中學(xué)檔案管理幾點(diǎn)想法

楊春敏

蓬萊市劉家溝中學(xué)

中學(xué)檔案管理幾點(diǎn)想法

楊春敏

蓬萊市劉家溝中學(xué)

教學(xué)檔案是教師和學(xué)生在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，按一定的立卷、歸檔制度集中保管起來(lái)的文字材料、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等不同形式的歷史記錄。它是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究中不可缺少的依據(jù)和參考材料，是了解教學(xué)內(nèi)容、考查學(xué)校歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是實(shí)現(xiàn)教育目的、培養(yǎng)合格人才的重要保證，是從事教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究工作的必不可少的條件。

學(xué)校；教學(xué)檔案；內(nèi)容；特性

一、教學(xué)檔案的特性

教學(xué)檔案同其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“利用價(jià)值”、等一般屬性。同時(shí)它又是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)，其內(nèi)容和范圍既不同于科技檔案，也不同于文書檔案，是一種具有自己特性的專業(yè)檔案。

1、記錄的成套性。教學(xué)活動(dòng)是一個(gè)有工作者、有工作對(duì)象、有工作數(shù)量、有工作質(zhì)量，有時(shí)空概念，有科學(xué)知識(shí)，有計(jì)劃、有組織的自覺(jué)活動(dòng)。因此教學(xué)檔案既有指令性的“招生指標(biāo)”，又有依據(jù)性的“教學(xué)計(jì)劃”;既有原始性的“講義”、“試題”，又有成果性的“教材”學(xué)生探究性學(xué)習(xí)小論文;既有規(guī)章性的“課程安排表”，又有憑證性的“畢業(yè)證書存根”。教學(xué)活動(dòng)的規(guī)律決定了教學(xué)檔案必須是一套教學(xué)活動(dòng)記錄轉(zhuǎn)化而來(lái)的。

2、內(nèi)容的多學(xué)科性。教學(xué)檔案既有教學(xué)管理性的，也有業(yè)務(wù)成果性的材料，教學(xué)內(nèi)容幾乎包羅了人類的全部知識(shí)。高級(jí)中學(xué)除了設(shè)置相應(yīng)的語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、物理、化學(xué)、生物、政治、歷史、地理、微機(jī)、音樂(lè)、體育、美術(shù)等課程外，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)相互交叉、相互滲透不斷加強(qiáng)，教學(xué)檔案內(nèi)容多學(xué)科屬性愈加明顯。

3、渠道的分散性。由于教學(xué)檔案中絕大部份材料產(chǎn)生于學(xué)校內(nèi)部各科室、各位教師，來(lái)源較為分散。教學(xué)文件材料有來(lái)的自教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的，如招生、畢業(yè)升學(xué)、學(xué)籍管理等;有來(lái)自教師手中的教育教學(xué)論文等。平時(shí)，一般不經(jīng)收發(fā)登記，是分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中的。這就給教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理帶來(lái)很多困難，也給查找者帶來(lái)諸多不便。

4、教學(xué)檔案與其他檔案歸檔時(shí)間的不同步性。文書檔案一般是按公元年度歸檔，在第二年初進(jìn)行;科技檔案則是在一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)工程或一個(gè)產(chǎn)品完成后歸檔;教學(xué)檔案則是按教學(xué)年度歸檔，如2008―2009學(xué)年，就是從2008年9月1日開始到2009年8月31日結(jié)束。在一個(gè)公元年度內(nèi)不僅有頭一學(xué)年的第二學(xué)期，而且還有新一學(xué)年的第一學(xué)期。

二、中學(xué)檔案的內(nèi)容

中學(xué)檔案的內(nèi)容較為豐富，大體包括黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。

(一)黨政檔案

凡是學(xué)校政治工作、思想教育、行政管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學(xué)校執(zhí)行黨的路線，特別是執(zhí)行教育方針、政策情況的依據(jù)，是了解學(xué)?；厩闆r的第一手材料。檔案包括：1、上級(jí)下發(fā)的有關(guān)教育工作、政治思想工作和學(xué)校行政管理等方面的文件，特別是真對(duì)本校的各種文件材料。2、本校在貫徹黨的方針政策，以及上級(jí)有關(guān)文件精神過(guò)程中形成的材料：本校向上級(jí)主管部門的報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)；上級(jí)有關(guān)本校重大問(wèn)題的通知、公函、工作簡(jiǎn)報(bào)等。3、本校黨、政、工、團(tuán)、民主黨派和其他組織的情況統(tǒng)計(jì)表，工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、活動(dòng)記錄、匯報(bào)材料和所屬成員花名冊(cè)等；4、本校教職員工登記表及人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、晉升和調(diào)整工資的有關(guān)材料，黨團(tuán)、員的發(fā)展材料及上級(jí)批復(fù)，黨團(tuán)、員組織關(guān)系介紹信或存根；5、各種規(guī)章制度，教職員工工作安排一覽表、考勤表等。6、本校財(cái)務(wù)方面的會(huì)計(jì)憑證、經(jīng)費(fèi)收支賬冊(cè)、報(bào)表和財(cái)產(chǎn)登記冊(cè)等，以及其他有保存價(jià)值的材料。

