人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作策略分析

趙麗艷

四平市鐵西區(qū)仁興街人力資源和社會(huì)保障事務(wù)所

1 人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 現(xiàn)有的管理理念落后

檔案管理工作不受重視，經(jīng)濟(jì)文化落后的地方尤其如是，檔案資料能夠享受的待遇就是保管在庫(kù)房，保管未必嚴(yán)密，使用尤其困難，更不用說(shuō)提升檔案的使用價(jià)值，檔案往往就是一張帶有印章的紙，一旦出現(xiàn)突發(fā)意外，檔案損壞或者丟失就可能造成難以挽回的損失。管理檔案由于沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)，且人為因素諸多，這使得檔案的可靠性也變得有待商榷。

1.2 缺乏有效的管理機(jī)制

信息化時(shí)代，如何提高數(shù)據(jù)信息的使用效益是我們研究的重要方向。以往人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理模式劃分領(lǐng)域進(jìn)行保管，各部門(mén)分工合作，這是給檔案管理工作人員減壓，同時(shí)也是新的增壓，因?yàn)闄n案專(zhuān)門(mén)管理就要求有配套的協(xié)作機(jī)制，但是各部門(mén)由于各有所擔(dān)，往往關(guān)注自己部門(mén)的業(yè)務(wù)，溝通有限，一旦部門(mén)業(yè)務(wù)變更或是隨著發(fā)展需要發(fā)生變化，這種有效溝通就變得更加難以適應(yīng)這一機(jī)制的需要，導(dǎo)致檔案管理和使用的統(tǒng)一管理存在問(wèn)題，而且一旦出現(xiàn)問(wèn)題，環(huán)環(huán)相扣產(chǎn)生惡性連鎖反應(yīng)，小問(wèn)題最后釀成大災(zāi)禍。

1.3 從事管理工作的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)難以滿足業(yè)務(wù)需求

檔案管理不受重視，檔案管理人才缺乏，一方面使得從事檔案管理的工作人員未必具有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，各單位往往從單位內(nèi)部調(diào)撥人員從事檔案管理工作，使得檔案管理工作混亂，造成一些不必要的管理問(wèn)題，另一方面能夠進(jìn)行管理人員培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人有限，這就給檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)造成困難。人才的缺乏和工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，即使配套有專(zhuān)業(yè)設(shè)備也不會(huì)操作，檔案管理質(zhì)量大打折扣。

1.4 管理手段跟不上發(fā)展需要

這里管理手段主要是說(shuō)檔案管理設(shè)備，進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)發(fā)展更上一層樓，數(shù)據(jù)信息往往就是經(jīng)濟(jì)效益，及時(shí)、有效獲取數(shù)據(jù)，才能把這些數(shù)據(jù)信息變成經(jīng)濟(jì)增值，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值?，F(xiàn)有的管理手段確實(shí)與這樣的發(fā)展前提相矛盾的，紙質(zhì)、手抄的檔案還是一種基本的管理手段，這一方面給檔案管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也折損了檔案管理的使用價(jià)值。

2 人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作策略分析

2.1 建立健全的管理機(jī)制

2.1.1 轉(zhuǎn)變管理理念。轉(zhuǎn)變管理理念，從大處著手，國(guó)家要以強(qiáng)制力實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的支持，加大宣傳力度，從思想上轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，投入資金、設(shè)備培養(yǎng)具有先進(jìn)管理理念的檔案管理人才，使得檔案管理工作向規(guī)范性工作方向發(fā)展；單位內(nèi)部，領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，整飭以往檔案管理中存在的不規(guī)范操作，對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.1.2 健全檔案管理工作機(jī)制。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，結(jié)合人力資源和社會(huì)保障局的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理進(jìn)行集中管理，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理數(shù)據(jù)化，根據(jù)檔案的保密程度逐級(jí)掌握檔案管理密碼；優(yōu)化崗位配置，實(shí)現(xiàn)崗位的設(shè)置價(jià)值，按照檔案管理工作量和工作操作難度進(jìn)行科學(xué)的工作分配，責(zé)任到人，保證管理工作真正落實(shí)到位，又不造成管理工作人員的工作超負(fù)荷。

2.2 提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

根據(jù)檔案管理工作需要設(shè)置聘用崗位，聘用能夠擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代化檔案管理工作的工作人員，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才；以專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從管理理念到管理技能、管理設(shè)備的使用等進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)；定期對(duì)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)行考核，配套獎(jiǎng)懲手段鼓勵(lì)檔案管理工作人員自發(fā)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3 配套完善信息化管理設(shè)備

巧婦難為無(wú)米之炊，想要檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，關(guān)鍵還是要有現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)備，推進(jìn)電子檔案的使用，改變以往落后的紙質(zhì)手抄檔案，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)智能化，減輕檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)；構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)錄入和輸出標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，減少辦公用具的不必要損耗；各部門(mén)協(xié)調(diào)分工，統(tǒng)一的平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)實(shí)施逐級(jí)管理，按照檔案的重要程度進(jìn)行管理；規(guī)范網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)和信息共享標(biāo)準(zhǔn)，防止信息的惡性使用，將信息惡性使用的現(xiàn)象關(guān)進(jìn)制度的籠子里，既實(shí)現(xiàn)信息共享、高校利用，有防止信息的惡性使用。

3 結(jié)論

過(guò)去人們用石頭和土建房造屋，現(xiàn)代鋼筋水泥甚至新材料的使用已經(jīng)非常廣泛，只懂得占有材料而不會(huì)使用材料的人難以真正發(fā)揮材料的使用價(jià)值，屆時(shí)再寶貴的檔案保存在那里保存得再好也不過(guò)是明珠蒙塵而已。人力資源和社會(huì)保障局的檔案價(jià)值非常，對(duì)個(gè)人、社會(huì)和國(guó)家具有重要的使用價(jià)值，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，地基牢靠大廈才能巍然不倒，只有改進(jìn)檔案管理理念，改進(jìn)檔案管理手段，切實(shí)解決檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的存在價(jià)值。

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