芻議基層單位檔案規(guī)范化管理

文//王 穎

芻議基層單位檔案規(guī)范化管理

文//王 穎

基層單位要圍繞檔案規(guī)范化建設(shè)這個(gè)重點(diǎn)，以基層檔案規(guī)范管理為依托，著力提升檔案規(guī)范化管理水平，形成檔案規(guī)范化體系。本文試圖通過(guò)探討基層單位檔案規(guī)范化管理的措施，闡釋檔案規(guī)范化管理的重要意義。

一、轉(zhuǎn)變思想觀念，確保認(rèn)識(shí)到位

結(jié)合經(jīng)濟(jì)工作大局和基層單位建設(shè)，提出“檔案工作是業(yè)務(wù)工作，也能提高工作效率，產(chǎn)生社會(huì)效益”的理念。把檔案規(guī)范化建設(shè)作為基層單位的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，組織學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，提高基層單位干部職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。成立由各基層單位分管局長(zhǎng)牽頭的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各基層單位配備熟悉檔案業(yè)務(wù)、政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的專職或兼職檔案管理人員。切實(shí)做到“四有”：分管有領(lǐng)導(dǎo)、管理有制度、存放有裝具、管理有人員。

檔案觀念的轉(zhuǎn)變，要從一般意義上升到法律高度，全面、正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)。從注重局部到同時(shí)注重整體的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。從注重檔案實(shí)體管理到同時(shí)注重檔案信息管理的轉(zhuǎn)變，切實(shí)抓好電子文件管理。從注重機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案工作到同時(shí)注重下屬單位檔案工作的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作向縱深發(fā)展。從注重檔案保管到同時(shí)注重檔案開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變，提高利用檔案服務(wù)和諧社會(huì)建設(shè)的能力和水平。

二、加強(qiáng)對(duì)接環(huán)節(jié)，健全檔案齊抓共管機(jī)制

一是抓好基層檔案部門和各基層單位的對(duì)接。檔案行政管理部門要全面履行檔案法律法規(guī)賦予的職責(zé)，把加強(qiáng)檔案工作作為重要任務(wù)，指導(dǎo)各單位納入重要工作日程，加強(qiáng)研究部署，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，將符合收集要求的檔案，收入檔案部門。建立檔案工作聯(lián)系制度，加強(qiáng)聯(lián)系溝通，確保各基層單位信息能夠及時(shí)收入檔案中。二是各基層單位內(nèi)部的橫向?qū)?。按“誰(shuí)辦理、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”的原則，指導(dǎo)各單位落實(shí)檔案管理工作責(zé)任，建立健全檔案日整理、信息月匯總制度，使信息能夠及時(shí)入檔，達(dá)到檔案監(jiān)管無(wú)遺漏、檔案無(wú)缺失的目標(biāo)。三是抓好紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步對(duì)接。堅(jiān)持在收集各類紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將其錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，使檔案內(nèi)容可以以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式表現(xiàn)出來(lái)，豐富了檔案利用方式，提高利用效率。

三、抓好形成環(huán)節(jié)，確保檔案管理科學(xué)規(guī)范

一是嚴(yán)把材料收集關(guān)。收集是檔案工作的源頭，收集工作做不好，檔案的后續(xù)工作就無(wú)從談起。在檔案收集環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案法律、法規(guī)，把應(yīng)收檔案收集進(jìn)來(lái)。對(duì)于不符合收集標(biāo)準(zhǔn)的檔案，按照要求，進(jìn)行處理。把文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、人物檔案等檔案收集責(zé)任，落實(shí)到檔案具體工作人員。

二是嚴(yán)把材料整理關(guān)。檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。要制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案人員對(duì)材料仔細(xì)鑒別，認(rèn)真審查材料真實(shí)性、完整性和保存價(jià)值，確保檔案材料齊全、手續(xù)完備。

三是嚴(yán)把檔案存放關(guān)。所有的檔案都在檔案庫(kù)房擺放。為使檔案存放科學(xué)規(guī)范，推廣使用統(tǒng)一制式的檔案盒、目錄紙和標(biāo)簽。此外，將含有特殊內(nèi)容的檔案在檔案盒側(cè)立面進(jìn)行特殊標(biāo)記，如將文書檔案和聲像檔案分別用不同字母標(biāo)注，將含有單位行色內(nèi)容的檔案以特殊圖案標(biāo)注，這樣，各單位的基本情況從檔案盒外觀上就可完整、清晰地反映出來(lái)。

四、抓好檔案利用，提升檔案規(guī)范化管理效用

抓好檢索環(huán)節(jié)，方便檔案查閱。組織基層單位分別編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號(hào)目錄等檔案檢索工具索引，并將所有的檔案資料匯編，把收集到的檔案信息重新組合，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、人事任免、歷年榮譽(yù)、基礎(chǔ)數(shù)字等匯編資料，為今后工作的開展提供可靠數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高檔案匯編的“含金量”。

發(fā)揮檔案效用，節(jié)約成本。積極開展檔案利用工作，開展“向檔案要效益”活動(dòng)，使原來(lái)不說(shuō)話的“死檔案”變成促進(jìn)工作的“活源泉”。在各基層單位設(shè)立“動(dòng)態(tài)監(jiān)管檔案”，開發(fā)檔案管理軟件，把紙質(zhì)檔案和電子檔案作為記錄各基層單位的固定載體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，使檔案人員能夠跟蹤檔案收集、整理等情況，使查找檔案的人員在短時(shí)間內(nèi)就能通過(guò)檔案記錄，了解到相關(guān)基本情況，從而節(jié)約時(shí)間和成本。特別是各單位管理工作和業(yè)務(wù)工作存在不足的方面較多，以及檔案管理人員崗位變動(dòng)比較頻繁的情況下，檔案工作規(guī)范化的重要性日益凸顯。

（作者單位：梨樹縣農(nóng)村水利管理中心站）