基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)淺析

梁會娟

河南省新密市白寨鎮(zhèn)政府

基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)淺析

梁會娟

河南省新密市白寨鎮(zhèn)政府

隨著我國社會變革，市場經(jīng)濟體制的不斷完善，基層機關(guān)事業(yè)單位也在不斷進行變革，基層機關(guān)事業(yè)單位的人力資源管理也隨之發(fā)生變化。人力資源管理信息化就是基層機關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)時代潮流，適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟的重要變革，必須加以重視。不斷優(yōu)化人力資源管理信息化建設(shè)，激發(fā)員工的積極性，是新時期基層機關(guān)事業(yè)單位優(yōu)化服務(wù)的重要手段。鑒于此，本文主要分析基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)。

基層機關(guān)事業(yè)單位；人力資源管理；信息化

1、人力資源管理信息化建設(shè)的重要性

首先，信息化優(yōu)化了人力資源管理，可以推動人力資源管理的轉(zhuǎn)型升級。人力資源管理信息化將原來單一的、自上而下的管理模式，通過信息化手段轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€全方位、專業(yè)化的人力資源管理系統(tǒng)。人力資源管理信息化推動一些虛擬組織的建立，變革了一些基層機關(guān)事業(yè)單位的管理理念，并且隨著管理理念不斷更新，使得人力資源部門成為了基層機關(guān)事業(yè)單位中的一個重要部門，使基層機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)了人力資源向人力資本的轉(zhuǎn)變。其次，人力資源管理信息化有利于進行資源整合，實現(xiàn)資源的最大化利用，縮短上下級之間、各部門間的信息反饋時間，提高效率，降低成本。傳統(tǒng)的人力資源管理主要是紙等實物作為人力資源信息資料，攜帶不便，而且傳遞信息所用的時間較長，導(dǎo)致工作效率低下，成本大。信息化的人力資源管理則是通過現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實物資料所承載的信息轉(zhuǎn)化為磁信號或數(shù)據(jù)信號，傳輸方便迅速，信息更新速度快，準確率高，極大提高了工作效率。

2、基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源信息化管理中的問題

2.1 信息技術(shù)運用基礎(chǔ)薄弱

在目前看來，人力資源軟件的開發(fā)商尚且不夠成熟，開發(fā)出來的產(chǎn)品并不能夠很好地滿足用戶的使用要求，系統(tǒng)軟件較普通， 對于一些組織特有的管理活動，不能將其完全涵蓋進去，極大地限制了其適用范圍。 除此之外，其動態(tài)數(shù)據(jù)不能做到隨時更新， 很難達到組織的某些特定要求，有很多單位就因為人力資源軟件的開發(fā)無法滿足管理上的變化而深陷困境。傳統(tǒng)的人力資源的信息管理方法和手段以人抄和手寫或者利用一些極為簡單的數(shù)據(jù)處理軟件，軟件的信息模塊相對較為單一，無法做到快速更新、分析和處理相關(guān)的信息，這樣就無法將準確可靠的統(tǒng)計報表和相關(guān)數(shù)據(jù)上報給上級的管理部門和領(lǐng)導(dǎo)，極大地影響了管理層在一些決策上的準確性和及時性。

2.2 人力資源信息化應(yīng)用意識和能力跟不上時代的發(fā)展

在我國，大多數(shù)事業(yè)單位在其人力資源管理活動中，仍然只是片面地重視事業(yè)單位內(nèi)部的資金、物質(zhì)以及技術(shù)等方面的問題，而忽視了其真正的工作內(nèi)容，使事業(yè)單位的人員配置和崗位設(shè)置等出現(xiàn)了問題。目前，我國很多的事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營觀念仍然停留在較為傳統(tǒng)的階段，片面地追求事業(yè)單位經(jīng)營活動的經(jīng)濟效益，而對現(xiàn)代信息技術(shù)的認識程度不夠。事業(yè)單位高層對現(xiàn)代信息技術(shù)的認識不到位，事業(yè)單位無法購買相應(yīng)的設(shè)施，事業(yè)單位的信息化管理水平低下，使事業(yè)單位在很多方面都落后于其他事業(yè)單位，極大地降低了事業(yè)單位的核心競爭力。

2.3 人力資源管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和全面性

對于很多事業(yè)單位來說，由于分支機構(gòu)眾多，每個分支機構(gòu)都具有不同的特點，所選擇的人力資源管理系統(tǒng)也存在很大差異，再加上傳統(tǒng)手工記錄和統(tǒng)計模式單一，導(dǎo)致總部與分部、分部與分部之間的系統(tǒng)并不能有效兼容，很多人力資源數(shù)據(jù)難以進行及時分享和有效整合，使得總部難以從宏觀上全面了解掌握每個分部的具體人力資源現(xiàn)實情況，每個分部之間對人力資源信息的管理觀念也不盡相同，缺乏統(tǒng)一性。

