信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文//武曉強

信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文//武曉強

在目前新形勢下，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案管理工作需要適應(yīng)新發(fā)展和新變化。本文對信息化背景下如何更加有效地管理檔案提出了一些策略和建議，希望可以起到一定的幫助作用。

隨著我國計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活越來越與信息化密不可分。新形勢下，行政事業(yè)單位檔案管理工作需要適應(yīng)新發(fā)展和新變化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式，創(chuàng)新思路，不斷提升信息化時代背景下檔案管理工作的水平。

一、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

第一，檔案管理信息化思維落后，重視程度不夠。導致人力、物力、財力等方面的支持嚴重不足，監(jiān)督力度也不強，雖然將其列入年度工作計劃，但是并沒有形成完善的保障機制。

第二，檔案管理現(xiàn)代化水平不高。隨著我國科學技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進設(shè)備和技術(shù)被引用到行政事業(yè)單位檔案管理工作中，但由于這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用，導致當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平相對較低；檔案管理機構(gòu)設(shè)置較亂，導致檔案管理工作中盲目性和隨意性較大。此外，安全防范意識淡薄，管理不到位，沒有明確的檔案管理目標和科學的管理手段。

第三，管理人員的素質(zhì)有待加強。檔案管理工作應(yīng)嚴格遵守國家政策性要求，具有較高的技術(shù)要求。我國的檔案管理工作人員往往身兼多職，無論是時間還是精力，都無法保障檔案的質(zhì)量和水平。還有些單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，沒有按時立卷歸檔、分類和移交綜合檔案室等。

二、促進行政事業(yè)單位檔案信息化管理發(fā)展的創(chuàng)新思路

1．健全完善檔案管理工作制度，提升行政事業(yè)單位檔案管理水平。現(xiàn)階段，國內(nèi)很多行政事業(yè)單位因缺乏創(chuàng)新思維，致使檔案管理方式和模式都相對滯后。因此，行政事業(yè)單位必須有針對性地制定完善單位檔案管理制度和健全檔案管理措施。還要根據(jù)單位的實際發(fā)展目標制定適宜的檔案管理計劃，進一步加強檔案管理的整體水平。

2．促進檔案管理人員信息化檔案管理意識的樹立。行政事業(yè)單位檔案管理人員信息化檔案管理意識的樹立，能夠從一定程度上對檔案信息化管理產(chǎn)生促進作用。行政事業(yè)單位的管理人員應(yīng)通過自身意識的樹立、專業(yè)技能水平的不斷提升，在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新和完善，植入科學化、數(shù)字化、智能化檔案管理技術(shù)，不斷提高檔案的信息化管理水平和效率，不斷強化事業(yè)單位檔案管理能力。

3．加強檔案人才培養(yǎng)機制，提升檔案管理的整體水平。

人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。要樹立檔案信息化人才觀，加強實踐創(chuàng)新，強化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，提高自主創(chuàng)新意識和安全責任意識。注重實行量化考核，將檔案工作納入崗位目標管理考核，各業(yè)務(wù)部門確定專兼職檔案員，實行專人負責，嚴格審查。確保檔案信息化管理工作，在核對、簽字、拆封、檢查等環(huán)節(jié)上嚴格審核，建立糾錯機制，確保檔案完整性和信息準確性。加大對檔案工作人員的學習培訓，以豐富檔案知識，提高工作實踐能力，促進檔案工作向標準化、科學化和信息化發(fā)展。

4．大力推進信息化檔案管理進程。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化，是時代發(fā)展的必然要求，也是適應(yīng)社會的檔案管理工作日益增長的需求。行政事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理工作中的重點。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于管理人員的失職、管理方式的復雜等原因，常導致檔案信息缺失、受損等情況發(fā)生，運用數(shù)字化管理方式對檔案進行管理，運用檔案備份、對檔案管理軟件進行殺毒、設(shè)置防火墻等措施，有效保證檔案信息的安全，進一步提升檔案信息安全。

5．切實發(fā)揮數(shù)字化、信息化檔案管理的服務(wù)功能。檔案管理的主要目的是為單位的管理提供專業(yè)、科學、準確的數(shù)據(jù)資料，從而提高行政事業(yè)單位的管理水平和綜合實力。如果說歷史是面鏡子，那檔案就是鏡子里那縷陽光，重現(xiàn)歷史的點點滴滴，讓人細細品味著歷史的芬芳而沉醉其中。在“互聯(lián)網(wǎng)+信息化”新常態(tài)下，檔案信息化工作不僅給行政事業(yè)單位自身檔案管理帶來了便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了檔案資源的社會信息化服務(wù)功能。在新的時代發(fā)展背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)充分總結(jié)時代發(fā)展特征、任務(wù)和形式等，及時改進組織架構(gòu)，實現(xiàn)科學有效的統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，加快建設(shè)“智慧”信息化檔案建設(shè)的步伐，提升檔案管理的信息化和科學化水平。

（作者單位：文水縣機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險管理服務(wù)中心）