研檔案工作，不斷挖掘其成果價值，將有利于高等學?？沙掷m(xù)發(fā)展和促進所在地區(qū)社會經(jīng)濟的進步。因此，進一步理清與探索科研檔案管理的發(fā)展新思路，有利于更好地開展學院資料室科研檔案管理工作，也可以說“以基礎性的突破帶動全局性的創(chuàng)新”，為促進高等學校創(chuàng)新發(fā)展提供服務。

1.加強科研工作者的檔案意識和宣傳意識以及健全規(guī)范的管理制度。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識，并以這種認識作為基礎而形成的對檔案和檔案工作的思想觀念。檔案意識是檔案界無法回避的問題，包括科研工作者的檔案意識問題，高?？蒲袡n案工作難，與科研工作者的檔案意識薄弱和偏頗不無關系，科研人員對自己主持或參與的科研項目中形成材料的處理有較大的自主性、隨意性，而科研檔案的主體正是由這些項目材料轉化而來，那么科研工作者的檔案意識對于科研檔案工作來說就非常重要了?？蒲泄ぷ髡哂X得自己辛辛苦苦做出來的科研成果為啥一定要歸檔，交給別人來管理？保存在檔案館或學院資料室不如放到自己手里使用起來方便，所以總是找出各種理由來拒繳，比如以項目關鍵技術資料保密等作為借口，在研究過程中或科技成果獲獎后應該歸檔的資料，也不愿意歸檔甚至不主動歸檔上交，這就是缺乏檔案意識的突出表現(xiàn)之一。那么該如何來提高這些科研群體的檔案意識，突破長期形成的輕檔案管理，重成果申報的思維定勢，是關系到高等學?？蒲袡n案事業(yè)能否全面發(fā)展的一個關鍵問題，也是關系到學校整個發(fā)展前景的規(guī)劃與實施問題。所以，必須提升科研工作者的檔案意識，才能更好地促進學校各項事業(yè)的健康有序發(fā)展。

高校科研檔案收集不齊全是遏制科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的瓶頸問題。其主要原因：一是大多數(shù)科研工作者在研究過程中，只重視與關注科學研究的實踐活動和研究成果的獲獎及論文發(fā)表，而輕視科研檔案資料的累積工作，認為這些都是無關緊要的事；二是資料室館員忽視對科研檔案管理工作的宣傳，大部分科研人員認識不到科研檔案管理工作的價值和意義。對于高校科研人員來說，應該提高其檔案意識，對于資料室工作人員來說，應該加大對科研檔案管理重要性的宣傳力度。

科研檔案管理工作是一項非經(jīng)濟性的長期工作。院系資料室一直以來沒有制定出一套完整健全、行之有效的科研歸檔制度，缺乏約束力，科研歸檔工作不規(guī)范、不系統(tǒng)，甚至處于一種失控的狀態(tài)。這就導致院系資料室科研檔案管理工作及其信息資源的開發(fā)與利用受到嚴重的影響，處于停滯不前的狀態(tài)。

2.利用微信的智能終端，提升即時科研檔案管理服務。微信（WeChat）是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個為智能終端提供即時通訊服務的免費應用程序，是一種新型的智能終端交流工具，在現(xiàn)今的即時通訊應用軟件中，微信是最受歡迎的、興起最快的、目前被人們普遍接受的、應用非常普遍的新型交流工具，它的超強功能為學校的科研檔案管理帶來了新的轉機。利用和發(fā)揮微信的即時應用功能，可以成為提升院系資料室的科研檔案管理和服務能力的一種新思路。通過微信，可以方便地宣傳檔案文化，還能及時、準確的實現(xiàn)科研檔案信息資源的被利用。如在院系資料室申請一個微信公眾號，設立微信平臺，且專門設立一個欄目命名為：某院科研檔案，宣傳本院最新科研活動以及歷年來重大歷史事件。還可通過這個平臺，對全院教師和所有學生及社會公眾開放可公開的部分科研檔案目錄，有代表性的科研檔案全文網(wǎng)絡檢索也可以通過微信平臺進行宣傳。

堅持“以人為本”的服務理念，更好地為本學院師生提供優(yōu)質、便捷的科研檔案管理服務。如今，信息科學技術發(fā)展迅猛，資料工作人員面對復雜多變的信息環(huán)境，對于科研檔案的服務工作必須提高重視程度，而且還應充分了解師生的科研需求，積極配合他們提升資料室的極具特色的專業(yè)服務能力。通過微信這個平臺，資料室人員就能夠比較全面地掌握師生需求的學術動態(tài)，進一步了解到師生的隱性和顯性科研檔案信息需求，從而可以給教師和同學們推送一些相關的科研檔案知識及檔案領域中的工作動態(tài)，或者是與本院重點學科相關的前沿學術信息。通過微信這個平臺，也可以進行科研檔案的定向服務，如網(wǎng)上信息查詢，不定期在網(wǎng)上發(fā)布電子公告，還可開設電子論壇，創(chuàng)設意見箱以及提供協(xié)同信息咨詢服務等，積極主動地為全院師生用戶提供便捷、優(yōu)質的網(wǎng)上資源利用服務。

3.樹立大數(shù)據(jù)意識，增強科研檔案服務利用力。信息革命的時代已經(jīng)到來了，我們迎來了爆發(fā)性的數(shù)據(jù)增長，如今它覆蓋了人類生活的各個領域，當今世界已進入了大數(shù)據(jù)的時代，這就為科研檔案管理工作帶來了巨大的變化。因為高校院系科研項目覆蓋學科多，具有普遍的多科性和交叉性，涉及的人員也多，這就需要注重全球性、跨領域的協(xié)同研究，從而使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強的多變性和綜合性特征。所以高校院系資料室科研檔案管理就應抓住時代的機遇，變革發(fā)展戰(zhàn)略，樹立大數(shù)據(jù)意識，傳統(tǒng)的基于館藏科研檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經(jīng)遠遠不能滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研檔案信息工作，信息技術的日新月異，各類學科的逐步交融，提升了科研項目的規(guī)模性，促使其日趨復雜化，在這種新形勢下必須逐步實現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)手工管理向科學化、現(xiàn)代化管理的轉變。

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2017-03-20

國家自然基金項目（50504014）；江蘇高校品牌專業(yè)建設工程資助項目（PPZY2015A046）；中國礦業(yè)大學課程建設與教學改革教學項目（2016YB03）?！镒髡吆喗椋和跞A為中國礦業(yè)大學礦業(yè)工程學院副研究館員，學士學位，研究方向為圖書資料檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.19