3、基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)措施

3.1 積極轉(zhuǎn)變基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理理念

在基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源管理中加強信息化建設(shè)管理，重點是基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源管理部門應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源管理理念，特別是積極樹立信息化的管理理念，通過人力資源管理信息系統(tǒng)來實現(xiàn)單位內(nèi)部的人員招聘配置、人力資源規(guī)劃、教育培訓(xùn)開發(fā)、績效考核以及薪酬福利調(diào)整等一系列的管理工作。同時，還應(yīng)該明確基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理的基本目標，也就是通過信息化的人力資源管理手段，在基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部營造寬松和諧的氛圍，并落實有效的激勵措施，提高單位內(nèi)部員工的工作熱情。

3.2 完善基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源信息化管理制度建設(shè)

在基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部實施人力資源信息化管理，還需要健全完善的人力資源信息化管理制度作為保障，重點包括以下幾方面的內(nèi)容：在基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立科學(xué)高效的用人制度，堅持內(nèi)外部招聘相結(jié)合原則，擇優(yōu)選人，通過動態(tài)靈活的用人機制提高員工歸屬感和積極性。建立人力資源信息化激勵體系，根據(jù)人力資源信息系統(tǒng)中掌握的員工業(yè)績情況以及現(xiàn)實表現(xiàn)情況等進行激勵。建立高效的信息化績效管理機制，重點是通過相應(yīng)的人力資源管理軟件，選擇合理全面的考核指標，加強對人力資源的績效管理考核，推動基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源績效的改進。

3.3 嚴格規(guī)范績效體制，提高員工積極性

我們說企業(yè)單位之所以效率高，員工的工作熱情高漲，在很大程度上得益于他們嚴格的績效考核制度，由于基層機關(guān)事業(yè)單位的性質(zhì)，使人們在工作的時候多少會有些怠惰的心理。因此，對基層機關(guān)事業(yè)單位執(zhí)行規(guī)范的績效考核標準十分有必要，并且要將考核的標準切實落實到實處，不僅會使員工的熱情和動力大大提高，還會形成一種競爭的環(huán)境，營造一種良好的工作氛圍和環(huán)境，提高整個單位的水平和業(yè)績。

3.4 優(yōu)化建設(shè)環(huán)節(jié)

經(jīng)濟快速發(fā)展的全新時期，數(shù)據(jù)信息的使用需求發(fā)生了較多的變化，為了進一步提高我國基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理的信息處理水平，必須結(jié)合實際情況，整合資源，優(yōu)化建設(shè)方案，為人力資源管理科學(xué)化的順利推進奠定基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)信息在人力資源管理中占據(jù)著非常重要的位置，因此，我國基層機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人才管理模式展開具體的調(diào)整時，必須加強相關(guān)數(shù)據(jù)信息的處理，保證不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)信息得到有效的保存和使用，從而為人力資源管理中數(shù)據(jù)信息處理結(jié)果的優(yōu)化提供支持。創(chuàng)新是改變現(xiàn)實狀況的關(guān)鍵方式，單位內(nèi)部人力資源信息的處理必須結(jié)合實際的需求，從傳統(tǒng)的管理模式開始創(chuàng)新，積極搭建專業(yè)高效的信息化管理平臺，推動相關(guān)信息的交流溝通，為單位內(nèi)部人才儲備的數(shù)據(jù)信息優(yōu)化提供有效的支持。從目前的實際情況來看，大部分商業(yè)軟件還不能完全適應(yīng)全新的需求，要想真正提高單位內(nèi)部人才信息管理的質(zhì)量，應(yīng)該結(jié)合實際情況創(chuàng)新人力資源的數(shù)據(jù)信息處理方式，搭建專業(yè)的管理體系，推動相關(guān)軟件的高效運作。另外，單位內(nèi)部人才管理信息結(jié)構(gòu)調(diào)整時，必須確保軟件相關(guān)建設(shè)情況能夠完全適應(yīng)人才資源管控的實際要求。

3.5 在立項實施的基礎(chǔ)上優(yōu)化信息化管理模式

在人力資源信息化管理過程中，基層機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極完善工程項目計劃，充分利用立項的方法，從而推動信息管理在基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中得到完善。應(yīng)主動優(yōu)化相關(guān)軟件模式，促使軟件系統(tǒng)在更新和引進的過程中不斷完善，管理工作人員在日常工作中，應(yīng)具備綜合評判軟件的能力，促使管理水平在優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的過程中得以提升。軟件項目管理是實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息管理的前提，應(yīng)保證綜合信息管理在軟件科學(xué)設(shè)計中得以實現(xiàn)。

