煤炭企業(yè)實物檔案管理模式研究

吳艷新

（內蒙古大唐國際錫林浩特礦業(yè)有限公司，內蒙古錫林浩特026000）

經(jīng)濟與管理

煤炭企業(yè)實物檔案管理模式研究

吳艷新

（內蒙古大唐國際錫林浩特礦業(yè)有限公司，內蒙古錫林浩特026000）

實物檔案在煤炭企業(yè)的經(jīng)營管理、文化建設等方面發(fā)揮的作用日益凸顯。檔案管理部門和檔案管理者應做一些大膽的管理嘗試，創(chuàng)新實物檔案管理模式，爭取把實物檔案管理工作做好。

實物檔案；管理模式；創(chuàng)新

0 引言

實物檔案是以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有形物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分，各單位應將實物檔案管理納入到綜合檔案室集中管理。截止目前，檔案界和檔案工作者對實物檔案的理解和認識存在分歧，國家檔案局和檔案部門沒有下發(fā)明確的、正式的紅頭文件實物檔案的整理方法，但是這不能說實物檔案不是檔案。將把實物檔案作為煤礦綜合檔案室的一類檔案來看待，檔案管理者應把收集、整理實物檔案作為檔案管理部門的一項常規(guī)工作來抓。我們應以發(fā)展的眼光看問題，在實踐中不斷加深認識，才能形成更加完善的理論體系，總結出更具操作性的實物檔案整理規(guī)范。

1 實物檔案與其他類目檔案的異同點

在區(qū)分實物檔案和其他類目檔案的異同點之前，應界定好實物和實物檔案2個概念。實物就是一個有形物品，但是實物檔案是把實物經(jīng)過鑒定、分類、編號、編目等一系列步驟系統(tǒng)整理后保存的實物，重點應指出的這個實物是有很好的保存價值、對一個煤礦或者一個人的過去、現(xiàn)在或者未來具有的一定的意義。總之，不是每一個實物都能成為實物檔案。實物檔案的本質屬性是檔案，是具備了檔案屬性的實物，這里需要強調的是不能把實物檔案和實物等同起來，這種存什么都是檔案的說法是荒謬的。實物檔案即具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案。檔案管理部門和檔案管理者應把有紀念意義和有憑證性的實物列入歸檔實物。例如法務部門把證物當作一種實物檔案保存起來是可行的，但是一個工礦煤礦要將辦公室中的一把很普通的辦公椅子當作實物檔案保存起來是不可行的，因為這把椅子既反映不了時代和歷史的特征，又沒有深刻的業(yè)績特征，更沒有其他的保存價值。

檔案管理部門不能因為實物檔案具有形式豐富、引人注目，很強的感染力和說服力等特點，一味地豐富館藏；檔案管理部門也不能因為檔案展覽的頻繁舉辦、各個檔案部門競爭日益激烈等因素，分不清檔案管理部門的主要工作和次要工作，與圖書部門、文物部門開展錯位的、不良的競爭。實物檔案只是綜合檔案管理體系中的一個門類，檔案管理部門應在日常檔案管理工作中，加強文書檔案、科技檔案、聲像檔案等為主的檔案資源建設，在界定實物檔案歸檔范圍時：①要考慮實物檔案的原始性和記錄性；②要考慮實物檔案的實用性和時效性；③要考慮實物檔案的便于保管性。例如一個體積超出實物檔案室面積的龐大實物檔案是不可能被檔案部門所收藏的。在分清出實物和實物檔案之后，我們再看看實物檔案和其他類目檔案的異同。

1.1 實物檔案和其他類目檔案的相同點

1）具有原始記錄性。原始記錄性是檔案的基本屬性。實物檔案作為檔案的一個類目，當然也具有原始記錄的特征。實物檔案反映的信息是真實記錄的信息，有價值的信息。

2）具有保存價值。實物檔案能夠被保存下來，一定與其他類目檔案一樣，具有憑證作用、參考作用等價值，與本單位的創(chuàng)建、生產(chǎn)、發(fā)展、經(jīng)營、安全等工作密切相關。實物檔案能夠被整理和保管，至少可以說這件實物檔案在一定時期、對某一個特定事件和人物是有保存價值的，只是保存價值的大小不同、保管期限長短不同。

都要經(jīng)過一系列的整理過程后，方可進入檔案庫房或者檔案展覽室。每一件實物、文件材料經(jīng)過檔案管理者的整理后，才能稱之為檔案。存放在個人手里、或者堆積在檔案庫房的實物、文件材料不是檔案。

1.2 實物檔案和其他類目檔案的不同點

1）載體和形式不同。實物檔案形式多樣、載體多樣、質地和形狀也多樣，不僅僅是紙張一種載體，有布、木頭、鐵制、銀制、玻璃等。實物檔案的存在形式也分獎牌、獎旗、牌匾、印章等，而其他類目檔案的載體和形式就比較單一，制作材料也較簡單。

