淺議如何做好勞動(dòng)保障檔案管理工作

張艷華

吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所

淺議如何做好勞動(dòng)保障檔案管理工作

張艷華

吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所

在新形勢(shì)下,勞動(dòng)保障工作任務(wù)越來(lái)越豐富,也越來(lái)越繁重,特別在世界經(jīng)濟(jì)全球化、一體化發(fā)展和國(guó)家間社會(huì)保障制度日漸改革的今天,勞動(dòng)保障工作面臨著許多新任務(wù),直接關(guān)系到民情、民生、民意等重大問(wèn)題。在勞動(dòng)保障工作的各項(xiàng)活動(dòng)中形成大量檔案信息資源,這就要求檔案管理人員提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力,最大限度地發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

勞動(dòng)保障；檔案管理；對(duì)策

1 檔案管理現(xiàn)狀

1.1 社會(huì)保障檔案管理制度不完善

目前部分單位的社會(huì)保障檔案管理工作仍然存在制度不規(guī)范、職責(zé)不明確的問(wèn)題,參保人員的檔案被隨意分散保管。而且,由于歷史遺留問(wèn)題,還存在著各部門職責(zé)不清、交叉重疊的現(xiàn)象,給檔案管理工作帶來(lái)很多現(xiàn)實(shí)麻煩,甚至造成檔案的丟失。

1.2 管理手段落后

部分單位在檔案管理上還在使用人工方式,資料的記載、傳遞、保存等還在采用較傳統(tǒng)的方法,有的雖然已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,但是人、機(jī)、軟件三者并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合,常常出現(xiàn)“人閑機(jī)空”的現(xiàn)象,依然存在工作效率低的問(wèn)題。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

一些單位、企業(yè)在配備檔案管理人員時(shí),不夠重視,隨意性很強(qiáng),很多檔案管理人員很少甚至都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn),對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)較膚淺,認(rèn)為檔案管理工作只是保管資料、不丟失,但是在如何充分利用檔案資源,提供更好的服務(wù)方面尚無(wú)建樹。

2 勞動(dòng)保障檔案管理中面臨的問(wèn)題

2.1 勞動(dòng)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理制度有待完善

由于我們國(guó)家的勞動(dòng)保障制度起步較晚，所以對(duì)檔案管理的意識(shí)并不是很強(qiáng)，國(guó)家對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理的意識(shí)不夠，也就未能形成一套完整的檔案管理制度。各個(gè)企業(yè)目前也只是把工作的重點(diǎn)放在勞動(dòng)保障和社會(huì)保障上，還沒(méi)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到勞動(dòng)保障檔案管理的重要性，因此在勞動(dòng)保障檔案管理工作在實(shí)際管理過(guò)程中還存在著檔案隨處亂扔亂放的現(xiàn)象，造成很多重要檔案的丟失。

2.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

勞動(dòng)保障檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性規(guī)范性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須要對(duì)檔案的內(nèi)容有一定的了解才能進(jìn)行分類整理。但是由于對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，所以在配置勞動(dòng)保障檔案管理人員的時(shí)候有著很大的隨意性。很多從事檔案管理的人員自己都不能準(zhǔn)確的理解檔案管理的內(nèi)容和重要性。

2.3 勞動(dòng)保障檔案管理手段落后，檔案利用效率低

在這個(gè)日新月異的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，勞動(dòng)保障檔案的管理離不開高新技術(shù)的支持，但是在檔案實(shí)際管理的過(guò)程中高新技術(shù)運(yùn)用的并不是很廣泛，檔案管理的信息化水平較低，在檔案的實(shí)際管理過(guò)程中還采用一些比較傳統(tǒng)的辦法，例如人工謄寫、紙質(zhì)保存等方法，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。而且這種管理辦法很容易造成勞動(dòng)保障檔案的丟失和記載錯(cuò)誤。雖然有的地方的勞動(dòng)保障檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)管理人員、計(jì)算機(jī)和管理軟件的有效結(jié)合，造成實(shí)際管理效率低下。