3.6 加大投入保障力度

信息化建設(shè)離不開硬件設(shè)備的支持與相關(guān)軟件的應(yīng)用。設(shè)備的購置是人力資源管理工作中信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。設(shè)備的購置包括硬件的購置以及軟件的購置，硬件系統(tǒng)包括服務(wù)器、適配器、交換機、路由器以及打印機、掃描儀等設(shè)備，軟件包括系統(tǒng)軟件、相關(guān)辦公軟件、通信協(xié)議以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)工具軟件等。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越廣泛，面對人力資源管理部門辦公自動化的需要，最好的解決辦法就是組建一個內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)單位或部門內(nèi)部多個計算機相關(guān)資源的共享。局域網(wǎng)的組建能夠使人力資源管理工作操作更加高效、順暢，同時資的實時共享能使信息傳遞、資料打印等工作更加方便快捷。

總之，進入信息化時代，傳統(tǒng)經(jīng)營理念和方式已不再適合我國基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理，很多基層機關(guān)事業(yè)單位面臨如何在今后的人力資源管理中選拔、培養(yǎng)、激勵人才的問題。為有效地解決這些問題，更好地發(fā)揮基層機關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)濟發(fā)展中的作用，必須重視基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理信息化建設(shè)，優(yōu)化人力資源信息化建設(shè)方案，提高基層機關(guān)事業(yè)單位的綜合管理水平。而人力資源管理變革的主要方式就是改變組織結(jié)構(gòu)和管理方法，適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，將基層機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理水平提升與信息化建設(shè)緊密結(jié)合起來，為人力資源管理水平提升創(chuàng)造良好的環(huán)境，實現(xiàn)人力資源信息化管理。

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上接(第3 6頁)訂相應(yīng)的收賬合同，將向客戶收賬的任務(wù)交給他們。

4.3 選擇恰當(dāng)?shù)氖湛钫撸蹲阶酚懬房畹臅r機

中小企業(yè)應(yīng)采取合理的催收流程，并合理有效的提醒客戶付款。提醒的越及時，提醒的方式越高明，越能盡早收回貨款。所以企業(yè)的業(yè)務(wù)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不應(yīng)擔(dān)心在應(yīng)收賬款到期之前提醒客戶及時付款，會引起客戶不滿，因為實際絕大多數(shù)客戶是在被提醒時才會付款的。

中小企業(yè)對應(yīng)收賬款的催收應(yīng)抓住重點，利用有限的資源發(fā)揮最大的效應(yīng)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)欠款的金額大小以及逾期時間的長短采取相應(yīng)的催收方案：對于欠款金額大的，逾期時間短的，應(yīng)重點催收；對于欠款金額大的，逾期時間較長的，應(yīng)加強催收，對于欠款金額較小的，逾期時間較短的，可以采取催收與威懾相結(jié)合的方式；對于欠款金額較小的，逾期時間較長的，可以委托第三方進行催收。

4.4 加強應(yīng)收賬款的日常管理

(1)首先要做好基礎(chǔ)記錄，了解用戶付款的及時程度，基礎(chǔ)記錄工作包括企業(yè)對用戶提供的信用條件，建立信用關(guān)系的日期，用戶付款的時間，目前尚欠款數(shù)額以及用戶信用等級變化等，企業(yè)只有掌握這些信息，才能及時采取相應(yīng)的對策；(2)檢查用戶是否突破信用額度。企業(yè)對用戶提供的每一筆賒銷業(yè)務(wù)，都要檢查是否有超過信用期限的記錄，并注意檢驗用戶所欠債務(wù)總額是否突破了信用額度;掌握用戶已過信用期限的債務(wù)，密切監(jiān)控用戶已到期債務(wù)的增減動態(tài)，以便及時采取措施與用戶聯(lián)系提醒其盡快付款；(3)分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期，看流動資金是否處于正常水平，企業(yè)可通過該項指標，與以前實際、現(xiàn)在計劃及同行業(yè)相比，借以評價應(yīng)收賬款管理中的成績與不足，并修正信用條件；(4)考察拒付狀況，考察應(yīng)收賬款被拒付的百分比，即壞帳損失率，以決定企業(yè)信用政策是否應(yīng)改變，如實際壞賬損失率大于或低于預(yù)計壞帳損失率，企業(yè)必須看信用標準是否過于嚴格或太松，從而修正信用標準；(5)編制賬齡分析表，檢查應(yīng)收賬款的實際占用天數(shù)，企業(yè)對其收回的監(jiān)督，可通過編制賬齡分析表進行，據(jù)此了解，有多少欠款尚在信用期內(nèi)，應(yīng)及時監(jiān)督，有多少欠款已超過信用期，計算出超時長短的款項各占多少百分比，估計有多少欠款會造成壞賬，如有大部分超期，企業(yè)應(yīng)檢查其信用政策。

總之，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展與健全，企業(yè)所面臨的競爭越來越大，特別是對于融資能力比較弱的中小型企業(yè)來說，對應(yīng)收賬款的收取與管理，關(guān)系到企業(yè)在市場中競爭力的擴大，關(guān)系到企業(yè)在市場中所占有的份額，甚至關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。對應(yīng)收賬款的管理，是企業(yè)經(jīng)營管理者必須關(guān)注的重點。

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