2）內容和含義不同。實物檔案包含的內容含義更為獨特一點。一部分的實物檔案與其他類目檔案是同時形成，反映的是同一活動或者同一事件，如七一先進黨組織的獎牌、獎杯就與七一先進表彰文件是一一對應的，實物檔案檔號可以與文書檔案文件檔號做到相互見。但是，還有一部分實物檔案表達的內容含義是獨特的，如來賓贈送的各種紀念品和工藝品、煤礦建成周年慶典紀念幣等。

3）保存條件不同。實物檔案比其他類目檔案的保存條件要嚴格或者規(guī)格更高一點。實物檔案因其材料的復雜性、載體和形式的多樣性，一般都要求設立專庫或者專柜陳列保管。一件金質縷衣和一本紙質檔案保存所需要的溫濕度、光照條件、保護技術、修復技術等均不同。

另外，實物檔案形成具有明顯的偶然性，形成時間不確定，沒有其他類目檔案在形成時間上的周期性。

2 實物檔案的重要性

實物檔案是檔案信息和一定載體相結合的集合體，是個特定的有形物品，是一個煤礦檔案全宗的重要組成部分，是綜合檔案管理中的一個必不可少的類目。

實物檔案反映著煤礦的發(fā)展歷程和軌跡，可以記錄本單位的歷史，對煤礦的再發(fā)展再壯大可以起到鞭策、鼓勵作用，鞭策煤礦的員工努力工作。實物檔案代表煤礦的資質和業(yè)績水平，是煤礦的無形資產(chǎn)，能在招投標、市場競爭等活動中給煤礦帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。實物檔案可以傳承煤礦文化精神，是其他類目檔案無法替代的類別和載體，在煤礦的文化交流、煤礦開放日等活動中，可以起到弘揚煤礦文化的作用。因實物檔案體現(xiàn)了煤礦的工作氛圍和業(yè)績，煤礦員工在參觀煤礦實物檔案專題展覽過程中，定會產(chǎn)生集體榮譽感與自豪感，正如穿著統(tǒng)一的工服可以增強員工的團隊意識、崗位意識和合作意識。

3 實物檔案的歸檔整理過程

檔案室應將符合歸檔范圍的實物材料隨時轉化為實物檔案，歸檔是實物材料向實物檔案的轉化，是實物檔案形成的關鍵。實物檔案的整理應遵照一定的分類方案和整理規(guī)則。

3.1 分類和編號

實物檔案因材質、形狀、大小等不統(tǒng)一，分類就顯得特別重要，分類是實物檔案整理的基礎環(huán)節(jié)。實物檔案數(shù)量少的單位，以件為單位，按照時間順序編寫大流水號，一件實物一個順序號。如某工程項目部從成立到破產(chǎn)一共就2 a時間，形成的實物檔案數(shù)量特少，就可以用上述分類編號方法。如一個煤礦服務年限長，形成的實物檔案數(shù)量頗多，檔案管理者應結合實物檔案的形成規(guī)律、外形特征和內容，按照年度-問題-保管期限分類法。另外，也可以采取內容-年限-保管期限分類法，這種方法的好處是，避免和減少同類實物檔案分散的現(xiàn)象，便于按專題查詢和利用。

3.2 編目和粘貼小標簽

編目顧名思義是編制目錄，每一件實物檔案編寫一條目錄，內容應包括序號、責任者（授予單位）、題名、載體、日期、檔案號、存放地點等信息。本文作者認為，粘貼小標簽有兩種方法，一種是把編制的目錄打印出來，直接粘貼到實物檔案的適當位置。另外一種方法是重新設計編制實物檔案小標簽，這里的實物檔案小標簽可以參照照片檔案的文字說明，文字說明是實物檔案的一個重要內容，一定的文字表達可以增加實物檔案的價值和內容實質，文字說明對實物檔案的日后利用、研究是有非常大的作用的。粘貼小標簽可以用不干膠粘貼，對于特殊材質的實物檔案，可以采用針線縫制、懸掛標簽牌（標簽袋）等方法，檔案管理者應具體問題具體分析，靈活處理小標簽，以不影響美觀和遮蓋實物檔案信息為宜，盡量做到統(tǒng)一、整齊。實物檔案目錄應放置在檔案目錄夾中，方便人工檢索查詢。

3.3 拍攝照片

給編目編號好的實物檔案拍攝照片，是實物檔案整理過程中應該提倡的一個步驟。拍攝實物檔案照片后，可以沖印成紙質照片，按照照片檔案的整理方法整理。從表面上看，這個步驟是多余或者重復的，但實際上，實物檔案照片在日后的利用、借閱上能起到很大的作用，避免實物檔案的頻繁被觸摸、出入庫房。

3.4 裝盒

面積較小，可以折疊的實物檔案最好裝入統(tǒng)一的無酸檔案盒中。字畫、題字進行裱裝后卷起來放入特質的盒子中。舊印章、紀念幣、徽幣等裝入用防酸紙隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置。實物檔案裝盒后，應按照科技檔案、文書檔案等類目檔案裝盒方法，粘貼脊背、備考表、卷內目錄，必要時做好備注和照片檔案的互見號。有庫存條件、資金投入大的實物檔案室可以將錦旗、獎旗懸掛，獎牌、獎杯陳列，這樣做既保持了原封裝和面貌，直觀顯示旗子形狀、大小和內容，還減少了折痕。珍貴實物檔案盡可能的放入防護罩內保管。

