會(huì)計(jì)電子檔案的管理

1.余景宇 2.王 靜

1.江西省煙草公司上饒市公司 2.上饒市地方稅務(wù)局納稅服務(wù)局

一、會(huì)計(jì)檔案電子化的必然性

會(huì)計(jì)檔案是反映和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的載體，主要包括原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等，能為單位經(jīng)營(yíng)管理提供決策依據(jù)，因此會(huì)計(jì)檔案的安全保管有著重要的意義。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，會(huì)計(jì)工作也逐步從電算化轉(zhuǎn)向信息化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理正逐漸替代了傳統(tǒng)的管理方式。在這一背景下，為規(guī)范和提高會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2015年12月發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào))，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，會(huì)計(jì)檔案的獲得、歸檔和保管均可以通過電子化形式管理。推行電子會(huì)計(jì)檔案管理一方面可以精簡(jiǎn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理，降低企業(yè)管理成本；另一方面也是順應(yīng)信息化管理發(fā)展的需要，提升企業(yè)管理效率。

二、電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

(一)電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境要求更高

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案對(duì)存儲(chǔ)空間要求較大，分類較為復(fù)雜，管理難度較大，由于紙張存儲(chǔ)的要求，需要采取措施對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮、防水、防塵和防火等方式處理。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)提出了更高的要求。電子檔案一般是儲(chǔ)存在光盤或是磁盤等磁介質(zhì)上的，光盤和磁盤在保存時(shí)對(duì)環(huán)境的要求比較高，一旦所處的環(huán)境潮濕或是溫度過高等，都可能造成磁盤、光盤中的信息無(wú)法順利讀寫。電子會(huì)計(jì)檔案除了防水、防火等要求外，還對(duì)防靜電、防磁化等方面也有較高要求。除此以外，電子會(huì)計(jì)檔案還需預(yù)防人為入侵破壞，需要配備網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，確保電子檔案的安全性。

(二)電子會(huì)計(jì)檔案形式更加豐富

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案一般包含了原始單據(jù)、記賬憑證以及賬目和報(bào)表等，依托紙張為載體，只能以文字和圖表形式對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行固化。電子會(huì)計(jì)檔案不僅包含了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，還包括了存儲(chǔ)在磁盤等不同載體上的電子數(shù)據(jù)，檔案格式多樣，如文本、圖片和數(shù)據(jù)庫(kù)等多種形式。按照國(guó)家檔案局要求，不同種類的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)進(jìn)行歸檔。財(cái)務(wù)人員可以借助計(jì)算機(jī)等工具，讀取各種格式的電子會(huì)計(jì)檔案。在電子會(huì)計(jì)檔案管理上，根據(jù)相關(guān)規(guī)定合理選擇會(huì)計(jì)檔案電子格式，可以為電子會(huì)計(jì)檔案的使用和管理提供便利。

(三)電子會(huì)計(jì)檔案使用更為便捷

在檔案使用方面，電子檔案的查閱調(diào)用也更加方便?；谛畔⒒瘲l件下的會(huì)計(jì)電子檔案，在處理的過程中采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，可直接在檔案管理系統(tǒng)中查詢需要檢查的資料，省去調(diào)閱、翻查、收回等環(huán)節(jié)，靈活性大大增強(qiáng)，工作效率顯著提升。同時(shí)，電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，可以快速?gòu)?fù)制檔案，具有較高的共享性。因此會(huì)計(jì)檔案的電子化管理可以降低成本，最大程度發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值。

三、完善電子會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

(一)制定管理制度，完善軟硬件設(shè)施

電子會(huì)計(jì)檔案中都是比較重要的數(shù)據(jù)，因此有效管理電子會(huì)計(jì)檔案就必須建立完善的管理制度。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定電子會(huì)計(jì)檔案管理管理制度，包括具體操作制度規(guī)范等。如電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度，保管制度、查閱制度等。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱過程中，先要查詢會(huì)計(jì)憑證號(hào)，再根據(jù)憑證號(hào)到檔案管理部門去查詢檔案資料，會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱一般會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。電子會(huì)計(jì)資料主要通過電子影像技術(shù)傳遞，配備掃描儀、高拍儀等設(shè)備將會(huì)計(jì)原始憑證轉(zhuǎn)化為電子憑證，便于電子檔案的獲取。在計(jì)算機(jī)中安裝專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)相融合，直接在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中調(diào)閱相應(yīng)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)信息共享，節(jié)省查詢時(shí)間，不僅可以提升會(huì)計(jì)電子檔案的利用率，還可以提升會(huì)計(jì)人員的工作效率。

(二)構(gòu)建信息平臺(tái)，規(guī)范組織流程

現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理方式普遍存在連貫性差、缺乏規(guī)范性等問題。因此企業(yè)必須加強(qiáng)信息平臺(tái)的構(gòu)建工作，規(guī)范電子檔案管理流程。在電子會(huì)計(jì)檔案管理過程中，完善的信息平臺(tái)可以幫助檔案管理人員管理電子檔案。同時(shí)，要設(shè)置相應(yīng)的管理職責(zé)，合理優(yōu)化組織流程，形成電子會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理體系，保證電子會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與檔案管理一體化，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行程序、財(cái)務(wù)工作的分工協(xié)作、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔整合到一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，固化業(yè)務(wù)流程，記錄會(huì)計(jì)信息，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證的同時(shí)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化和自動(dòng)化管理。

(三)建立安全保障體系，確保信息安全

電子會(huì)計(jì)檔案的推廣給檔案的安全保障帶來新的挑戰(zhàn)。電子檔案一般存儲(chǔ)在磁介質(zhì)內(nèi)，容易被篡改，從而失去真實(shí)性。而且磁盤的使用壽命較短，也容易被破壞，影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性。在電子檔案使用過程中，建立規(guī)范的工作流程，確保會(huì)計(jì)信息的完整性、全面性、真實(shí)性，防止會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容泄露或篡改。構(gòu)建安全監(jiān)督體系，通過權(quán)限控制機(jī)制，明確權(quán)責(zé)范圍，實(shí)施責(zé)任制，不同崗位賦予不同權(quán)限，保障各個(gè)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提高監(jiān)督和核實(shí)的效用。在安全系統(tǒng)上，要采用安全可靠的信息系統(tǒng)保障電子會(huì)計(jì)檔案無(wú)法隨意篡改，保證各授權(quán)人員在職權(quán)范圍內(nèi)操作，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的安全。還可以通過安裝防火墻、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備以及磁盤陣列等方式加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案安全，防止惡意攻擊事件，保障硬件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的安全。

[1]牛雪梅.論會(huì)計(jì)檔案電子化的創(chuàng)新管理[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，(03).

[2]李紅穎.會(huì)計(jì)檔案電子化管理問題與創(chuàng)新[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技2016，(08).

[3]許漢友，姜亞琳，張蓓.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代管理會(huì)計(jì)信息化研究[J].新會(huì)計(jì)，2016，(01).