提升檔案管理信息化的思考

李海燕

國網(wǎng)山東省電力公司郯城縣供電公司

提升檔案管理信息化的思考

李海燕

國網(wǎng)山東省電力公司郯城縣供電公司

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)也廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。同樣，檔案管理也不例外。信息化檔案管理不僅可以節(jié)約資源，而且可以提高工作效率，因此，檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文作者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，對如何提升檔案管理信息化提出了自己觀點(diǎn)和看法。

檔案管理；信息化；思考

1 信息化背景下檔案管理遇到的問題

1.1 缺少真正懂行的決策者

一般來講，信息化的建設(shè)是存在人們思維潛意識(shí)中觀念的轉(zhuǎn)變，文書檔案的信息化建設(shè)亦是如此。決策者如檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)的信息化程度會(huì)直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的我國有關(guān)檔案部門中，有相當(dāng)大的一部分檔案部門領(lǐng)導(dǎo)未達(dá)到要求，所能識(shí)別的信息化技術(shù)不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識(shí)，更談不上進(jìn)行專項(xiàng)研究了，這就導(dǎo)致了決策上的不科學(xué)。

1.2 缺少信息化專業(yè)人才

整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復(fù)合型人才短缺，而且也存在管理部門、機(jī)構(gòu)的不合理，整體素質(zhì)有待提高。檔案的信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人才來滿足工作的需求，但現(xiàn)在的體制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到，和其他部門相比，文書檔案部門的社會(huì)地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢。比如，很多在單位兼職的管理人員面對繁鎖的工作，使得他們沒有時(shí)間去研究關(guān)于檔案管理的方法和技巧?；谶@方面的原因，檔案部門難以引進(jìn)復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的醫(yī)乏，特別是在中小城市，這種的現(xiàn)象尤為突顯。

2 提升檔案管理信息化的有效措施

2.1 提高現(xiàn)代檔案管理水平

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息的采集和整理都需要工作人員進(jìn)行手工記錄，不僅工作效率低，還會(huì)浪費(fèi)很多紙張，而且紙張后期保管難度較大，很容易破損，導(dǎo)致檔案丟失。在現(xiàn)代，檔案管理必須從傳統(tǒng)管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。如今，相關(guān)部門已經(jīng)建立了檔案信息平臺(tái)，人們可以在檔案信息平臺(tái)上查找到所需要的信息，檔案管理人員要時(shí)時(shí)關(guān)注社會(huì)新聞熱點(diǎn)，不斷補(bǔ)充完善檔案內(nèi)容。要想提升檔案管理信息化水平，管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況合理地選擇信息化軟件，加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)的包容性。

2.2 努力形成檔案管理信息化的優(yōu)秀隊(duì)伍

在檔案管理信息化的工作中，管理人員發(fā)揮的作用也比較重要，因此企業(yè)應(yīng)該重視形成優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)是檔案管理工作信息化的關(guān)鍵前提，直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該更新檔案管理人員的組成，重視培養(yǎng)優(yōu)秀人才，以此增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)技能與工作能力。隨著信息化程度的不斷加深，數(shù)字化技術(shù)正在逐漸改變世界，在檔案工作中開始以電子檔案為中心。而且，在實(shí)際的管理檔案的過程中，開始廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，檔案信息化管理工作者在具備必需的檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)技能之外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和操作技能，加強(qiáng)檔案信息的整合能力，快遞有效地為使用者提供有價(jià)值內(nèi)容，以更好地服務(wù)社會(huì)。為了確保檔案信息的安全性、保密性，還需要掌握必要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。由此可見，檔案管理部門應(yīng)重視專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育和信息化技能培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，使檔案管理人員不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和工作方法的更新，努力提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使得傳統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的檔案工作者快速成長為具有現(xiàn)代化信息素質(zhì)，既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)等新知識(shí)、新技能的高素質(zhì)的復(fù)合型現(xiàn)代化管理人才。

2.3 規(guī)范檔案管理信息化機(jī)制

規(guī)范化管理在檔案工作中的地位和作用已越來越被重視。檔案管理信息化需要檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)制定和實(shí)施各自相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，遵循檔案信息化管理三原則之規(guī)范性原則，改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下的檔案信息化管理體制、工作流程等制度建設(shè)。健全領(lǐng)導(dǎo)體制，在對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，建立檔案信息資料的收集整合、處理歸檔、安全存儲(chǔ)、開發(fā)利用等相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)等等，同時(shí)建立相應(yīng)的考核制度，完善并認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度體系，杜絕一切安全隱患。只有按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，遵循有效的、可操作性的規(guī)章和制度，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作有序快速健康發(fā)展，才能使得數(shù)字化處理傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的過程，以及數(shù)字化檔案的收集、整理、鑒定、著錄、存儲(chǔ)、發(fā)布、利用等各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、有序化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，以促使檔案資源去紙化共享化、處理標(biāo)準(zhǔn)化自動(dòng)化、存儲(chǔ)安全化海量化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化智能化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。

2.4 提高現(xiàn)代檔案管理水平

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息的采集和整理都需要工作人員進(jìn)行手工記錄，傳統(tǒng)檔案管理包括收集、保管、利用等環(huán)節(jié)，逐漸過渡到信息化之后，檔案資源的采集、整合、處理、歸檔、開發(fā)和利用等也都非常重要，每個(gè)環(huán)節(jié)都緊密聯(lián)系，缺一不可。因此，檔案裝備必須符合規(guī)范要求，軟硬件要齊備、安全；各門類、不同載體檔案的存儲(chǔ)需科學(xué)、有序，既方便日常檢索，又能保證突發(fā)和意外事件中得到及時(shí)搶救和恢復(fù)。在現(xiàn)代，檔案管理必須從傳統(tǒng)管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

3 結(jié)束語

檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及的內(nèi)容特別多，需要各信息部門進(jìn)行協(xié)調(diào)配合。如今，相關(guān)部門已經(jīng)建立了檔案信息平臺(tái)，人們可以在檔案信息平臺(tái)上查找到自己需要的信息。人才建設(shè)是提升檔案管理信息化水平的重要一環(huán)，檔案管理的信息化對工作人員提出了更高的要求，但是，對檔案管理人員的培養(yǎng)是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，需要較長的時(shí)間，管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。

[1]李慧權(quán).干部檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2014，01：64.

[2]熊煒.提升檔案管理信息化技術(shù)水平的路徑思考[J].管理觀察，2014，31：60-62.