對檔案管理工作科學(xué)化的思考

吳 婧 徐 燕

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

對檔案管理工作科學(xué)化的思考

吳 婧 徐 燕

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檔案管理科學(xué)化水平的提高是我國現(xiàn)代化社會主義發(fā)展的必然要求，檔案管理涉及范圍較廣，對人們的生活和企業(yè)的發(fā)展都有著重要影響。因此企業(yè)單位應(yīng)采取有效措施加強檔案管理工作，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，以提高檔案管理的科學(xué)化水平，從而為我國企業(yè)單位長期、穩(wěn)定發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)?；诖吮疚姆治隽藱n案管理工作科學(xué)化。

檔案管理工作；科學(xué)化；方法

1、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

1.1 促使檔案管理工作符合社會發(fā)展趨勢

科學(xué)的發(fā)展速度是很快的，所以進行的檔案管理種類數(shù)量也在不斷的壯大，同時檔案管理的方式也在逐漸的轉(zhuǎn)化著，檔案管理工作人員的工作量增大，工作壓力就隨之增加，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能高效的進行，科學(xué)化的管理方式是在社會發(fā)展趨勢的影響下產(chǎn)生的，計算機的應(yīng)用大大節(jié)省了人力的工作時間，因此，在計算機科學(xué)的幫助下進行科學(xué)化的檔案管理工作可以更好的符合社會發(fā)展的趨勢，滿足時代的要求。

1.2 有助于科學(xué)發(fā)展觀的實際落實

檔案管理涉及到的范圍很廣，檔案可以對極大多數(shù)的過去的事情進行總結(jié)并記錄，之后根據(jù)檔案中的記錄進行預(yù)測，將未來的發(fā)展趨勢進行推斷，最后做好預(yù)防或者對應(yīng)的準(zhǔn)備工作，也就是說，有效的檔案管理工作有利于未來詳細(xì)規(guī)劃的制定。高速發(fā)展的社會背景下，檔案管理工作也必須要順應(yīng)技術(shù)的發(fā)展進行提升，才可以使檔案管理工作科學(xué)化的進程加快。檔案管理工作的科學(xué)化有利于社會的和諧發(fā)展，并且促使國家的科技水平以及人文理念都得到提升，從而更好的落實科學(xué)發(fā)展觀

1.3 符合信息化時代的進程需求

信息化水平在不斷提升，所以信息得到了不斷的普及，人們的生活方式也在向著信息化邁進，發(fā)展到今天，信息化已經(jīng)深入了人們的生活以及意識中。檔案管理工作和信息化進行接軌的途徑之一就是提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作不再只是存放于檔案室中，而是以電子形式儲存在數(shù)據(jù)庫中，檔案的形式多樣化使查閱檔案的途徑也變得多樣化，檔案信息的查閱更加方便快捷，真正的做到為人民服務(wù)。

2、檔案管理工作科學(xué)化方法

2.1 提高管理人員的創(chuàng)新理念

若想發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理模式，應(yīng)當(dāng)先改變傳統(tǒng)檔案管理理念，正確了解陳舊理念的不足，充分肯定發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理的好處以及對未來工作的深遠(yuǎn)影響，并創(chuàng)建正常的管理機制，提高管理人員的創(chuàng)新思想。這就需要在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中增加資金投入、人工以及設(shè)備的使用。

2.2 健全檔案管理機制

相關(guān)部門在不斷健全檔案管理機制的過程中應(yīng)注意以下幾點內(nèi)容：①根據(jù)實際情況，科學(xué)制定完善檔案管理機制。相關(guān)部門在完善檔案管理機制時，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的基本特征以及實際情況實施檔案管理責(zé)任制，將各個崗位所肩負(fù)的責(zé)任進行明確劃分，并落實到個人身上，以避免工作過程中責(zé)任歸屬混亂的問題，同時領(lǐng)導(dǎo)階層也應(yīng)重視檔案管理責(zé)任制的落實，為不同的部門分配具體任務(wù)，并要求各個部門之間相互配合、相互協(xié)調(diào)，從而建立起完善的檔案管理體系。②管理人員在進行檔案管理工作的過程中，應(yīng)以國家相關(guān)的法律法規(guī)為基本的行為規(guī)范，充分做好相關(guān)檔案的保管、保密、庫房儲存等方面的工作，出事全方位、立體化、多層次的檔案管理機制得以形成，以保證今后的檔案管理工作可以順利進行，有效提高工作效率。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在新的時期和新的形勢下，檔案管理工作者必須與時俱進、不斷學(xué)習(xí)，在實踐中提升自己的業(yè)務(wù)處理能力和管理技能，在并在學(xué)習(xí)和再教育的過程中積累職業(yè)精神和對職業(yè)的熱忱，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新的精神并在此過程中形成自學(xué)能力和自我提升能力。另外，各組織對檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)該涵蓋前期的檔案管理人員招聘環(huán)節(jié)、后期的培訓(xùn)環(huán)節(jié)和前期的思想教育環(huán)節(jié)，使得檔案管理隊伍素質(zhì)的提升得到根本的保障。對檔案管理人員開展計算機技能培訓(xùn)檔案資料整理等相關(guān)培訓(xùn)也是必要的，經(jīng)過多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)之后，他們才有可能發(fā)展成為復(fù)合型人才。

2.4 實現(xiàn)檔案管理工作信息化

政府應(yīng)大力支持檔案管理工作的信息化建設(shè)，并撥付財政專項資金作為檔案管理工作的信息化建設(shè)的使用資金，而企業(yè)單位也應(yīng)與時俱進，將現(xiàn)代化技術(shù)手段及設(shè)備引入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，并建設(shè)完善的計算機內(nèi)部檔案管理體系，以保證檔案管理工作的順利完成。此外，企業(yè)單位可將光學(xué)技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作中，使得檔案的儲存空間得以拓寬，同時還可以為工作人員后續(xù)的資料整理、開發(fā)、利用等方面的工作創(chuàng)造有利條件，從而檔案管理的提高工作質(zhì)量。

2.5 實現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新內(nèi)容分析的過程中，需要優(yōu)化檔案管理的基本理念。因此，在工作服務(wù)體系創(chuàng)新的背景下，需要在整個項目完善的過程中做到以下幾點：①相關(guān)部門需要進行檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新，提高整體的服務(wù)水平及管理水平，認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理工作中任務(wù)松散的現(xiàn)象，構(gòu)建完善性、系統(tǒng)性的服務(wù)管理理念，充分滿足不同群體對檔案資源的基本需求。②對檔案資源進行統(tǒng)一管理以及高效整合，并對相關(guān)檔案資源進行備份，保證檔案數(shù)據(jù)資源保存的完善性。③在管理系統(tǒng)規(guī)范中，需要明確檔案管理中的各項內(nèi)容，對相關(guān)人員進行專業(yè)化的技術(shù)指導(dǎo)，提升他們的信息化意識，實現(xiàn)信息背景下檔案管理工作的穩(wěn)定升級。

總之，檔案管理水平的提高在當(dāng)今社會信息服務(wù)功能不斷提高的情況下變得越來越重要，檔案管理不僅關(guān)系到人民群眾的利益，也會影響決策方面的制定與采納，因此檔案管理科學(xué)化水平的提高尤為重要，需要進一步加強對其的研究。

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