3.5 上架和排架

滿足檔案庫房架高、架寬的實物檔案盒，應統(tǒng)一豎立，按照流水號依次放置。必須平置的應按檔案號流水號依次排架。對于有些煤礦的部分榮譽實物，如牌匾、花瓶、石雕、模型等，要在煤礦的大廳、展覽室等公共場所擺放的，應把粘貼好檔案小標簽的實物檔案照片夾在照片夾中，豎立或者平放照片夾。實物檔案的上架和排架工作也是非常有講究的，檔案管理者要適時對實物檔案擺放進行調整，盡量將同一載體的實物排放在一起，做到整齊美觀。

實物檔案因其種類繁雜，載體多樣、大小不一等特點，不同的檔案管理者對它的系統(tǒng)整理步驟和整理方法不一樣。但是，不管哪種分類整理方法，都不應損壞實物檔案本來面貌、價值。

3.6 日常維護和再利用

任何門類的檔案都不能沉睡在檔案庫房，何況實物檔案都很珍貴、來之不易，在日常管理工作中，檔案管理者要做到手勤、嘴勤、腿勤，認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度條件，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。檔案在再利用中，價值才能發(fā)揮，檔案管理者要提高服務質量和服務態(tài)度，讓借閱利用實物檔案者有一種借閱手續(xù)簡單、借閱舒心，所借閱檔案價值高的感覺。

4 實物檔案工作創(chuàng)新舉措

因實物檔案與其他類目檔案有不很多的不同特點，實物檔案的管理工作理應與其他類目檔案不一樣，應有一些創(chuàng)新舉措。隨著信息化普及到各行各業(yè)，對實物檔案的管理也應實行現(xiàn)代化管理，引入二維碼技術，將實物檔案、元數(shù)據(jù)、電子文件鏈接在一起，具體的做法是將實物檔案拍攝照片、相對應的文字材料等電子信息存儲在二維條碼中，再將二維條碼打印或者粘貼在相對應的實物檔案上，形成實物檔案、元數(shù)據(jù)、電子文件封裝在一起的實物電子檔案。接著，通過掃描設備掃描實物檔案上的二維碼，最后對掃描到的二維條碼進行解碼，還原出相對應的電子文件及其元數(shù)據(jù)。實物檔案的二維碼管理可以減少實物檔案的上下架、出入庫次數(shù)，方便檢索與統(tǒng)計，提高檔案管理效率，減輕檔案管理者的工作強度。二維碼的應用適應了檔案信息化的需求，能實現(xiàn)檔案實體管理與檔案信息化的一體化。不過，檔案室要建立相應的檔案查閱權限管理體制，確保檔案實物和電子信息的安全。

另外，完善的制度是管理好實物檔案的基礎，各個煤礦要根據(jù)煤礦規(guī)模等自身情況，制定適合本煤礦的實物檔案管理制度，在實際的操作過程中，不斷修訂、修改制度，確保實物檔案收集的齊全性、完整性、歸檔率。制度中也應包含鑒定標準、移交程序、保護技術等規(guī)定，改變實物檔案管理工作的隨意性、不正規(guī)性。

實物檔案管理者是實物檔案管理制度的執(zhí)行者，實物檔案的直接管理者，檔案管理者的業(yè)務素質、職業(yè)道德、保護意識和管理水平對實物檔案的管理至關重要。要深知每一件實物檔案來之不易，價值較大，不能隨意整理、借閱，一件“國家優(yōu)質工程獎建立30周年經(jīng)典工程獎”的榮譽證書和獎杯就不能隨便堆放在檔案庫房；本煤礦的資質要經(jīng)過嚴格的審批借閱手續(xù)，方可借閱使用。

5 結語

實物檔案是一個有特殊性、代表性、價值高等特點的檔案門類。實物檔案管理者要憑借高超的專業(yè)素質和職業(yè)道德在完善的制度指導下規(guī)范、合理、細致地開展實物檔案工作，確保每一件實物檔案保存完好、發(fā)揮應有的價值。

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【責任編輯：解連江】

Research on management model of physical archives in coal enterprises

WU Yanxin
(Inner Mongolia Datang International Xilinhot Mining Co.,Ltd,Xilinhot 026000,China)

The physical archives play a prominent role in the management and culture construction of coal enterprises.File management department and file managers should do some bold management attempt,and do some innovations about physical file management model,in order to do good job in the physical file management.

physical archives;management mode;innovation

F406

B

1671－9816（2017）08－0072－04

10.13235/j.cnki.ltcm.2017.08.020

吳艷新.煤炭企業(yè)實物檔案管理模式研究［J］.露天采礦技術，2017，32（8）：72-74.

2017-02-22

吳艷新（1985—），女，甘肅人，中級經(jīng)濟師，檔案館員，2009年畢業(yè)于天水師范學院，現(xiàn)任內蒙古大唐國際錫林浩特礦業(yè)有限公司檔案主管。