(二)教學(xué)檔案

是記載和反映本校教育工作、教學(xué)實(shí)踐、科技研究、課外活動(dòng)和實(shí)驗(yàn)設(shè)備等方面的真實(shí)情況，具有保存價(jià)值的的文件材料。是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)水平的依據(jù)，又是學(xué)校作出決策、制定規(guī)劃、開展教學(xué)活動(dòng)、教育科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量分析、實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化的依據(jù)和參考材料。

教學(xué)檔案包括：1、教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)，教研組、班主任工作計(jì)劃、總結(jié)，和典型經(jīng)驗(yàn)，師資培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)和典型材料。2、教學(xué)大綱、課程設(shè)置及安排，教學(xué)方案，教改方案，結(jié)合教學(xué)進(jìn)行生產(chǎn)的計(jì)劃、總結(jié)。3、自編充實(shí)教材、鄉(xiāng)土教材的定稿、油印本或鉛印本，校內(nèi)錄制的各種教學(xué)內(nèi)容的錄音帶、錄像帶及原稿，電化教學(xué)的教案及補(bǔ)充教材。4、科技活動(dòng)、課外活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、成果、論文、計(jì)算數(shù)據(jù)圖及與活動(dòng)有關(guān)的照片、錄音、錄像等材料。5、各種典型教案、公開課教案及講評(píng)記錄，教學(xué)經(jīng)驗(yàn)介紹，教學(xué)情況調(diào)查報(bào)告，教學(xué)研究成果及各種教學(xué)圖表，期考各科試卷及試卷分析材料，單獨(dú)招生時(shí)的試卷及成績(jī)分析，各學(xué)年各科成績(jī)對(duì)比分析。6、校務(wù)日志、班級(jí)工作記錄，各項(xiàng)教育活動(dòng)的材料、圖片、照片、學(xué)校傳統(tǒng)教育材料、校史材料。7、實(shí)驗(yàn)室、圖書館工作情況登記，實(shí)驗(yàn)儀器模型機(jī)其他教學(xué)設(shè)備的保管使用情況登記，各種教學(xué)設(shè)備的說(shuō)明書，技術(shù)材料以及維修情況登記，各種教學(xué)設(shè)備的說(shuō)明書，技術(shù)材料以及維修情況登記等。8、開展各種文娛、體育、衛(wèi)生工作的情況記錄，如校運(yùn)動(dòng)會(huì)秩序表、比賽成績(jī)、最高紀(jì)錄，文藝匯演節(jié)目表及獲獎(jiǎng)節(jié)目、獲獎(jiǎng)?wù)呙麊巍?/p>

(三)學(xué)生檔案

中學(xué)生在校學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的，能夠反映學(xué)生成長(zhǎng)情況的材料，都?xì)w入學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)。學(xué)生檔案包括：1、學(xué)生報(bào)名報(bào)，調(diào)查材料，學(xué)期操行評(píng)語(yǔ)，畢業(yè)生登記表，鑒定材料，各種活動(dòng)中突出表現(xiàn)記載及有關(guān)證明，獎(jiǎng)懲記錄，愛(ài)好特長(zhǎng)及社會(huì)活動(dòng)能力的記錄，入黨入團(tuán)的有關(guān)材料等。2學(xué)生每學(xué)期的考試成績(jī)，畢業(yè)成績(jī)，升學(xué)考試情況，校內(nèi)外單科競(jìng)賽的成績(jī)，各種獲獎(jiǎng)名次。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案要進(jìn)行分類和規(guī)整，這個(gè)需要學(xué)校每個(gè)部門的規(guī)整與總體的規(guī)整，每個(gè)部門要定期將相關(guān)工作記錄進(jìn)行歸類，可以按照時(shí)間歸類，也可以按照問(wèn)題的差異性進(jìn)行歸類。

[1]鄧紹興、陳智為：檔案管理學(xué)(修訂本)，中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999。

[2]方曉，談如何做好學(xué)校檔案管理工作，《黑龍江教育》2000(6)。