對新形勢下檔案管理工作的思考

楊 陽

河北省承德市隆化縣湯頭溝鎮(zhèn)政府

1 做好檔案管理工作的重要意義

新形勢下檔案管理工作的開展首先需要明確做好檔案管理工作的具體原因，這是每一位檔案管理工作人員需要認真思考的一個主要問題。做好檔案管理不僅是基本的工作任務，同時關系著未來單位的發(fā)展。為此，一定要以高質量的檔案服務為企業(yè)決策人供應第一手資料，從而為企業(yè)的未來發(fā)展提供強有力的數(shù)據支持。可以說，做好檔案管理工作關系著企業(yè)未來的發(fā)展及市場綜合競爭力的進一步提高。面臨目前嚴峻的經營形式，檔案管理的作用只有得到最大限度上的發(fā)揮，才能夠使得其社會價值真正的體現(xiàn)出來。同時，不斷優(yōu)化檔案管理方式，把企業(yè)的實際經營狀況真實地進行呈現(xiàn)。

2 新形勢下檔案管理工作具體措施

2.1 更新檔案管理工作理念

在新形勢下，檔案管理工作的思想理念是最為重要的，為此，對檔案管理理念進行不斷地更新是形勢所需。第一，資源理念。一直以來，人們會把檔案資源看成是一種文化資源，僅僅重視其憑證的作用，但是，伴隨著人類社會的進步，我們要將檔案作為一種經濟資源而存在，重視其所具備的獨特情報價值；第二，開放思想理念。在很長一段時間人們只是重視檔案的開放、研發(fā)及利用，并不會對文件進行半現(xiàn)行階段的開放。新形勢下檔案管理工作的側重點要轉移到對現(xiàn)行、半現(xiàn)行階段文件的開放方面，制定完善化的文件開放政策，給予強有力的政策支持；第三，形成終身學習的思想。伴隨著檔案管理技能要求的不斷提高，縱使無任何正規(guī)性的教育也可以參與到檔案管理工作當中來?？墒?，在檔案管理信息化的今天，新技術、新知識在檔案管理中有著較為廣泛性的運用，這給廣大檔案管理人員帶來了一系列的問題，為此，唯有樹立終身學習的思想理念，才能夠更好地滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展對檔案管理人員的基本需求。

2.2 做好對文件的轉化管理

在目前的新形勢下，檔案管理部門不僅需要做好傳統(tǒng)紙質文件的相關歸檔，同時要有效地利用現(xiàn)代化信息技術將檔案以電子文件的形式進行歸檔處理，在確保傳統(tǒng)紙質文件資料基本完善的基礎上實現(xiàn)多途徑的檔案檢索，促使檔案資料能夠及時的共享。在具體的工作當中，檔案管理人員一定要從具體的現(xiàn)實狀況入手，最短時間內把紙質的文檔資料轉化成電子文件，同時針對紙質文件進行最終的鑒定，確保檔案的優(yōu)化性管理。除此之外，在對紙質檔案資料進行轉化的過程當中，需要正式簽署紙質文件進行歸檔，對對應的電子文件進行保存，通過計算機系統(tǒng)形成有一定序號的檔案資料。檔案管理部門要不斷地順應社會發(fā)展趨勢，促使自身的檔案管理優(yōu)勢得到最大限度上的發(fā)揮，不斷地利用計算機信息資源，把握有利的網絡化時機，與圖書部門、博物館、情報部門等共同管理檔案信息資源，從而促使檔案的管理水準得到進一步的提高，從而促使檔案的價值得到最大限度上的發(fā)揮。

2.3 有效提高檔案利用水平

做好檔案管理工作的主要目的是為了能夠提供優(yōu)質的信息服務，為此，檔案信息的加工處理是促使檔案管理工作彰顯出巨大活力的有效舉措，是確保檔案管理工作具有強大生命力的重要措施。要知道，以往傳統(tǒng)的管理理念會給當前的工作造成很大的困擾，通常檔案管理工作需要進行資料的收集與整理，這會在一定程度上使得一些檔案的作用不能得到很好的發(fā)揮，甚至還出現(xiàn)檔案開發(fā)方面的急劇下滑。為此，檔案管理工作人員要不斷地加大宣傳力度，樹立起正確的檔案管理理念，唯有如此，才能夠促使檔案的作用得到充分地發(fā)揮。在目前社會的新形勢下，檔案管理工作人員要積極地投入到日常工作當中，由過去被動的服務轉變?yōu)橹鲃拥姆?，樹立正確的效益理念，把檔案信息看做是一種具有強大價值的資源，通過科學合理的加工來為廣大企業(yè)創(chuàng)造最大化的社會經濟效益。 需要指出的是，信息的加工、檔案信息資源但加工、開發(fā)檔案信息資源有賴于收集、整理檔案，所以只有不斷豐富檔案館藏，完善檔案門類，才能更好的滿足檔案使用者對檔案資料日益增長的基本需求，促使檔案管理工作質量及服務得到進一步地提高。

2.4 推動檔案管理的信息化

在新形勢下各類先進技術的不斷創(chuàng)新、信息的爆炸等給各企業(yè)的發(fā)展帶來了意想不到的壓力，怎樣才能夠順應新形勢的變化是目前檔案管理部門需要認真考慮的問題。伴隨著人類的不斷進步，檔案管理人員要認識到信息技術進步與創(chuàng)新對檔案管理帶來的重大變革。在日常的檔案管理工作當中，要不斷地加強信息化建設管理的力度，強化電子檔案的規(guī)范化系統(tǒng)化管理，增加建設管藏檔案數(shù)據庫強度，不斷推進檔案數(shù)字化發(fā)展進程。與此同時，要開展網絡查詢檔案信息化服務工作，創(chuàng)建完善化的檔案管理標準化體系以及安全保障系統(tǒng)，利用檔案的網絡信息化管理來為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。此外，創(chuàng)建單位檔案信息網站，將網站連入到單位的局域網及互聯(lián)網當中，在實現(xiàn)各單位檔案部門交流信息、共享資源的基礎上拓展利用檔案資源的范圍，把過去的封閉式服務轉換為開放式服務，從而促使檔案的信息化水準得到顯著性的升高，從而更好地推動新形勢下檔案管理的信息化進程。

3 結束語

新形勢下檔案管理工作一定要做到與時俱進、不斷創(chuàng)新，這樣才能夠促使檔案管理工作向更好的方向不斷發(fā)展。在日常工作中，要認真做好檔案的開發(fā)與充分利用，這樣才能夠促使檔案管理職能得到充分地體現(xiàn)。對于未來的檔案管理工作而言，充滿著無限的挑戰(zhàn)以及更好地發(fā)展契機，為此，我們一定要很好的把握好每一次發(fā)展機遇，解決一切問題，借助先進的科學技術，從而促使檔案管理工作向規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。

[1]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術，2013(31)：7154-7156.

[2]周文泓.社交媒體環(huán)境中的參與式檔案管理模式探析[J].圖書情報工作，2014(15)：116-122.

[3]徐靜澤，趙偉英.小議加強檔案工作規(guī)范化管理的幾點措施[J].民營科技，2010，(04)：81.