3 加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)

隨著企業(yè)政策步伐的加快和就業(yè)形式日益多樣化,大量的勞動(dòng)保障工作事務(wù)從企業(yè)內(nèi)部分離出來(lái)。因此,勞動(dòng)保障部門的工作任務(wù)越來(lái)越繁重,這就要求各級(jí)勞動(dòng)保障部門領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理,提高全體勞動(dòng)保障檔案管理人員的管理意識(shí),嚴(yán)格遵守《檔案法》。

3.2 建立健全檔案管理制度

要注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè),進(jìn)一步完善并建立健全歸檔制度,做好檔案材料的歸檔、收集、整理工作。特別是分散性的材料往往會(huì)影響檔案的收集工作,這就需要建立健全有效的檔案收集制度,進(jìn)一步落實(shí)登記、傳遞政策,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。在就業(yè)服務(wù)領(lǐng)域中,建立下崗失業(yè)人員求職信息的檔案非常重要,直接關(guān)系到下崗失業(yè)人員的再就業(yè)問(wèn)題,爭(zhēng)取建立“資源底數(shù)清、就業(yè)意識(shí)清、家庭狀況清、安置去向清”的詳細(xì)檔案,堅(jiān)持以“為人找檔”或“為檔找人”的服務(wù)理念,為下崗人員提供周到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

勞動(dòng)保障工作社會(huì)化管理的步伐在不斷加快,任務(wù)十分繁重。因此,檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的效率、水平和質(zhì)量。必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的在職培訓(xùn),定期或不定期參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)培訓(xùn),要采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái),走出去”的方式進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,或向先進(jìn)單位、先進(jìn)做法學(xué)習(xí),從各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)學(xué)習(xí),使檔案管理者不僅具有較高的檔案技術(shù)水平和分析能力,而且對(duì)一些專業(yè)性很強(qiáng)的檔案也能做到精確把握,同時(shí)也豐富了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及基礎(chǔ)知識(shí)和技能,建立起一支具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。在熟悉各類檔案的內(nèi)容和作用的同時(shí),根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)和檔案的利用情況,對(duì)已形成的檔案進(jìn)行二次、三次信息加工,建成有參考價(jià)值的檔案。

3.4 實(shí)行數(shù)字化管理提高工作效率

由于勞動(dòng)保障工作涉及到就業(yè)、失業(yè)、醫(yī)療等各項(xiàng)工作,需要大量的人力、物力和財(cái)力,因此,對(duì)檔案實(shí)行方便、快捷的數(shù)字化流程管理就迫在眉睫了。以前勞動(dòng)保障工作材料全部采用手工抄寫的形式,而如今,各種先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用,可以系統(tǒng)地完成起草、修改、刪減、檢查、打印、登記、匯集、統(tǒng)計(jì)等工作。促使檔案的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)緊密銜接起來(lái),方便管理和檢查各類職工所需檔案,減少流程環(huán)節(jié),縮短流程時(shí)間,提高工作效率,加強(qiáng)了勞動(dòng)保障檔案收集、整理、歸類、保存、查詢等各方面的能力,從而更好地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

從上面的分析我們可以看出，勞動(dòng)保障檔案在促進(jìn)失業(yè)人員再就業(yè)、保障和諧勞動(dòng)關(guān)系、保證參保人員的待遇領(lǐng)取、支付社?；鹨约疤幚碛嘘P(guān)的勞動(dòng)糾紛案件上都發(fā)揮了很重要的作用，這些內(nèi)容都直接關(guān)系到了勞動(dòng)人民的切身利益。所以我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)的變化，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行管理才是大勢(shì)所趨，這樣才能實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障檔案管的信息化管理，充分提高勞動(dòng)保障檔案的利用效率。

[1]黃新榮.社會(huì)保障檔案管理工作芻議[J].中國(guó)檔案.2011，11(72)：111-113

[2]王紅霞.淺議勞動(dòng)保障檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].山西檔案.2010，10(10)：212-213